仪器设备档案归档要求.doc

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1、仪器设备档案归档要求根据学校《仪器设备验收管理办法》和《仪器设备档案管理办法》相关要求，采购合同额高于10万元的仪器设备申请办理资产入固前，需要将相关仪器设备档案移交档案馆统一管理保存，不办理归档手续或者归档手续不齐全，不予办理资产入固。具体要求如下：一、仪器设备大致可分为四类：标准仪器设备（含进口）、非标仪器设备（包括自行研制和委托研制）、特种设备、软件信息类设备。不同类型的仪器设备归档范围要求不同（见表1-4），须按各自相应的归档范围向档案馆移交档案资料。二、所有移交的档案资料必须为原件正本，软件光盘为正版原版。合同、安装调试报告、验收报告等凭证性资料必须签章完备。

2、合同中对设备随机资料有具体约定的以合同为准。三、移交清单中所列的资料为必须归档内容，如有缺失，请填写情况说明，并由设备负责人签字。表1标准仪器设备档案资料移交清单(合同金额10万元以上)年月日设备名称合同金额经费来源使用单位设备负责人档案移交人档案接收人档案资料移交清单序号资料名称是否齐全备注1购置审批表是□否□设备科归档2论证报告是□否□设备科归档3招投标文件（包括招标公告、招标文件、投标文件、招评标报告、中标公告、中标通知书等）是□否□设备科归档4合同、技术协议是□否□5装箱单是□否□6合格证或产品质量证明文件是□否□7原产地证明/报关单/免税证明是□否□进口仪器设

3、备提供此项8使用说明书（技术手册、维护手册等）是□否□9随机软件安装光盘是□否□10保修卡（售后服务承诺）是□否□11安装调试报告（测试报告）是□否□设备负责人和厂家双方签字12培训记录是□否□13质量技术验收报告是□否□14第三方检测报告是□否□依据实际情况15合同中约定的其他资料.........资料缺失情况说明设备负责人：表2非标(自制委托研制)仪器设备档案资料移交清单(合同金额10万元以上)年月日设备名称合同金额经费来源使用单位设备负责人档案移交人档案接收人档案资料移交清单序号资料名称是否齐全备注1购置审批表是□否□设备科归档2论证报告是□否□设备科归档3招投

4、标文件（包括招标公告、招标文件、投标文件、招评标报告、中标公告、中标通知书等）是□否□设备科归档4合同、技术协议是□否□5设计方案是□否□6方案评审是□否□7研制工作总结是□否□8装箱单是□否□9合格证（包括整机和主要外购部件合格证）是□否□10原产地证明是□否□主要进口部件提供此项11使用说明书（技术手册、维护手册等）是□否□12保修卡（售后服务承诺）是□否□13安装调试报告是□否□设备负责人和厂家双方签字14培训记录是□否□15质量技术验收报告是□否□16合同中约定的其他资料.........资料缺失情况说明设备负责人：表3特种设备档案资料移交清单(合同金额10万元

5、以上)年月日设备名称合同金额经费来源使用单位设备负责人档案移交人档案接收人档案资料移交清单序号资料名称是否齐全备注1购置审批表是□否□设备科归档2论证报告是□否□设备科归档3招投标文件（包括招标公告、招标文件、投标文件、招评标报告、中标公告、中标通知书等）是□否□设备科归档4合同、技术协议是□否□5装箱单是□否□6合格证或产品质量证明文件是□否□7制造单位资质证明（设计、制造许可证）是□否□8设计、安装技术资料是□否□9出厂检测报告是□否□10使用说明书（技术手册、维护手册等）是□否□11保修卡（售后服务承诺）是□否□12安装调试报告是□否□设备负责人和厂家双方签字13

6、特种设备使用登记证是□否□14培训记录是□否□15质量技术验收报告是□否□16其他资料.........资料缺失情况说明设备负责人：表4软件信息类设备档案资料移交清单(合同金额10万元以上)年月日设备名称合同金额经费来源使用单位设备负责人档案移交人档案接收人档案资料移交清单序号资料名称是否齐全备注1购置审批表是□否□设备科归档2论证报告是□否□设备科归档3招投标文件（包括招标公告、招标文件、投标文件、招评标报告、中标公告、中标通知书等）是□否□设备科归档4合同、技术协议是□否□5软件设计方案、方案评审、软件开发工作总结、软件系统测试大纲和测试报告是□否□自行开发或者委托

7、开发软件提供此项6装箱单是□否□7软件著作权登记证书是□否□8软件销售授权书是□否□9软件使用授权书是□否□10原产地证明/报关单/免税证明是□否□进口软件提供11软件安装光盘是□否□12使用说明书是□否□13售后服务承诺是□否□14运行测试报告是□否□设备负责人和厂家双方签字15培训记录是□否□16质量技术验收报告是□否□17其他资料.........资料缺失情况说明设备负责人：