非结构化电子档案数据管理研究.doc

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1、非结构化电子档案数据管理研究有限公司，广东深圳518031）[摘要]如今电子档案中有许多非结构化数据，非结构化数据因其自身的特点，具有较难管理的特征，非结构化数据并没有形成一个统一的整体，而且具有较差的兼容性，所以做好非结构化电子档案数据管理工作并不容易。本文对非结构化电子档案数据进行介绍，对管理非结构化电子档案数据的方法和在管理过程中出现的问题进行分析，阐释非结构化电子档案数据管理措施，并对管理技术进行展望。[关键词]非结构化；电子档案；数据管理；研究doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2017.

2、05.097[中图分类号]G270.7[文献标识码]A[文章编号]1673-019405-0182-020引言如今，随着社会的发展，对电子档案实行非结构化管理是必然趋势，国家也出台了相应政策进行支持，现代信息化技术的发展也为非结构化电子档案的管理提供了可能。对于在电子档案管理中出现的难题，相关人员要积极采取有效方法进行处理，不断对非结构化电子档案管理进行研究，以便促进电子档案管理的科学化发展。1非结构化电子档案数据介绍电子档案数据的存储方式有多种形式，可将电子档案数据分为结构化、半结构化、非结构化等。其中非结构化电子档案

3、数据是指存储形式为文件或者文件夹的数据，而不是存放在档案数据库中，比如办公文档、视频档案数据等，人们在生活中使用的Word文档以及CAJ、JPG等格式的文本都是非结构化数据。2生成非结构化电子档案数据的方法2.1由办公软件生成信息化技术的发展促进了电子档案的发展，通常电子档案是由WPS等办公软件进行生成并保存的。非结构化电子档案数据之所以会出现，主要是因为办公软件在技术上要求不高，比如不需要专门人员进行开发，运行系统较完善等，使用办公软件可以存储电子档案，可以满足部分地区对档案管理的需求。我国对电子档案也有固定的管理办法

4、，比如双套制，阻碍了专门文档管理软件的发展。如今人们很容易拥有一台电脑，互联网也快速发展，有利于非结构化数据的发展。未来电子档案的数量会逐渐增多，发展非结构化电子档案可在一定程度上满足社会发展的要求。2.2档案转成数字化�⒌蛋缸�成数字化会提高档案管理的效率，传统纸质版档案并不利于进行存储，对档案进行数字化管理时多以图像文件形式进行存储。我国的档案数量时比较庞大的，数字化档案在档案管理中所占的比例逐渐升高，人们越来越认识到数字化档案的优势，便于生成和保存，也不会占据比较多的现实空间，对于如何做好数字化档案管理工作，还需人

5、们仔细研究非结构化数据管理方式，找出最有效的解决办法。3非结构化电子档案管理中存在的问题3.1档案信息易重复由于电子档案以文件形式进行存储，难以对电子档案进行分享，比如为了方便人们浏览电子档案。通常会采取PDF格式进行存储，但操作系统还会存储Word中的文档副本，文件系统难以对两个文档进行分辨，经过长时间后会使系统中存在大量的多余信息，对于这些非结构化信息，系统难以对其进行调整，也无法将其删除，对档案信息的管理工作造成困难。3.2档案数据兼容性较差非结构化电子档案有较差的兼容性，比如以doc格式保存的文档就只能用Word

6、或WPS才能查看，对于PDF格式的文档就无法用Word进行查看，要使用专门的PDF阅读器才能查看，即对于相应的文档必须采用与其相匹配的软件才可进行阅读，如果应用软件出现升级情况，对于相应文档也会因版本不同而出现无法阅读的问题。电子档案形式多样，对应的软件也有多种，尽管目前有ERMS被研发出来，仍无法解决兼容性问题。3.3档案数据之间关联性较差系统难以对两份非结构电子档案进行有效辨别，相关人员对系统中的档案利用性较差，要想对电子档案进行利用，就要在电子档案之间建立联系。如今电子档案特有的独立性并不利于相关人员对电子档案进行

7、有效管理，同一个部门的电子档案需要放在相同的文件夹内，如果放在不同的文件夹，系统就会分辨不会出哪些文档属于此部门，对管理工作带来困难。4非结构化电子档案管理措施对于在管理非结构化电子档案中出现的问题，要根据不同的环境选择不同的解决方法。接下来就从非ERMS环境、ERMS环境等角度对非结构化电子档案管理措施进行分析。4.1非ERMS环境中管理措施相关人员在对非结构化档案数据进行处理时没有采用erms标准，对电子档案进行管理时常采用文件夹管理方法，但使用这种方法难以对电子档案进行分类管理，针对这种情况可以采用虚拟文件夹信息分

8、类和桌面搜索方法。首先采用虚拟文件夹信息分类方法，在Windows操作系统中，可以通过建立索引的形式对非结构化电子档案进行管理，在虚拟文件夹中，人们可通过索引对电子档案进行查找，人们不必对电子档案存储在哪个硬盘中进行了解就可得到想要的信息。如果在苹果系统中，也可使用虚拟文件夹方法，可以采用TAG方法，对电子档案使用颜