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时间:2020-04-26
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1、NJ-NB-0901仪器设备档案管理办法设备档案是各种仪器设备的正常使用、维护,以及进行技术性能开发的不可缺少的材料,是中心的重要技术储备。为了加强本站档案管理,既确保设备档案的完整、准确、系统和安全,又要便于借阅利用,使档案资料充分发挥作用,根据有关规定,结合单位的实际情况,特制定此管理办法。一、设备档案的形成和归档1.凡人民币一千元以上购置的仪器、设备,在其购置、验收、调试、运行、管理、维护、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料、磁盘,以及随机材料均属仪器设备档案,都必须由办公室统一集中管理。2.办公室是设备文件材料的形成、积累、汇总部门
2、,配有文件资料档案人员集中管理本站的设备文件材料。从申购设备到验收完毕,安装、调试运行过程中的管理性文件和技术性文件,均归检测室与办公室负责收集、积累,过程结束后移交文件资料管理员。3.检测室与办公室应将设备到货日期的计划提前通知文件资料管理员,以便做好准备,合理安排工作。4.设备到货后,检测室与办公室应通知文件资料管理员,文件资料管理员到场后方可开箱验收,以监督、检查、指导设备随机文件材料的清点、验收工作。5.检测室负责人要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作,实验人员要爱护设备的技术文件,对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录,确保设备文件的完整、系统、准确。二.仪
3、器设备档案的归档范围1.采购仪器设备的归档范围(一)计划、选购阶段仪器设备购买申请单;协议、合同;重要来往函件、电文。(二)开箱验收阶段装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单;图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册;软件、硬件部分的文件材料;开箱检验记录。(三)安装、调试阶段试车、试验记录、安装验收单;存在问题及处理意见;(四)运行及维护修理阶段设备仪器移交使用部门的附件和随机工具清单;设备仪器维护保养和安全技术操作规程;设备仪器使用记录;设备仪器保养情况记录;设备仪器检查记录及维修记录;(五)改造、更新阶段合理化建议及处理结果;设备仪器改造、改装、更新
4、的报告与批复;改进、改装过程中形成的图样、技术文件;设备仪器报废技术鉴定书,请示及批复文件;技术鉴定及成果申报奖励文件。三、设备档案的管理和利用1、设备档案的管理,必须坚持集中统一思想管理的原则,确保设备档案完整、准确、系统和安全。所有设备档案由档案室集中保管一套,使用单位可借阅或自行复印。3、设备档案应进行科学系统的整理、分类、编目、建账。4、档案的借阅要履行一定的手续。档案室保管的设备档案凭工作证借阅,秘密级以上的经该设备使用部门负责人同意后,办理借出登记手续后,方可借阅。一般情况下,借阅时间不得超过两周。借阅的档案,不得损坏、丢失,归还时交档案人员当面点清。5、使用单位保管的档案
5、借阅时也应办理登记手续,以便管理。6、对于关键性和常用部分的档案应使用复印件,尽量不用原件,一般由使用单位复印。7、仪器、设备报废后,采购设备的档案也要鉴定销毁。
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