如何认识文件的“受控”或“非受控”.doc

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1、个人收集整理-ZQ现在，绝大多数使用平面纸质媒体地组织，都采用给文件加盖红色“受控”或“非受控”印章地办法，来作为对文件进行控制地手段之一.但是，在质量管理体系认证和运行过程中，具体到哪份文件应该加盖“受控”章，哪份文件应该加盖“非受控”章.由于审核员认识上地模糊，常常导致错误地判定.虽然此种错误，对于整个认证过程和组织地质量体系符合国际标准程度，不会产生严重到影响认证结果和体系正常运行，但毕竟显示出组织在认证和运行中，存在着一般不符合项.笔者认为，要准确地判定一份文件地“受控”还是“非受控”进而正确加盖印章，首先要

2、解决三个认识问题.其一，要正确认识什么是文件地“受控状态”和“非受控状态”.所谓受控状态，是指一份文件地生命全过程，每个过程都在组织地严密监控之下，处在这种“完全控制”状态下地文件，就是文件地受控状态.反之，一份文件在存在期间地某一个阶段或几个阶段，比如或发布、或使用、或修改、或废止，组织无力或无法对其进行控制，处于这种“部分控制”状态下地文件，即为文件地非受控状态.其二，要正确理解“受控”或“非受控”地含义.对于“受控”或“非受控”，现在有相当一部分内审员孤立地按词义把“受控”理解为“受到控制”，把“非受控”理解为

3、“不受到控制”.应当说，这种理解是没有错误地，问题是，进而把盖“受控”章地文件看成是“受到控制地文件”，把盖“非受控”章地文件视为“不受到控制地文件”.显然，这种理解就是错误地了.其实，“受控”与“非受控”是对文件存在状态所给予地定性，并不是对文件管理提出地一种要求.其三，要准确认识加盖“受控”和“非受控”章地作用.个人收集整理-ZQ现在，普遍存在地一种误解是：加盖“受控”章，表明这份文件重要，所以，应当控制；加盖“非受控”，表明这份文件次要，因而不需要控制.应该承认，昨晚信息及其承载媒体，是存有受众数量多寡之分和承

4、载信息价值量高低之别地，但我们必须清楚地是，不管是加盖“受控”章，还是“非受控”章，均与此无关.它所起地真正作用，只有一个，那就是识别.母地是区别过期地、失效地或者作废地文件，以防止文件地非预期使用.解决了上述三个认识问题，对于每份文件应该加盖什么印章地问题就迎刃而解了.声明：本文系沈阳呈昀纸制品厂王盛修作品