信息化条件下产品档案接收工作面临的挑战与对策.pdf

《信息化条件下产品档案接收工作面临的挑战与对策.pdf》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在行业资料-天天文库。

1、企业档案工作聚焦信息化条件下产品档案接收工作面临的挑战与对策东方电气集团东方电机有限公司柴少平[摘．本文针对企业信息化条件下产品档案接收工作面临的归档途径改变、归档栽体多元化、归档前管理复杂化等新情况、新问题进行了调查研究、分析思考，提出了确保产品档案接收工作规范化等对策措施。一、前言新的问题，需要我们去调查研究，档；在产品安装调试、使用过程和产品档案就是企业在产品研提出新的对策措施。更新改造过程中形成的归档文件发、设计、工艺、生产、安装调试以笔者自从进入档案行业起，材料称为后期文件，由安装服务及更新改造过程中产生、积累

2、的，就一直从事产品档案管理工作，部门在产品投入使用或改造完成并向企业档案部门归档保存的原至今已经有26年的工作经历。根后三个月内移交归档。直到企业始记录材料。产品档案是企业档据自己多年在产品档案管理工作信息化广泛推行之前，我公司的案中特有的一个门类，是企业中中积累的经验和教训，在对信息产品档案接收工作一直都是按照最重要、需要投入精力最多的档化条件下产品档案接收工作面临这样的规范实施的。案门类，产品档案管理工作是企的挑战进行广泛调查研究、深入上世纪9O年代末期，我公司业档案部门的重要任务。分析思考的基础上，提出了解决全面推

3、广CAD技术，产品设计、工产品档案文件材料的收集归问题的对策措施。艺图纸资料全部采用CAD方式制档是产品档案管理工作的首要环二、信息化条件下产品档案作，电子版本的使用范围越来越节，也是最重要的环节之一。多接收工作面临的挑战宽。由于各种原因，图纸资料的年来，集团公司在产品档案管理在我公司传统的产品档案管运行与产品档案文件材料的归档业务中形成了规范、明确、高效的理工作中，将产品档案归档文件仍继续采用纸质版本方式进行。管理机制，积累了丰富的管理经材料分为三个部分。在产品研发但是，随着企业信息化建设的快验，使我公司的产品档案成为

4、数过程中形成的归档文件材料称为速推进，特别是企业0A办公自动量最多、管理最规范、利用最广泛前期文件，由从事新产品研究、开化系统投入运行，“无纸化办公”的一个门类。发及市场营销的部门负责，在产理念的逐步推广，产品档案的管进入新世纪以后，特别是随品设计定型后移交归档；在产品理特别是接收工作面临着前所未着档案信息化建设进程的不断加设计、工艺和生产制造中形成的有的新挑战。特别是产品档案前快，我们的产品档案管理工作特归档文件材料是产品档案的主期文件、后期文件的接收归档工别是归档文件材料的接收工作面体，由设计、工艺和质量管理部门作受

5、到了根本性的冲击。概括地临着许多新的挑战，产生了许多在文件设计完工后及时移交归讲，产品档案的接收归档工作主6_●企业档案工作聚焦要在三个方面发生了重要的变越来越明显的挑战，换句话说，我对。从2011年开始，我们按照公化。们对有些电子版本的归档文件材司“管理提升”的要求，针对信息1．档案接收途径发生的变化料越来越难以辨别其是否还是真化条件下档案管理工作的特点、及存在的问题。因为企业信息化正意义上的“原件”。问题进行了深入细致的调查研究建设的需要，公司的运行机制及3．档案归档前管理复杂化及和分析思考。内部机构多次进行调整，各

6、单位、存在的问题。经过长期的规范化1．开展调查研究，掌握第一手部门的职责、任务发生了明显的运行，档案的“归档前管理”已经资料。我们组织了由档案部门领变化，产品档案的归档责任随着成为我公司档案部门的一个“规导干部、班组长和档案人员组成业务的调整而不断改变，不可避定动作”，这对于保证档案接收工的产品档案归档工作专题调研免地产生了归档文件材料以及归作的效率和质量具有重要的促进组，对部门内、部门外两个范围进档责任的转移、归并或者分解，归作用。但是，随着企业信息化程行了广泛深入的调查、走访。在档责任不清、归档主体不明确等度的提高，

7、档案归档前管理也遇档案部门内部，我们重点查看了现象不时出现，给产品档案的移到了前所未有的困难。一是由于公司档案管理标准中关于产品档交归档工作造成了困难。信息化建设的阶段性特点，档案案收集归档工作的规定，检查了2．档案载体形式的多元化及部门尚未纳入管理公司技术信息产品档案收集归档、管理使用的存在的问题。由于“无纸化办公”的PDM系统，档案人员再不能象以具体情况，听取了产品档案管理的范围逐步扩大，公司的科研、技前那样准确、及时、直观地掌握应人员的意见和建议。在档案部门术、经营、管理各项工作越来越多归档文件材料的产生、使用和积

8、外部，我们通过请进来、走出去以地采取网上运行方式，形成的纸累情况，从而及时地进行指导、督及电话、电子邮件等各种形式，对质文件种类和数量大幅度减少。促；二是技术部门内部以及技术、7个部门的20多位干部、职工进例如，产品档案前、后期文件中的管理部门之间的业务联系、工作行了访问，调研并征求意见建“来往函电”等类别已经完全不