韶关市国土资源局档案管理规定

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1、韶关市国土资源局档案管理规定第一章总则第一条为加强档案工作管理，提高档案管理水平，确保档案安全与完整，制定本规定。第二条本规定所称档案是指本局在各项工作中形成具有保存价值的全部档案（包括党、政、工、团、财务以及各专业工作中形成的档案材料）。第三条档案管理是本局的一项基础工作，也是维护本局合法权益，真实、历史地反映本局各个时期面貌的一项重要工作。第四条本局档案由信息中心中统一管理，实行资源共享和科学管理。第二章库房管理第五条坚持以防为主，防治结合原则，加强档案库房管理，维护档案完整与安全。按十一防（防盗、防火、防尘、防霉、防潮、防

2、蛀、防光、防毒气、防震、防雷、防污染）要求，配备相应设备设施，每年在库房和密集架内施放1－2次防鼠防虫药物；每天定时测记库内温湿度，采取调节措施，使库内温度控制在14－24℃，相对湿度控制在45－60％。第六条每季度检查库房档案及有关设备设施情况，发现破损、霉变档案要及时修补复制；发现设备设施损坏要及时修复或更换。第七条档案排序应按分类，从上到下、从左到右，系统排列，以便查找利用。第八条档案管理人员要加强节假日库房值班制度，定期检查安全措施落实情况，及时消除安全隐患；如遇突发事件，要及时报告有关领导，并立即转移档案。第三章档案查

3、询第九条档案查询分为查阅和借阅：查阅是指在档案室内对档案资料进行翻阅，阅后即还的查询；借阅是指将档案资料带离档案室的查询。档案按涉密与否分为普通档案和保密档案（包括：党内文件、重要会议记录及人员和财务统计等方面的机密和重要档案资料）。第十条本局档案原则上仅供上级和本局人员查询使用，外单位（或个人）需查询使用的，须持所在单位介绍信（或个人申请），经本局办文窗口进行查询。公、检、法（监察，审计，纪委）等执法部门因工作需要，查阅本局档案，需提供工作证以及单位介绍信（协助执行通知书），经档案室分管领导同意便可提供查询。市、县国土资源局工

4、作人员确因工作需要查阅档案的，须凭单位介绍信（说明所需档案原因、用途等）到业务科室联系；业务科室审查同意后，填写申请登记表，经档案室分管领导审核，方可办理借阅手续。第十一条本局人员查阅普通档案的，由查询人提出口头申请并办理登记手续，经档案室负责人核准后方可提供；第十二条本局人员查阅保密档案的，由查阅人提出书面申请，经局长批准和信息中心主任确认并办理登记手续后方可提供（在阅览室查阅，不得把档案带出室外）；保密档案不提供借阅，不对外提供查询。第十三条普通档案原则上不提供借阅。本局人员确因工作需要借阅普通档案的，由借阅人提出申请，经档

5、案室负责人审核，并办理登记手续后方可借阅。各科室借阅本科室的归档档案，需经科室负责人同意；借阅其他业务科室的归档档案，须征得相关科室负责人和档案室分管领导同意方可办理。第十四条调阅和复印档案资料等事务必须由档案管理员负责。需复印普通档案的，由查阅人提出口头申请并办理复印登记手续后方可提供，查阅者不得自行调阅和复印档案，保密档案不提供复印。第十五条借期一般不超过一周。借档时，借档人和档案管理员要当面清点确认，同时档案管理员要提醒借阅者：严格遵守本局有关规定，爱护档案，保证档案完整与安全，不得将档案带回家中或公共场所或转借他人，否则

6、，依据有关规定追究借档人责任。借档后，如因工作任务未完成等原因，确需续借档案时，可带齐档案原件，作书面续借申请，到档案室办理续借手续。续借不可超过三次。超过三次，档案室则以书面通知形式催还档案，并将情况告知信息中心主任。第十六条档案归还时，借档人应亲自还档，经档案管理员和借档人当面检查，确认档案完好无损（没有拆卷、抽页、划线、涂改、破损等）后方能办理注销登记；如发现有遗失或损坏的，要及时报告领导处理。第十七条开发档案信息电子计算机储存功能，进行档案信息化建设，实现电脑自动检索目录和全文浏览。根据工作需要，编制各类档案目录、索引等

7、检索工具和文件汇编等参考资料以便提供利用。根据档案为社会服务原则，按有关收费标准适当收取档案利用费用，以维护档案管理正常开支需要。第四章立卷归档第十八条归档资料必须齐全、完整，一宗一份（重要和利用频繁的档案应增备一份，作资料保存）。凡技术性文件资料和图纸，按工程、专业分别组卷；案卷大小一律折叠成A4大小（297×210）标准。第十九条各科室将归档资料移交档案时，必须填写档案移交清单一式两份，将归档资料以附件形式移交档案室，经移交方和档案室共同核对无误后在移交清单上签字确认，各存一份备查。第二十条档案室应将每年办理完毕具有保存价值

8、的文件材料，按文书立卷原则和方整理归档，归档重点是本局制发和其他单位发来与本局业务有密切联系的文件材料。在归档文件材料中应将每份文件的定稿与正本、证件和附件、转发件与原件、请示件与批复件分别立在一起不得分开。案卷组成后，再按以下要求进行复查：（1）年度是否分清；