中国档案著录标准与国际档案著录标准微观结构及其功能比较研究.pdf

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1、●理论i探讨中国档案著录标准与国际档案著录标准微观结构及其功能比较研究■王大青摘要：针对档案著录工作的实践需要，系统比较72000年9月发布的《国际档案著录规则(总则)》修订版与1999年12月实施的我国《档案著录规则》行业标准微观结构及其功能，着重分析了其存在的缺陷，从理论上作了有益探索并撰写了启示，以期为我国档案著录标准的修订提供参考。关键词：档案著录标准；微观结构比较；微观功能比较Abstract：TheprofessionalstandardofChinesearchivaldescriptionreleasedin1

2、999．ThesecondeditionofGeneralInternationalStandardArchivalDescriptionissuedin2000．Havingmadeasystemiccomparisonoftheirmicrostructuresandfunctions，thispaperputsforwardtheoptimalmeasuresforournationalstandard．Keywords：theRePUbliCofChina；ArchivalWork；thestandardofarchi

3、valdescription；theCOmpan‘sonofmicrOstructure：thecomparisonofmicrofunction我国档案著录标准(1999年12月实施的我国《档案项。有一些项是我国著录标准所独有的，例如，题名与著录规则》行业标准)与国际档案著录标准(2000年9责任说明项中的并列题名、副题名及说明题名文字，排月发布的《国际档案著录规则(总则)》修订版)相比，检与编号项的分类号、电子：艾档号、缩微号、主题词或除了在宏观结构上缺乏反映档案背景信息、结构信息、关键词，认真分析可知，这些小项也无一例外

4、是对档案相关档案信息和著录控制信息的项以及没有从全宗至文本身内容和形式特征的描述。下面的微观结构比较，旨件的完整层级结构外(笔者曾就此发表专文论述)，在在从结构完备性出发，查找我国档案著录标准微观结构微观结构上，也具有明显的差异。对两者微观结构和微的弱点。观功能进行比较，有利于发现当前我国档案著录标准微由微观结构图可以看出，我国档案著录标准缺少著观结构和功能上的缺陷。结合档案著录工作的理论与实录级别、行政管理沿革／生平传记、档案历史沿革、直践，为档案著录标准的发展提供科学思路，并进而促使接收集来源或移交情况、新增接收文件、整理

5、体系、查档案著录工作迈向更高台阶，为“以建设社会主义文化阅／复制管理条件、档案语种／文字、物理特征与技术要强国为目标，努力建设与之相匹配的档案强国”[1】提供求、检索工具、原件／复制件的留存及收藏地、相关著录强有力的支撑。对象、出版附注、档案工作人员附注、著录条例或规则以及著录时间等小项。此外，在两者共有的小项当中，1中国档案著录标准与国际档案著录标准的微也存在着结构差异(图中虚线部分所示)。观结构比较1．1档号项比较。国际档案著录标准中的档号由国家代国际档案著录标准分为7大项、26小项，如图所码、收藏机构代码和当地专用档号(

6、或其他控制号、标示。26个小项具有时间维和空间维的立体视角，系统地识符)三部分构成。我国档案著录标准中，档号构成没涵盖了档案的来源、内容和形式特征、保管情况、利用有进行明确，实践中，基本默认由全宗号、类别号、案条件、相关材料和著录控制等信息。卷号和件号构成，缺少国家代码，档号与档案馆代码是我国档案著录标准分为7大项、22小项，如图所孤立的。示。22个小项从档案本身的内容和形式特征出发，主要1．2著录单位的载体及形态项比较。国际档案著录标对应于国际档案著录标准的特征说明项以及内容与结构准中，载体形态项可著录载体形态及逻辑数量，可

7、著录档案管理总第198期17■理论探讨既定时问内的已知数量和处于收藏保管中的数量。我国档案著录标准“背景信息项”的“形成者”)。档案著录标准中，载体形态项只能著录当前所保管的档案实体数量，不可著录逻辑数量、在既定时间内的预知2中国档案著录标准与国际档案著录标准的微数量。观功能比较1．3形成者名称项与责任者项比较。国际档案著录标档案著录标准微观结构决定了其微观功能，两者准形成者项遵循规范记录标准，详细地著录形成者及其在微观结构上的差异，必然会导致微观功能上的区分。档案信息，包括形成者历史沿革或个人生平、所形成档国际档案著录标准从

8、档案基本原则出发，基于多维控制案的基本情况；我国档案著录标准只著录责任者名称，的视角，比较科学地、系统地设置了26个著录小项，对即文件作者(是指对档案内容进行创造、负有责任的团档案的内容、结构和背景信息进行确认和说明，以便管体或个人)名称，未采用规范记录标准。理和利用。实现了