电子化信息下的财会档案管理 .doc

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1、电子化信息下的财会档案管理电子化信息下的财会档案管理电子化信息下的财会档案管理电子化信息下的财会档案管理　　摘要：随着计算机网络信息技术的蓬勃发展，企业的财会工作由电算化向信息化方向转变，而财会档案的管理也在信息化时代的影响下发生了巨大的变化，财务人员通过高端的信息化手段，实现了无纸化的财务信息共享以及电子凭证、数字档案。　　关键词：财务档案；电子化信息；管理　　一、电子化信息下财会档案管理的特点　　信息化财会档案除了涵盖传统的纸质档案外，同时还涵盖了通过计算机和其他磁性介质或光盘保存起来的会计数据以及财务软件系统，一定程度上拓宽了财会档案的存储领域，但由

2、于磁性介质太过依赖环境，电子数据常常在温度、湿度等因素的影响下发生丢失情况，所以对使用存放环境提出了更高的要求。会计电子档案不像传统的纸质档案可以直接进行翻阅，而需要一定的计算机硬件及软件系统支持方可实现查阅，计算机系统是其必不可少的一部分，同时还注重软件环境系统的优化配置。信息化财会档案由于实现了会计信息的数字化，为统计分析、报表制作等提供了便捷，有效保证了财会档案的高效利用，并且积极促进了会计信息系统与其他管理系统间的优化整合，实现了财会档案信息资源的全面共享，不过这也带来了财会档案被不法人员篡改、泄露的问题，追究其原因是因为通过文件形式存储在计算机或

3、其他专门的存储介质上的财会档案，常常会受到电脑病毒的侵袭，最终引起数据丢失、影响系统正常运行，此外，电子档案整体信息集中在一起，使不法人员有了恶意篡改数据的机会，并且修改后的电子档案没有特别明显的痕迹，无法将数据恢复到之前正常的状态，最终降低了会计数据的真实可靠性。电子化财会档案的优势众多，但也有一定的缺陷，如何保障该档案的安全完整，促进其作用全面发挥，为需求者提供更多的帮助，这是现代财会档案管理的关键。　　二、完善信息化下财会档案电子化管理的策略　　构建完善的信息化财会档案管理制度。当前，随着财会档案信息化进程的不断加快，企业对内部基础资料进行了统一规范

4、，制定了相应的财会档案管理流程及方法，但在颁布的财务管理实施细则中虽对财会档案管理流程作了一定的规范，实际却没有具体操作层面的制度规范。所以必须根据《电子文件归档与管理规范》、《电子档案管理办法》的标准要求，加快构建一套行之有效的会计信息化档案管理制度，涵盖了归档制度、借阅制度、保管制度等，该制度的建立有效提高了会计信息系统的安全完整性。加快财会档案信息网络设施建设进程。过去的财会档案室中不存在先进的网络设备，这样在账务查账过程中，只能通过传统滞后的方式，先在财务系统中调出账务，找出所需凭证号，然后再到档案室中找寻有关凭证资料，如果档案室与财务办公场所之间

5、相隔较远，那么就会带来极大的不便，制约了工作成效。所以加快硬件设施建设，针对档案管理实际所需优化配置先进的计算机、扫描仪等办公设施，综合财务系统与档案存放地，从而提高财会电子档案的利用率。与此同时，针对档案保管地点和财务人员查询地点之间的空间性，为了方便档案更好的查询，在相关硬件设施配备齐全后，若能研发出和财务管理系统数据有效对接的财会电子档案查询系统，那么财务人员就不再受档案管理人员的限制，可直接调取原始档案，保障了档案的有效利用。构建专门的财会档案管理信息平台。在财务信息系统数据与信息单据管理基础上，为了有效处理各系统单据关联性不强、连贯性弱以及管理不

6、够规范等问题，可构建一个专门的财会档案管理信息平台。该平台的建立能提高电子档案管理的操作水平，单据传递实现了可视性、连贯性，信息数据得到了严格保密，权限清晰，将财会电子档案贯穿于企业经营管理业务全过程，并且财会电子档案管理高度集中，由于直接使用各类电子单据，逐步摒弃了各类业务的纸质单据。现阶段，已经有企业将业务系统和财务系统进行了融合，身份认证系统得到推广与应用，签名和公章实行电子化，很好的推动了财会电子档案的信息化管理。构建完善的风险防范体系，提高电子档案信息的安全性。通过设置防火墙等手段，以防范计算机硬件隐患问题，确保系统安全有效运行；此外，还应对工作

7、流程、文件信息、信息保管方式进行规范化管理，提高会计信息传递的及时性、安全性。系统管理员的职责任务是加强流程的监管，这对系统运行的安全性提供了重要保障，同时还保证了系统内生成的财会电子档案真实完整。所以档案管理者必须注重流程管理的科学性。信息化环境下，档案管理倾向于梳理、提炼出机构文件处理流程，把档案处理的各环节、内容纳入到工作流程中并生成档案信息，因此企业应积极构建完善的财会电子档案信息安全保障体系，设置专门的电子档案数据中心，完善权限体系，通过双机热备份等有效手段为数据的安全奠定坚实的基础，并安排专业的人员做好日常维护管理工作。提高财会人员素质及思想认

8、识。财会档案电子化，除了具备传统的财会功能外，同时还必须具备使用计