驻华使馆邀请与联系技巧案例剖析.pdf

《驻华使馆邀请与联系技巧案例剖析.pdf》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在行业资料-天天文库。

1、驻华使馆邀请与联系技巧案例剖析VeraNa今天我想谈谈如何联系邀请驻华使馆。我打算分会前邀请的理论准备与理解、会前邀请的实际步骤与会后邀请反思三个部分进行阐述，希望此文能给正在挠头想邀请驻华使馆参会的迷茫的你们提供一丝帮助。：）第一部分：会前邀请的理论准备与理解2016年5月末公司有一个大型的会议需要邀请驻华使馆，但是据我所知公司之前并没有这方面的邀请，所以成功的案例和经验都没有，更没有可以借鉴的东西。在会前一个月，领导从外面找来一位朋友，简单讲了一下如何邀请驻华使馆，当时我还是很不解，但是按照他给的提示与自己的理解写下了会前的

2、理论内容，供大家参考。在与驻华使馆的联系沟通交流过程中应该准备以下几点：一、心理建设胆大心细:在与驻华使馆的人员沟通交流过程中需要有较强的心理素质。胆子一定要大，意味着至始至总都要有很强的说服力与感染力，具有随机应变与较强的逻辑思维能力，既要高大上，又要接地气。心理承受能力要强：当对方态度很强硬或者不好的时候，要用真诚的心去感染他们，而不是直接放弃，要有越挫越勇的精神。如果对方态度很好的话，要能够使自己的话题起到锦上添花的作用，吸引对方的兴趣点，让对方替你把这件事传达给需要传达的人。这就是借别人的嘴去完成你的事情，可能会更容

3、易。但是做这件事的前提是你一定要吸引对方的兴趣点，并能够清晰地把你要传达的事情交代清楚，这样在传话的过程中才不至于使事情失真。二、事前准备头脑储备–需要将自己的产品与想法梳理清晰，并且能够流利地表达出来。心理准备–两手准备：越挫越勇与锦上添花。1语言准备–熟练的英语/具有感染力的中文。资料准备–备忘录的格式与模板，函的国际通用格式与范例。礼物准备–具有公司特色或产品特色的小礼物。三、沟通技巧寒暄式–通过寒暄拉近与对方的距离，然后再进入主题。开门见山式–直接单刀直入式的进入主题。四、沟通规划沟通的目的–近期:成功邀

4、请使馆人员参加我们的论证筹备会；长期：深入挖掘使馆资源本身并达到我们商业模式的利益最大化。沟通的问题–罗列出需要跟使馆沟通的问题并预想出对方可能的答案与应对语言。沟通的风险–罗列已知的风险，预估未知的风险并做好相应的应对措施准备。规避沟通过程中出现的已知与未知风险的方法-规避可规避的风险。沟通的时间–五月初-五月中旬。沟通的地点–驻华使馆或者约好的场所。沟通的联系人–驻华使馆的商务部或者教育文化部翻译/参赞。沟通的方式–传真/电话/邮件/短信/面谈。沟通的效果–使使馆人员对此次活动感兴趣，并且能够为双方带来长久的

5、发展。五、沟通方式传真–发传真给使馆的商务处或者教育文化处。电话–可以作为附加的沟通方式，用开门见山的方式讲明事由，在最短的时间内让对方对此项目感兴趣。邮件–邮件可以发送对方感兴趣的更多书面材料。面谈–灵活性比较大，需要具有和好的综合素质。2016.4.212第二部分：会前邀请的步骤会议在5月27日结束了，本次会议我按照自己的理解与理论，展开了以下的步骤，成功邀请了两家驻华使馆到会，下面我将自己的做法一一罗列如下供大家参考。会议邀请的具体做法：1.搜索邀请函的模板：分析如何撰写：包括格式，用语，禁忌与一些注意的事项。2.

6、查询驻华使馆的联系方式，整理成表格用来备用；此表格包括的部分：驻华使馆名字该国全称属于哪个洲–欧洲，美洲，非洲，亚洲有无你想要找的部门，如商务处，教育文化处等加以备注电话号码传真号码地址联系人该国驻华使馆首页的网址–方便日后信息不准确进行回找邀请的状态–可以进行跟进备注–用来标注有用信息此部分工程比较浩大，如果需要详细的信息录入，分类整理的话至少要花上一个星期。全世界有200多个国家。感谢我的同事们帮我整理此部分。3.确定邀请公司或协会的名头；4.撰写邀请函；5.翻译成英文，准备双语版本；6.准备会议议程作

7、为附件；7.邀请函上加盖公章；8.彩色打印邀请函；9.扫描所有邀请函为PDF格式；310.按照之前准备的驻华使馆信息发送传真；11.有很多传真无效或者发送失败，做好记录，并打电话确认最新传真信息，然后重新发送传真；12.确认回函信息–进行电话沟通与对方详细询问是否需要接送，是否需要准备翻译等细节问题；13.会前发信息或邮件进行确认；14.提前一天短信通知会议时间与地址进行提醒，再次确认是否参会；15.会场进行简单沟通，互换名片为日后进一步沟通做铺垫；16.在发送传真的同时也发送电子邮件，这样确保了成功率。第三部分：会后邀请反思会

8、后领导让我们反思一下会议，并做个总结。我首先想到的是如何写一些切身的体会与邀请使馆的心得。写下来以供广大朋友参考，希望此文能给各位带来借鉴意义。1.邀请函的公司或协会名头必须下一些功夫，据我在邀请驻华使馆的过程中多方学习，打听，并切身体会到驻华使馆每天会收到大大