用acrobat创建和管理pdf文档中的索引

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1、用Acrobat创建和管理PDF文档中的索引我们可以通过在文档中嵌入词的索引来减少检索长PDF的时间。Acrobat检索索引比在文档中检索更快。嵌入索引包括在已分发或已共享的PDF副本中。用户使用嵌入索引检索PDF和他们不使用嵌入索引检索完全一样；不需要额外的步骤。1、添加索引到PDF使用Acrobat中打开的文档，选择“高级”>“文档处理”>“管理嵌入索引”。在“管理嵌入索引”对话框中，单击“嵌入索引”。阅读出现的说明，并单击“是”。在Outlook和LotusNotes中，当我们转换电子邮件或文件夹到PDF时有嵌入索引的选项。

2、特别建议针对文件夹包含很多电子邮件时使用。更新或删除PDF中的嵌入索引选择“高级”>“文档处理”>“管理嵌入索引”。单击“更新索引”或“删除索引”。在确认消息中单击“确定”。2、准备PDF来构建索引首先，创建文件夹来将所需构建索引的PDF档案包含到其中。所有PDF应该内容和电子功能完整，例如链接、书签和表单域。如果要构建索引的文件包含扫描文档，确保文本可检索。将长文档分割成短文档，按章节分割文档，可以增加检索效率。我们还可以添加信息到文件的文档属性来增加文件的可检索性。在我们为文档集合构建索引之前，我们必须在硬盘驱动器或网络服务器

3、卷上设置文档结构并验证跨平台文件名。在跨平台检索中，文件名可能被截断并难于恢复。要防止这种问题，注意以下几点：使用MS-DOS文件命名规则（8个或8个以下字符文件名加3个字符扩展名）重命名文件、文件夹和索引，尤其我们计划在ISO9660格式CD-ROM上发送文档集合和索引的情况更应注意。删除文件和文件夹名称中的扩展字符，例如重音字符和某些非英文字符。（“编录”功能使用的字体不支持字符编码133到159。）如果文档结构中包含我们不想构建索引的子目录，可以在构建索引过程中排除它们。3、使用编录功能我们可以将特定的一组PDF定义为“编录

4、”，并为整个集合的文档创建统一的索引。当用户检索已编录的PDF的特定信息时，索引可以加快检索处理。当在CD上或网站上分发或发布集合时，我们可以在PDF中包含索引。我们可以编录罗马、中文、日文或韩文字符的文档。我们可以编录的项目包括文档文本、注释、书签、表单域、标签、对象和文档元数据、附件、文档信息、数字签名、图像XIF（扩展图像文件格式）元数据和自定义文档属性。4、添加元数据到文档属性要使PDF便于检索，我们可以添加被称为“元数据”的文件信息到文档属性。具体步骤是：选择“文件”>“文档属性”，然后单击“说明”标签来查看当前打开PD

5、F的属性。我们也可以从桌面输入和阅读数据属性信息。在Windows的“资源管理器”中右键单击文档，选择“属性”，然后单击“PDF”标签。我们在本对话框中键入或编辑的任何信息均会在打开文件时出现在“文档属性”的“说明”中。当添加文档属性数据时，考虑以下因素：在“标题”域中使用说明准确的标题。文档的文件名会出现在“检索结果”对话框中。总是为相似信息使用相同选项（栏位）。例如，不要为一些文档添加重要项目到“主题”选项，而另一些添加到“关键字”选项。为相同的信息使用单一、统一的项目。例如，不要为一些文档使用生物学而为另一些使用生命科学。使

6、用“作者”选项来标识文档的负责方。例如，教研室文档的作者可能是“区电教馆”。如果我们使用文档部件号，将它们作为关键字来添加。例如，添加“doc#=m234”到“关键字”选项来在关于特殊对象的一系列数百个文档中指名特定的文档。单独或同时使用“主题”或“关键字”选项来按类型对文档分类。例如，我们可以使用状态报告作为“主题”项目，并使用“每月”或“每周”作为单个文档的“关键字”项目。如果对AdobePDF非常熟悉，我们可以在创建索引时定义自定义数据域，例如，“文档类型”、“文档编号”和“文档标识符”。建议仅高级用户使用，且在Acroba

7、t“完整的Acrobat帮助”中并未加以说明。5、为集合创建索引当我们构建新的索引时，Acrobat创建“.pdx”扩展名的文件和新的支持目录，其中包含了一个或多个“.idx”扩展名的文件。IDX文件包含索引条目。所有这些文档必须对要检索索引的用户可用。查看完全大小图形对于创建索引处理的对话框选择“高级”>“文档处理”>“含有目录的全文索引”，然后单击“新建索引”。在“索引标题”中，键入索引文件名。在“索引描述”中，键入一些关于索引类型或意义的单词。单击“选项”，选择我们希望应用的索引的高级选项，然后单击“确定”。在“包含这些目录

8、”选项下，单击“添加”，选择包含要构建索引的PDF文件的文件夹，然后单击“确定”。要添加其他文件夹，重复本步骤。任何包含文件夹下的子文件夹也会包含在构建索引的处理中。如果我们不打算移动索引或任何文档集合中项目，我们就可以从多个服务器或磁盘驱动添加文