企业数字化档案管理工作的实践与思考.doc

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1、企业数字化档案管理工作的实践与思考摘要：作为一个企业生产和经营活动的原始记录和原始凭证，档案管理在企业的管理工作中具有不可或缺的作用。随着科学技术的发展，企业的档案管理正逐步走向数字化管理。在此基础上，本文分析了企业数字化档案管理实践过程中出现的问题并提出了相应对策，旨在提高我国企业数字化档案管理工作的水平。关键词：企业；数字化；档案管理企业档案数字化管理是伴随科学技术的进步和档案的需求及利用的增多而产生的，因此档案管理的数字化是历史发展的必然要求。但在实践过程中，企业数字化档案管理工作也存在一些问题亟待解决。1企业数

2、字化档案管理实践过程中出现的问题1.1硬件设备建设不足一个企业要开展好档案数字化管理工作，首先要有先进的硬件设备。然而由于受到条件的制约，许多企业的硬件设备多数还停留在低水平上，例如有的企业没有及时对微机进行更新换代，使用的仍然是PI系列的老微机。甚至有的企业因为经费紧张，连对实施数字化档案管理最重要的部件一一扫描仪都没有配备，根本达不到数字化档案管理的要求。还有的企业网络建设落后，机房建设、网络设备以及安全设施存在着诸多问题，这些也阻碍了企业档案管理工作与数字化建设同步发展，影响和阻碍了企业数宁化档案管理前进的步伐和

3、建设的进程。我国企业数宁化档案管理实践中存在的硬件设备不足的问题不能一一例举，但硬件设备总体不足却是不争的事实。1.2企业档案管理系统与自动化办公系统Z间无法实现无缝对接目前，企业档案部门使用的软件是专门开发的、具有很强的专业性的档案管理软件，而以网路技术和计算机为基础的办公口动化系统，则大多是由上级主管部门和本单位自行设计的软件，这就导致了企业的档案管理系统和口动化办公系统无法实现无缝对接。企业的档案管理系统和口动办公系统的设计单位不同，也就意味着这两套软件之间缺乏适当的统一管理规范，耍实现无缝对接可能性不大，而且，

4、档案管理系统和自动化办公系统的兼容性也较差。2企业数字化档案管理工作中的相应对策2.1加强基础设施建设，强化人员素质建设针对我国企业数字化档案管理实践过程屮出现的硬件设备不足的问题，要从两个方面入手。首先是加强基础设施建设，对于滞后的、不能满足数字化要求的机器设备要及时更换，对于实现数字化的重要部件要尽快着手添置，对于存在问题的硬件设备可采取维修与更换并举的措施，尽可能在达到数字化要求的基础上降低预算。其次是强化人员素质建设，包括强化人员的意识和能力。从强化意识方面来说，一个是与时俱进的意识，一个是创新的意识。从强化能

5、力来说，企业拥有了先进的硬件设备，还需要懂得操作、善于充分运用资源的人才，否则基础设施建设就是浪费资源。一般来说，企业可以通过培训或直接招聘懂得操作的人才来充实自身的人力资源库。2.2抓好数字化档案管理工作的重点环节数字化档案管理在带来极大便利的同时也存在着一些问题和困难，一旦处理不好，电子文件极有可能遭受损失，例如上述提到的档案管理系统和自动化办公系统之间无法实现无缝对接就是处理不当的后果。因此，在实施档案数宁化管理过程中，要抓好重点环节，具体包括书面化、全面化、同步化、专业化和财务化等环节。具体来说，档案工作需要各

6、部门的密切配合，包括文件的形成、收集、整理、市核、归档、移交，每个过程都是各方通力合作的成果，因此做好档案的书面工作至关重要；数字化档案管理具有丰富的内涵，不仅包括项目的传统资料木身，还耍延伸到项目的质检报告、批文、竣工验收文件等，这些都要通过扫描等形式进行数？•化处理；保存电子档案时，也要保存相应的纸质档案，实行“双套制”；在分送过程中，一份资料在涉及部门的分送是同步进行的，反应变化也是同时发牛的，并将这种“同步化”精神落实到后期的资料收集和归档；为了实现“专业化”，要设立专职的档案员，通过专业分工促进档案员对相关专

7、业知识的进一步掌握，提高工作效率。2.3采用现代化档案管理手段数字化档案管理需要现代化的档案管理手段，包括数字虚拟化档案管理手段、高微缩的数字化管理、信息化的档案管理以及网络化的模式、智能化程度的加深以及多元化的管理、档案管理的市场化和信息化。网络可以通过虚拟化的信息进行信息处理储存，并通过互联网获取更多资源，在扩大档案资源的同时方便使用者查询。高微缩的数字化管理一方面可以有效解决纸质文件量人、照片或图片褪色等缺陷，并通过检索功能，提供快速广泛的查阅服务，融合了多媒体的特性，图文并茂、声响并存，扩大了信息量。随着网络和

8、计算机技术的进步，密码技术、语音识别和指纹识别等技术的应用得到发展和加强，文件管理的安全系数也大大提高，并在语音识别技术的基础上实现归类存档的自动化，提高了工作效率。档案管理实现市场化，可以实现档案的“共存共享”，档案的开发利用和档案事业的健康发展。3结语随着科学技术的进步，档案管理的数字化是发展的必然趋势。每一位档案工作者要有紧