采购制度之规则管理.doc

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1、採購管理 一、採購制度之規劃 　　1.對採購功能之體認 　　2.優秀採購人員應具備之條件 　　3.採購部門之組織與地位 　　4.採購制度與授權 　　5.採購作業之流程與表單 　　6.採購計畫與預算之編訂 二、採購作業之執行 　　1.採購策略之擬訂：數量、價格、品質 　　2.採購作業之執行要領 　　3.供應來源之尋找與評定 　　4.詢價、報價單分析 　　5.比價及議價技巧、簽約、交貨及驗收管理、付款方式 三、採購作業之管制 　　1.採購作業之績效評估稽核 　　2.採購人員之管理、行為規範 　　3.內部稽核 　　4.採購

2、內部協調 四、案例介紹（台塑採購管理） 五、綜合討論 附錄 一、採購制度之規劃 1.對採購功能之體認 　　『買』、『賣』是企業的主要活動，但企業界與學術界以往重賣輕買的現象卻相當普遍，偏頗的心態十分嚴重。而採購的角色，始終隱藏在生產管理或物料管理的範疇中，無法特立凸顯其重要性。採購是企業活動中最重要的功能之一，尤其是一般企業購料支出約佔製造成本55%以上；因此採購管理是否良好，對企業的存續與發展有舉足輕重的直接影響。採購之範圍，不但包括有形的物體，例如原、副料、機具設備、事務用品等；也包括無形的勞務，例如技術、

3、服務等。在現今競爭激烈的全球化環境下，企業可藉著降低成本而達到立穩利基、增加顧客價值的目的。已經有越來越多的企業重視採購和資源管理，良好的採購和資源管理可降低成本，並提升品質與技術。 2.優秀採購人員應具備之條件 要完成採購重任，採購人員必須具備種種特質要件。採購人員必須具備之特質要件如下： 　（1）為人正直、誠正清廉。 　（2）值得信賴。 　（3）態度積極。 　（4）勤勉成性。 　（5）富協調性，樂於和他人溝通。 　（6）應變能力強，富彈性。 　（7）學習能力高。 　（8）處事周密。 此外，經驗的累積亦是重要的因素

4、之一。 3.採購部門之組織與地位 　　一般經營體系包括行銷、生產、會計、人事、物料、採購等功能。各功能相互連結而形成經營體系，而採購體系是整體體系中之不可或缺之一部分。所謂的管理體系，乃指為了遂行體系而進行實際的管理工作，其概要如下： （1）為追求有效的管理，必須透過組織來進行管理的工作，於是在創業時就是要規劃企業的組織。之後則視必要加以改善、變更。 （2）管理工作事先要有計畫。計畫包括長程、短程計畫及預算等等。各部門的計畫包括從銷售、生產、財務、人事及物料採購計畫等。 （3）有了計畫後，為了要達成計畫，必須對各種

5、作業的執行加以控制，確保計畫能依循而為。 　　這種組織的設立、計畫、執行、考核構成了管理循環。而採購方針與採購計畫的擬定，是依據前面所闡述的觀念，茲將採購管理的體系說明如下： 採購方針的設定方式 　　採購人員對外部而言，乃代表公司進行採購工作；而對公司內部而言，富有與有關部門密切配合以順利獲得所需物料之重責。採購方針應列入公司整體性方針中，其重要性可見一斑。採購方針可分為一般性基本方針與個別性執行方針，一般性基本方針是針對採購計畫與採購活動而設定，通常涵蓋下列範圍： （1）公司原料之自製與外購。 （2）物料的採購與

6、庫存。 （3）長期契約與短期契約的簽訂。 （4）供應商的選擇與評估。 （5）上下游相互採購情形。 （6）總公司採購與分公司採購。 （7）採購部門與其相關部門。 （8）採購作業與個人之關係。 （9）採購人員的業務處理。 （10）採購倫理的問題。 採購計畫之內容 　　所謂採購計畫就是對種種採購活動於事先就決定其處理的方法，並依循此方法，完成整個採購任務。因此採購計畫的內容，包括下列各項計畫： （1）採購品的市場調查。如採購品的市場變動，情資訊報收集，景氣變動的預測等。 （2）協力廠商的調查與選擇。調查並選擇優良的供應商或

7、協力商以確保物料的供應。 （3）採購品的品質計畫，進廠計畫（交期計畫），供應商計畫等等。 （4）採購的技術開發，如採購工程，工業工程，價值分析，系統工程等。 　　幾乎所有的製造業公司，都有採購部門。但是在那些企業裡，採購的功能性並不被重視。以下簡述數項企業重視採購功能程度之影響因素。 1.歷史性： 　　公司歷史或許對於採購功能在公司的位置有最重要的影響力。在較早成立的公司，公司往往都對採購建立一套制式的程序。例如集中採購或分散採購。集中採購是指整個公司企業（包含母子公司、海外單位等），在採購時，是統合起來採購。集中採購

8、和分散採購業界非常盛行。在一家沒有分公司的企業，就無集中採購與分散採購的名辭。當一家公司有許多單位分散各地時，集中採購與分散採購之運用極為重要。大宗且共同的物料，由總公司集中採購，由於數量大，又有專職人員負責，可使採購技術與情報較先進與靈通。且因採購數量大，可爭取較大價格折扣，並與供應商建立較良好關係。然而在零星、緊