物流配送中心管理体系文件.doc

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1、神东天隆集团有限责任公司物流配送中心管理体系文件程序文件编制：日期：200710.5.1审核:日期：200710.5.5批准:日期：200710.5.10受控状态：手册编号：发放序号：200710.05.16发布200710.05.18实施神东天隆集团物流配送中心文件控制程序1、目的：确保使用场所得到的文件均为有效版本，防止使用作废的文件。2、适用范围：适用于与管理体系有关的所有文件的控制。3．职责3.1综合办是文件控制的归口管理部门，负责文件的发放、更改、控制和管理工作。3.2经理负责管理方针、目标和管理手册、

2、程序文件的批准。3.3各部门负责与本部门有关的文件的控制和管理。4．工作程序4.l文件的分类和编制、批准按《文件管理标准》执行，并确保所有文件在发布前对其适宜性均得到批准。4.2各种类别的文件的编号方法按《文件编号办法》的规定进行编号。4.3各部门根据工作需要识别需编制的文件，填写“文件编制计划/文件清单”组织人员进行文件的编写。4.4文件的签发4.4.l综合办负责文件的签发，文件接收人在“文件收/发文记录单”上签字后领用相应文件。4.4.2以传真、电子邮件传递的文件应记录时间、接收传真号和电子信箱号。4.4.3

3、文件在批准时应注明发放对象，具体按《文件管理标准》执行。4.5文件的评审、更新与更改4.5.1文件在实施过程中，应评审其适宜性。文件编制部门应适时（标准/法规、市场产品、企业机制及上级、顾客、供方等信息变化时）组织相关部门，对文件进行评审；内审及管理评审时应对文件评审，以确定是否更换。4.5.2如文件需要更改时，由归口部门提出更改申请，说明更改意见及原因，组织有关部门评审后更改，并填写“文件更改/销毁记录”下达更改通知单到文件原持有人。改动内容较小时可采用划改方式，文件持有者按通知单要求划改；改动内容较多时可采用

4、换页的形式。将原页码收回销毁。文件持有人负责对文件修改条款换页/作出标识。4.5.3文件更改应重新按本程序规定、批准发布。并由原审批人员负责审签，原审批人不在职时，由现任领导审批、签发，现任领导在审批前，应获得原审批文件所依据的背景资料，了解原文内容、更改原因、依据等。4.5.4多次更改或文件大幅度修改时应进行换版。换版后原版次文件作废，换发新版本。4.5.5作废文件由发放部门按原发文登记记录收回，并在备注栏注明“作废”标识，作废文件，由文件管理人员填写“文件更改/销毁记录”经主管领导审批统一销毁，并在原文件登记

5、表中记录销毁日期和文件数量。留作参考有保存价值的作废文件，应在文件醒目处标“作废”标识，并在原文件登记表备注栏注明“作废留存”方可保留。4.5.6各文件管理部门负责对发放到本矿外部的受控文件，应做好发放记录和更改/更换/作废控制，当本本矿文件更改/换版时及时给予更改和换发。4.6文件的管理4.6.1文件管理部门应编制“文件清单”。4.6.2文件应分类存放在干燥通风和安全的地方，由文件管理部门监督实施。4.6.3任何人不得在受控文件上乱涂乱改，确保文件的清晰易于识别和检索。4.6.4需临时借阅的文件，借阅者应填写“

6、文件借阅、复制记录”，经主管领导批准后借阅文件，由文件管理员负责收回；原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏，具体按《文印管理办法》执行。4.6.5文件管理部门负责组织，全面检查各类在用文件的有效性，随时核查各使用者手中的文件以及作业现场的文件，发现问题及时处理。4.7外来文件的控制综合办负责外来文件的管理和控制，填写“外来文件清单”并做好发放记录。4.8对承载媒体不是纸张的文件的控制,也应参照上述规定执行。5．相关文件5.1《文件管理标准》5.2《档案管理制度》5.3《文印管理办法》5．4《文件编号办法》6相关

7、记录6.1文件编制计划/文件清单6.2文件收/发文记录单6.3文件更改/销毁记录6.4文件清单6.5文件借阅、复制记录记录控制程序1、目的反映体系运行的实际情况和保证体系运行的可追溯性，证明体系运行的有效性。2、适用范围适用于质量、环境和职业健康安全管理体系运行中形成的记录。3、职责综合办对质量和环境、职业健康安全体系运行记录进行编目，建立清单，规定记录保存年限。各部门负责本部门管理体系形成的记录的控制。4、工作程序4.1需管理的记录详见《管理体系记录清单》。4.2记录的标识和检索a）记录的标识方法按《档案管理制

8、度》执行。b）记录要保证内容准确可靠、字迹清晰、收集时间及时有可追溯性。c）记录要按发生的顺序与类别进行保存，以便于检索查阅。顾客或公司内部有关人员提出查阅质量记录的要求，需向资料员办理查阅登记手续，并填写《记录查阅登记表》。4.3记录的贮存和保护a）记录的保管要确保不损坏、变质、丢失，一般应指定专人负责保管。b）记录必须保证真实，严禁涂改。确因错误需要更改时，可以划改，