现代档案管理中面临的问题及解决对策.doc

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1、现代档案管理中面临的问题及解决对策［摘要］随着现代化技术的口益发展，档案管理工作也逐渐在转变并出现一些新的问题。对此，本文就档案管理工作中可能出现的问题及解决对策进行了简要的论述，供参考。［关键词］现代档案管理；问题；对策在社会的不断发展下，信息技术的应用也越来越普遍，在这种趋势下,对于档案管理方面，应逐渐采用计算机与网络技术应用到实际工作中。档案工作正逐步趋向于现代化、信息化、国际化方向发展，但由此而对档案管理方面产生的巨大改变也是摆在档案工作者面前的一项关键问题。计算机与电子文件的应用在带来方便的同时，也会给档案工作中增加一些新情况与新问题。1.现代的档案管理工作的转变1.1

2、档案载体的转变在档案管理工作中，电子文件因其较为快捷的优势正逐渐的取代纸质文件。而电子图纸也因其明显的优势与手工制图相比在工作中被应用的越来越广泛。1・2企业档案的分类变化传统的档案分类方案将被淘汰，更新以信息集成系统屮各个管理模块、流程的设置。每份完整的档案信息分散在不同的管理系统中储存，计算机根据工作冃标随时查看和调整类冃。通过计算机进行管理，一定会使档案分类更加接近管理的需要，并极大的优化分类过程。1.3档案接收和保管上也有所改变在如今的电子环境中，如果档案人员没有参与文件的形成和保管过程，文件不可能被有效的利用。如今电子文件、电了图纸在被广泛使用，使档案工作者无法像从前那

3、样坐等档案的形成最后归档。他们必须要在电子文件产生前就行使档案的监督指导职能。应由编制人员结合本单位实际情况，在其系统的设计和运行过程中增加电子档案文件的鉴定、归档与保存等一些内容。2.电子档案工作面临的问题2.1电子档案原件的真实性问题电子文件极易被删除或修改，而且不会留下任何痕迹。在使用计算机形成档案文件材料的过程中，操作者无法留下口己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上核查签字，日后也无法确定该份材料是否具有真实性和权威性。如果有人出于某种目的将计算机存储的文件内容进行了删改，也是很难发现和确定的。2・2电子档案内容的保密性问题任何网络的终端设备都可以索取到存储在

4、网络某一个设备上的电子文件。另外，也可利用一个终端上的电子文件同时发给若干个网络终端。这就对有些需要保密的文件内容或限制提供利用的文件内容的安全保密问题，产生了很大的威胁。1.3电子档案保存的长久性问题如今办公自动化已不断发展深入，许多单位将实现无纸办公，所有的情况、决策、信息等资料存储在网络中，人们只要操作一下键盘就可以得到所需要的各种信息或资料。电子档案管理方法确实为档案的归档存储简化了程序，同时也方便了使用，但是一旦网络突然瘫痪或被毁，电子文件可能会在一瞬间同时消失，造成损失难以弥补。2.4档案管理软件的统一性问题当今计算机软件研制远远落后于硬件的发展，无法适应各方面存储的

5、需要。档案系统各地区之间、单位之间使用的软件不统一，不能联网，势必会影响到相互之间的利用。3•建议采取的对策3.1尽快培养精通计算机技术的档案专业人才培养一批既有一定的档案业务水平又精通计算机专业知识的人才已是档案部门当前的重要任务。要组织加强全员计算机知识的培训，同时通过招聘、考试等渠道选拔培养出专业的计算机管理应用人才。3.2建立健全维护电子文件真实和安全的法规在电子文件的形成、归档、保管、利用等每一个环节，文件信息都有可能被更改或丢失，虽然具备完善的信息安全技术，但也要有相应的管理措施作保证，才能得以实施。所以，必须建立健全相关的法律、法规和管理制度，维护电子档案的原始性、

6、真实性，保证电子文件、档案的安全。并通过法律形式将电子档案的保管和利用标准作出明确规定，促使人们都能够自觉地遵守这些规定。同时还要通过立法确认电子文件、电子档案的法律凭证作用，确保国家档案行政管理部门依法管理电子文件和电子档案。3・3制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范如今电子文件、档案大量产生，建立健全一套科学、合理、严密的电子档案管理标准和规范已成为我们档案部门的当务之急，亟待解决的大问题。将电子文件、档案的形成、积累、整理、鉴定、归档工作和分类、排列、保存方式，确定出标准和规范，严格执行。使电子档案在一开始就得以科学、有序、规范地管理。3.4研制开发数据格式标准统一

7、、可以互相兼容的档案管理软件建议由国家档案局出面，批准研制开发适合档案管理使用的现代化软件，同时耍求全国档案系统统一使用该软件。我们希望国家档案局能把该问题列为工作重点，使全国档案系统科学现代化管理尽快实现。3.5加强宣传和推广如何实现利用档案信息本身具有的潜在价值，必须借助人们的信息活动利用才能表现出它的价值。首先信息服务中心要善于从档案资源中筛选具有时效的信息适时送入市场。同时，做好宣传工作也是档案工作的一项重要内容，也要纳人目标管理当屮；其次，要经常与新闻媒介加强联系和合作