企业行政事务管理制度123.doc

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1、企业行政事务管理制度第一条总则1、为明确日常工作职责，加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。2、本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、电话及传真管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理、考勤管理、清洁卫生管理等。第二条档案管理一、归档范围：公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议纪要、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。二、档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。三、档案的借阅与

2、索取：1、董事长、总经理借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；2、公司其他人员需借阅档案时，要经总经理或部门经理批准，并办理借阅手续。若要带档案离开办公室须经总经理批准并签字登记后方可带走。借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制；一般内部档案经行政部门负责人批准方可摘录和复制。四、档案的销毁：1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；2、若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁；一般内部档案，须经公司行政部门负责人批准后方

3、可销毁。3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。第三条印鉴管理一、公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。二、公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。三、公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应于分公司沟通统一编号登记，以备查询、存档。四、公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经总经理签字批条方可开出。持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。五、盖章后出现的意外情况由批准人负责。第四条公文打印管理一

4、、公司公文的打印工作由总经理办公室负责。二、公司各部门所有打印公文、文件，必须一式三份，交行政部留底存档。第五条电话及传真收发管理一、在接听内部和外部电话时，如当事人不在，应做好电话记录并及时转告，以免影响正常工作；二、行政部门负责公司文件传真的收发，在接发传真时，应做好登记工作，并及时把传真内容交由当事人，如当事人不在，应保存好传真文件。三、各部门及分公司对本部的电话和传真机应保持畅通、完好，有问题及时维修，以免影响工作。第六条办公及劳保用品的管理一、办公用品的购发：1、每月月底前，各部门负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室；2、总经理办公室指定专人制定每月办公

5、用品计划及预算，经总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划地分发给各个部门，由各部门负责人签字；3、除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经总经理批准方可领用；4、公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部门负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；5、负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；6、负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字，每月月底对本月办公用品损耗量进行统计；7、办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章

6、制度办事，不允许非工作人员进入库房。二、茶、水、绿植1、行政部负责茶、水等日用品的采购与使用登记；2、定时检查饮用水、茶叶、水杯的存量，及时购买补充，以保证正常办公秩序；3、公司举办培训、讲座或商务洽谈等大型活动时，行政部应及时了解情况，备足茶、水、杯等用品，以保证活动的正常进行；4、公司盆景、绿植由行政部统一管理，定期检查并联系护理人员对其进行垃圾清扫、去杂物处理。三、劳保用品的购发：劳保用品的配给，由行政部根据各部门的实际工作需要统一购买、统一发放。第七条库房管理一、库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡；二、采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收货时要

7、当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人；三、物资入库后，库房保管员应及时登记入库单；四、严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单并签字，经总经理批准后方可出库；五、库房物资一般不可外借，特殊情况须由总经理批准，办理外借手续；六、严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改；七、库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设