教案 秘书基础 第九章 第二节 会议的前期准备

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1、第二节会议的前期准备教学目标知识目标：掌握会议前准备工作的内容能力目标：掌握会议前期准备工作的基本方法，常用的会议通知和会议管理性文件的写法德育目标：培养终于职守，乐于奉献的职业道德，培养踏实、细致、周到、一丝不苟的工作作风。教学重点：会议前准备工作的内容教学难点：会议前期准备工作的基本方法,常用的会议通知和会议管理性文件的写法教学方法：案例教学法、实验法课时安排：三课时教学过程：【导入新课】办文、办会是秘书工作的内容，办会指的是办理会议事务的工作。办会，包括会议的前期准备、会中服务和会后服务几个环节内容。“凡事预则立，不预则废”，秘书在会议

2、前期的准备中该做哪些工作？如何才能做好这些工作？这堂课我们告诉你这方面的知识，并帮助你掌握会议前期准备的方法。【讲授新课】一、会议前的准备内容会议前的准备工作内容有：安排会议议题。确定会议时间。确定与会人员。确定会议方式。确定会议场所。确定会议议程。确定会议日程。制发会议通知。准备会议必需品。布置好会场。准备会议文件资料。二、会议前期准备工作的基本方法1．安排会议议题会议为议事而开，要讨论的核心内容即为议题。会议前要确定明确的会议议题，会议的议题需科学合理、有针对性，才能达到开会的目的。如果没有明确的议题，开会的时候会出现怎样的局面呢？案例一

3、跑题会某部召开常委会议，学习上级下发的文件，与会的常委都是基层单位的领导，大家一段时间没有见面，聚在一起特别热闹，彼此都忙着交流信息，联络感情。开会前你争我抢地发言，会场静不下来。会议开始，主持人传达完文件的内容，让大家就文件内容表态时，会场上却出奇的安静。看报的，喝茶的，交头接耳的，就是没人往正题上说。这时，某领导发言了，挑头说起了与会议内容不相干的内容。会场立即活跃起来，整个会场生发出去，热热闹闹地跑了题。会议的时间很快到了，主持人无奈地只好宣布散会。同时，他让秘书整理一份会议讨论情况，向上级汇报。秘书心里想，大家都跑题了，什么都没有说，

4、让我怎么写呢？诊治分析：这是会议中典型的跑题现象。如何解决额这个问题？首先，秘书要分清轻重缓急，协助领导安排好会议的议题。其次，要及时把会议议题通知给与会人员，让与会者提前准备，开会发言才能有的放矢。再次，会议应严格按照议题进行，如果出现跑题现象，提醒主持人，说明会议的重要性，组织与会人员发言，促使会议完成议题的议程。[提问]如何确定会议议题？（基本方法）一是由领导提出；二是由秘书部门上下广泛征求意见后，按重要程度、缓急程度提出，简要拟出“近期会议安排议题”的书面材料，送有关领导审定后纳入会议计划。这种书面材料一般按顺序逐条排列即可。[小窍门

5、]一次会议的主要议题不宜过多。重大议题以一会一题为妥，议题多了会出现多个主题。安排议题时，要考虑与会人员的心理，将最重要的、最复杂的议题先讨论。因为人对首先接触的事物会产生新鲜感，对后接触的事物缺乏新鲜感。2．确定与会人员合理确定与会人员，应根据会议性质、议题、任务，确定出席会议人员的范围、资格、条件等，与会人员一般包括主持人、记录员、来宾、会议代表、列席代表听众等。对出席会议的人数要有精确的统计，以便做好其他准备工作。如果秘书人员工作不细心，就会给领导造成工作上的被动，不信你看：案例二漏了技术干部某集团军传达中央工作会议精神，要求传达到师以

6、上干部。会议刚结束，就有几位老干部接二连三地打电话找军政委，问为什么不让他们参加会议，有的老干部还发起了牢骚，搞得军政委很窝火，还得一个劲地在电话里做检讨。放下电话一查，原来秘书处在通知参加会议名单中，忘记了这几位享受副师级待遇的技术干部。诊治分析：确定与会人员的名单是秘书工作的一项重要内容。确定与会人员，应根据会议性质、议题、任务，确定出席会议人员的范围、资格、条件、人数，供有关领导审查后确定。秘书提名错漏，可能给领导造成工作上的被动，甚至带来不良影响。[小窍门]如何确定会议与会人员？可以从以下几个方面考虑：（1）与会者与会议所要实现的目标

7、是否有直接或主要关系；（2）与会者同会后的行动是否有直接相关；（3）与会者在中心议题方面是否具有专门的知识与经验，是否能有助于议题的深化；（4）与会者是否有能力或者有权利形成一项决议；（5）与会者是否多余或者可有可无；（6）与会者是否能全身心的投入会议；与会者能否妨碍会议总体成效；是否造成对他人的心理压力，影响其他人发言的质量。一般情况下，人数越多，与会者的参与意识就越弱，人数多于20人，就应该设法分组讨论或设分会场。3．确定会议时间会议起止时间，也称会期。确定会议时间力求科学，避免耗时费财，保证与会议有关的主要人员基本到会。确定会期的方法：

8、（1）事先做一个调查，把握全体与会者都较方便的时间段。任意安排一个开会时间，可能会打乱某些人的日程安排。（2）选择与会者中关键人物最佳的时间开会，以保证这些关键人物