合同管理系统功能说明.doc

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1、合同管理系统功能说明1合同审批有合同要签订时，可以起草新合同发起审批，提交给相关部门相关领导进行审批，以便检查合同相关信息以及合同条款等是否正确，审批通过之后审批结束。1.1合同起草合同信息录入，主要包括合同基本信息、合同正文、合同双方履约义务、合同收支计划以及合同风险这几个部分。1.1.1.合同基本信息包括合同的收付方向（收款、付款、收付款）、合同类型、执行人信息（执行部门、执行人、联系电话）、是否关联主合同、核算币种以及金额（收款方向金额、付款方向金额）、合同附件、合同期限（开始时间、结束时间

2、）、合同监控人员、其他相关信息（所属项目、客户信息、供应商信息）。1.1.2.合同正文提供word录入，可以编辑合同正文信息。1.1.3.履约义务包括我方履约义务和他方履约义务两个部分。每个履约义务都有对应的履约时间，可以录入多个履约义务。可以设置履约责任人并指定提醒方式(短信、邮件、RTX)，在合同监控中，依据履约时间和履约义务的执行状态（未完成、完成、逾期、逾期完成）发送提醒信息。1.1.1.收支计划包括收款计划和付款计划两个部分。收款计划的总金额和付款计划的总金额要分别和合同核算金额一致。收

3、款计划包括计划收款时间、计划收款金额、实际收款时间、实际收款金额这几个方面。可以录入多个收款计划，在合同起草时编辑计划收款信息，实际收款信息在做收款管理时再进行录入。在收款管理中，依据这个计划收款时间和实际收款信息判断该收支计划的执行状态（完成、逾期完成）。付款计划包括计划付款时间、计划付款金额、实际付款时间、实际付款金额这几个方面。可以录入多个付款计划。在合同起草时编辑计划付款信息，实际付款信息在做付款管理时再进行录入。在付款管理中，依据这个计划付款时间和实际付款信息判断该收支计划的执行状态（完

4、成、逾期完成）。可以设置收支责任人并指定提醒方式(短信、邮件、RTX)，在合同监控中，根据收支计划的执行状态发送提醒信息。1.1.2.风险管理包括风险类型、风险名称、应对措施、风险等级、风险状态这几个方面。合同风险可以录入多个。在合同监控中，可以对合同风险进行管理，调整风险状态（未发生、已识别、已跟踪、已关闭）。1.1合同审批合同起草完成之后，进入审批流程。合同审批项包括：合同基本信息、合同正文、履约义务、收支计划、风险管理、流程跟踪表单。1合同履行阶段2.1合同监控合同审批流程结束之后，进入合同

5、履行的监控阶段。在合同监控中可以查看合同基本信息以及审批流程、维护合同履约义务执行状态、调整收支计划，调整合同风险状态（未发生、已识别、已跟踪、已关闭）。2.1.1合同概览查看合同起草时录入的合同基本信息。2.1.2合同审批查看合同审批流程信息。2.1.3履约义务对履约义务进行管理。显示合同起草时填写的履约义务信息，可修改履约义务执行状态（未完成、完成、逾期、逾期完成）。2.1.4收支情况对收支计划进行管理。显示合同起草时填写的收款计划和付款计划信息。收款计划的实际收款信息在收款管理中进行维护，在

6、合同监控中可查看。付款计划的实际付款信息在付款管理中进行维护，在合同监控中可查看。2.1.5合同风险对合同风险进行管理。在合同监控中，可以修改风险状态（未发生、已识别、已跟踪、已关闭）。2.1.1监控提醒在合同起草时，指定履约义务与收支计划的被提醒人以及提醒方式，在合同审批结束之后，依据规则，将提醒信息写入至提醒表中。在合同监控阶段，根据提醒表中的记录，实现消息提醒功能。提供邮件提醒，可扩展。其他提醒方式与具体实现，可由用户根据实际需求进行扩展。提醒规则如下。2.1.6.1一次性提醒在履约义务和收

7、支计划到期的前一周，按照合同起草时指定的提醒方式，向相关责任人发送到期提醒，提醒责任人关注。只提醒一次。2.1.6.2周期性提醒在履约义务和收支计划到期之后，按照合同起草时指定的提醒方式，向相关责任人发送逾期提醒，提醒责任人尽快处理，每天都进行发送。当履约义务和收支计划的状态已经变更为完成（完成、逾期完成）之后，消息提醒不再发送。2.1收款管理对已经审批完成的合同，依据收支计划中的收款计划，对收款流程和收款情况进行管理维护。收款信息包括：执行人信息（执行部门、执行人）、相关合同信息、收款金额、核算

8、币种、收款时间、收款方式（现金、支票、电汇、其他）、发票信息这几个方面。一个收款流程，可以对应多个合同的多条收款计划，收款计划的金额总和必须和收款金额一致。合同每条收款计划不能被重复使用。在收款流程结束之后，根据收款信息，更新合同收款计划的实际收款时间、实际收款金额以及状态，实际收款金额应与计划收款金额一致。2.1付款管理对已经审批完成的合同，依据收支计划中的付款计划，对付款流程和付款情况进行管理维护。付款信息包括：执行人信息（执行部门、执行人）、相关合同信息、付款金额、核算币种、