办公软件在缩微文献参考咨询工作中的应用

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1、四川图书馆学报2013年6期总第196期文章编号：1003—7136(2013)06—0076—04办公软件在缩微文献参考咨询工作中的应用杜文学，吴小溪，樊亚宁(国家图书馆，北京100034)摘要：参考咨询工作的实质是以文献为根据，有针对性地向读者提供具体的文献、文献知识和文献途径的一项服务工作，参考咨询是发挥图书馆情报职能、开发文献资源、提高文献利用率的重要手段。由于缩微文献相对于其他文献类型，有其特殊性，这就要求从事相关参考咨询的图书馆员必须具有一定专业知识和熟悉相关的检索工具，在此基础上，如果能合理利用办公自动化软件，势必会大大提高日常工作效率，更好地服务

2、读者。关键词：缩微文献；参考咨询；办公自动化中图分类号：TP317．1文献标识码：B全国图书馆文献缩微复制中心在国家图书馆的机公共检索目录(简称OPAC)；第三是数字化资料领导下，在各级政府和社会各界的关心支持下，在全扫描工作记录。当处理单一及少量资料时，应用数国公共图书馆的重视和配合下，为抢救祖国珍贵遗字库检索系统可以准确查询文献资料的入藏信息，产，弘扬民族文化做了大量的工作，文献抢救工作成如是否人藏、出版地、创刊起止年月、责任者、文献资绩斐然。截止2012年底，缩微中心共抢救各类珍稀料实存年月等。当文献参考咨询工作需要处理几十濒危文献典籍和报刊134833种

3、，其中古籍善本或者上百条数据时，单纯的使用丹诚数据库及联机32108种，报纸2803种，期刊15230种，民国时期图公共检索目录进行逐条查询将是一项耗时费力的繁书84692种。随着数字技术和计算机互联网络的飞琐劳动。而数字化资料扫描工作记录只能对已经扫速发展，为更好地利用抢救的各类珍稀濒危文献典描处理过的资料信息进行简单记录，多用于资料备籍和报刊，全国图书馆文献缩微复制中心引进先进份时的查重处理，并不能对日常文献参考咨询工作的胶卷数字化扫描设备及数字化资料转换胶卷设起到很大的作用。通过工作中的不断探索，我们发备，数字化载体形式文献数量大幅增加。现将Microso

4、ftoffice办公软件的Access数据库及Excel表格与数据库信息完美搭配应用，可以更加准1日常文献参考咨询工作确快捷地完成文献参考咨询的批处理工作。在日常的参考咨询工作中，查询相关缩微文献2Excel表格建立资料可以通过三条途径完成，第一是内部工作数据库：丹诚数据库；第二是互联网查询：国家图书馆联Microsoftoffice办公软件的Excel表格是我们在收稿日期：2013—04—2776办公软件在缩微文献参考咨询工作中的应用日常工作中经常应用的办公软件，Excel已经完全成息的总数据表格。它一般是将丹诚数据库中的所有为了一种生产工具，在各个部门的核心

5、工作中发挥相关书目信息按照一定需求分类导入到不同的Ex—着重要的作用。我们选择应用Excel表格来制作文cel表格中制作而成的。制作过程一般分为三步：1)献咨询目录，主要是因为Excel表格可以按列排出先将所需书目信息利用丹诚数据库的“库人文件”文献资料属性，按行汇总某种或某类文献资料全部功能导成机读目录数据，即marc数据，一般多为信息，还可以依据具体要求对文献资料属性进行排．iso文件；2)在新建空白Excel表格首行中依次输序和筛选，更重要的是Microsoftoffice办公软件的入所需书目信息字段名称，如：文献代码、摄制号、文Access数据库可以简单

6、便捷的将多个Excel表格作献名称、出版年月、出版地、出版者、责任者、开本、页为外部数据导人形成不同的“表”，然后通过创建不数、拍摄方式、卷数、米数、拍数等，一般要求列出的同表之间的查询设计，将所需文献参考咨询信息比字段信息越多越好，这样比较容易进行模糊数据的对抽取，并以Excel表格格式输出从而形成所需文精确性比对，但应注意缩微平片与缩微卷片在某些献咨询目录。字段上的差别，如缩微平片没有907$d册数；3)利用“marcpro”程序将所列书目信息字段内容导人建3Excel表格文献咨询目录制作要分两步进行立好的对应的Excel表格中，完成表格的制作。一3．1数据

7、库工作简明目录的制作。将数据库中所般按照丹诚数据库的分类，数据库工作简明目录分需相应信息设置输出制作为：善本目录，民国图书目录，报纸目录和期刊目录。数据库工作简明目录是一份记载了所有入藏信数据库工作简明目录示例如下：}文献代码文献名称出版年月出版地出版者责任者开本拍摄方式卷数米数拍数00NO00001新社会日报1946—1947成都新社会日报社39cm2B112220——3．2将文献咨询信息制作形成Excel表格形式。丹诚数据库数据发生变化时方需更新数据重新制文献咨询信息的形式是多种多样的，如：电话语作；文献咨询简明目录则需要获得文献咨询信息后音信息、文本邮寄信

8、息、互联网文本信息等。需