进行科学化管理 提升档案管理水平

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1、第26卷第7期甘肃科技I2．26No．72010年4月GansuScienceandTechnologyApr．2010进行科学化管理提升档案管理水平王桂蓉(定西市公路运输管理局临洮分局，甘肃临洮730500)摘要：档案管理是运管工作的重要组成部分，仅仅依靠传统的档案管理办法已经无法适应当前运政管理工作的需要。2005年，甘肃省运管局在全省运政管理系统推广普及应用道路运输标准协同式四级操作平台和OA办公自动化操作平台，并运用它将计算机和网络技术管理有机联系起来，从而对道路运输文书档案和车辆基础档案进行精确的管理，有效提高了档案管理

2、自动化程度和效率。通过分析创建单位档案室，进行现代化科学管理的基础条件以及存在的问题，酝酿出单位档案室科学化建设的思路，并列出创建单位档案室实现现代化管理的必要条件及措施。关键词：运管行业；档案管理；科学管理；现代化管理中图分类号：G271对运政管理单位来说，档案管理工作是单位工的重要凭证，也是单位遵循科学发展观搞好行业工作中不可缺少的一部分，它的内容对于单位的决策作突出业绩的重要体现。使用计算机对档案信息进者和管理者来说都至关重要，所以档案管理专用软行计算机管理，具有手工台帐、表册管理所无法比拟件，应该能够为道路运输管理者和运输

3、经营者提供的优点，这就需要最大限度地挖掘计算机的功能。充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来运管工例如：在管理车辆基础档案时，首先需要建立的是各作人员使用传统手工的方式管理车辆档案，这种管企业的许可档案，其次是所属企业的车辆许可档案，理方式存在着效率低、保密性差等缺点，在查找、更每辆车又有单车基础管理档案，其中包括了车辆从新和维护过程中必定产生枯躁的重复，给管理工作办理营运证到每季一次的车辆二级维护合格证、车带来不少困难。辆年审记录、经营人变更、驾驶员基本情况、营运证临洮县现有道路运输客货运输企业120家，维丢失补办记录、更新车辆

4、记录等内容，全部要归人该修企业300家，二级客运站2个，三级客运站1个，车档案。柜中档案排列以营运证号依次排列时便于货运车辆l100辆，出租车383辆，客运车辆208辆，档案工作人员平时的装档、管理、维护，但要在未携其他非经营性车辆500辆。就涉及业务方面的车辆带营运证时横向查询某个企业、某个单位下面的某机务档案来说，运管行业工作人员每天都要为车辆辆车办证情况，就不太方便了，浪费查询时间，虽然新增、转出、转入、退出营运市场的车辆办理各类手档案排列方式很多，但各有利弊，要在纸质档案科学续。具体的工作中，车辆档案要求一车一档，分类管管

5、理的基础上推行计算机网络化数据库管理手段，理，按大类分成货运、客运、出租、零担、非营运几大就可实现迅速检索、方便查找、可靠性高、存储量大、类，大类又分小类，这样才便于查找和统计、应用。保密性好、寿命长、成本低等效果，还可实现部分信新增车辆需要及时建立档案；转入车辆需要接收异息的共享查询。这些优点能够极大地提高运管行业地原有档案，再与新办手续材料合为一档；转出车辆档案管理的效率。虽然运管行业成立时间短，档案需要将本车档案同时转出，退出营运的车辆档案需管理起步晚，经验不足，管理水平有待提高，但建设要提出封存。车辆数量总是在趋近一个大致

6、的水平运管单位档案室网络化的条件已经成熟。线的基础上呈波浪形变化。这些数据的变化直接反1建设临洮运管分局档案管理的硬件映了临洮县道路运输行业发展现状。另外，近几年，为积极响应省、市关于搞好道路运输基础设施建设条件已经具备的指导精神，临洮运管局先后实施了6个客货运站1．1计算机硬件及网络技术的空前发展场建设及国家“村村通”乡、村客运站项目建设。而就全县各单位来看，2000年以后各单位已普遍这些科技(基建)档案，也需要专人专管，集中管理，使用计算机，并纷纷着手建设各自的局域网，临洮运因为它是基建项目验收、日后维修、改建等不可或缺管分局

7、也不例外。通讯技术的迅速发展和计算机网甘肃科技第26卷络建设的迅速崛起，为建设单位档案馆(室)网络化精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化建设提供了前所未有的条件。技术，成为信息和知识的导航员。目前建设单位档1．2建设单位档案管理自动化的建设案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计目前市场上自动化档案管理专用软件层出不算机工作环境，要继续深入学习贯彻《档案法》、《档穷。许多档案馆(室)均采用比较成熟的计算机管案法实施办法》、《甘肃省档案管理条例》，配备热爱理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用档案工作、业务熟练

8、、能熟练操作微机并参加过档案等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改业务培训的专(兼)职档案工作人员，把馆员培养成善了档案馆(室)的服务手段，提高了服务质量和工既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案作效率，促进了各项标准的制定和完善。计