计算机应用基础(第4版)许晞教学资源第6章 Word邮件合并应用——制作面试通知书.pptx

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1、计算机应用基础2021/10/5第6章Word邮件合并应用—制作面试通知书1学习目标掌握Word中“邮件合并”的使用方法。掌握利用“邮件合并”批量制作“制作面试通知书”的方法、技巧。2021/10/5第6章Word邮件合并应用—制作面试通知书2目录6.1制作面试通知书案例分析6.2实现方法6.2.1利用邮件合并制作面试通知书6.2.2批量生成面试通知书6.3案例总结6.4课后练习2021/10/5第6章Word邮件合并应用—制作面试通知书3制作面试通知书案例分析任务的提出王明同学负责学校学生社团SIC的精英招募工作

2、。在对收集到的应聘简历做了基本的筛选后，他要向符合条件的应聘同学发“面试通知书”。解决方案1.先制作好“面试通知书”空白表；2.运用“邮件合并”功能将“面试安排.xlsx”中“应聘信息表”的数据合并到“面试通知书”空白表中；3.生成每位应聘同学的面试通知书。2021/10/5第6章Word邮件合并应用—制作面试通知书4利用邮件合并制作面试通知书1．建立主文档———设计“面试通知书”2．打开数据源3．在面试通知书中插入数据域4．插入照片域5．利用规则填写备注栏信息6．预览面试通知书效果2021/10/5第6章Word

3、邮件合并应用—制作面试通知书5第6章Word邮件合并应用—制作面试通知书62021/10/5建立主文档—设计“面试通知书”在Word中，制作一张下图所示的没有具体数据的“面试通知书”（邮件文档），保存在“D:邮件合并”文件夹中，同时把作为后台数据库的Excel数据表文件“面试安排.xlsx”也保存在这个文件夹中，每位应聘同学的照片保存在“D:邮件合并”的下一级文件夹“photos”中。第6章Word邮件合并应用—制作面试通知书72021/10/5打开数据源（1）打开设计好的面试通知书（邮件文档）。（2）在“邮件

4、”选项卡的“开始邮件合并”组中，单击“选择收件人”按钮，在弹出的数据源选择列表中选择“使用现有列表”选项，打开“选取数据源”对话框。（3）找到数据源“面试安排.xlsx”，打开后出现“选择表格”对话框，如下图所示。（4）在对话框中，选择“应聘信息表$”，单击“确定”按钮，此时数据源“应聘信息表”被打开，“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中的大部分按钮也已被激活。第6章Word邮件合并应用—制作面试通知书82021/10/5在面试通知书中插入数据域（1）插入点放在“面试通知书”（邮件文档）的“面试时间”右边的空白单元

5、格，单击“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中的“插入合并域”按钮旁的下拉箭头，在弹出的合并域选择列表中选择“面试时间”，在当前单元格中就插入了合并域“«面试时间»”。（2）重复步骤（1），用同样的方法插入如下图所示的其他的合并域。插入照片域（一）插入点放在“面试通知书”（邮件文档）需要显示照片的单元格，单击“插入”选项卡的“文本”组中的“文档部件”按钮，在弹出的列表中选择“域”选项，打开“域”对话框。（2）在“域”对话框的“域名”列表框中选择“IncludePicture”，在“文件名或URL”下的文本框中输入任意

6、字符（如X），勾选“更新时保留原格式”复选框，单击“确定”按钮，完成照片域的插入，设置结果如右图所示。2021/10/5第6章Word邮件合并应用—制作面试通知书9插入照片域（二）选择插入的照片域，在“图片工具-格式”选项卡的“大小”组中，单击“对话框启动器”按钮，打开“设置图片格式”对话框。在“设置图片格式”对话框的“大小”选项卡中，将其高度和宽度均设置为4厘米。取消勾选“锁定纵横比”和“相对原始图片大小”复选框。选择整个表格，按下快捷键Shift+F9，切换为如右图所示的域代码显示方式。选择“IncludePi

7、cture”域中的文件名“X”，单击“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中的“插入合并域”按钮旁的下拉箭头，在弹出的合并域选择列表中选择“照片地址”。选择整个表格，按下快捷键Shift+F9，切换到域代码显示方式，可以看到插入的“照片域代码变为“{INCLUDEPICTURE"{MERGEFIELD照片地址}"*MERGEFORMAT}”。选择整个表格，按下F9键，刷新域显示，可以看到图片正确显示出来2021/10/5第6章Word邮件合并应用—制作面试通知书10利用规则填写备注栏信息插入点放在“面试通知书”（邮件

8、文档）的“备注”右边的空白单元格，单击“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中的“规则”按钮，在弹出的规则选择列表中选择“如果…那么…否则(I)…”选项，打开“插入Word域：IF”对话框。（2）在“插入Word域：IF”对话框中，从“域名”下拉列表框中选择“报考负责人职位”，在“比较条件”下拉列表框中选择“等于”，在“比较对象”文本框中输入“是”，在“则插入此