接待工作手册2.0版.doc

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1、管理体系程序文件文件编号BJ-02-XZ-C06版本号2.0生效日期2008.7.1接待工作手册(盖控制专用章处)修改状态修订情况生效日期IIIIIIIV起草职务日期审核职务日期审核职务日期审核职务日期签发职务日期BJ-02-XZ-C06接待工作手册版本：2.0第1页共4页接待工作手册1、目的：规范公司接待规格和接待工作流程。2、适用范围：适用于北京区域公司本部的接待工作，下属公司参照执行。3、定义：本程序所述接待是指集团高层出差由北京公司负责的接待、公司级接待、接待其它子公司高层及其他人员的接待、部门级的接待任务。4、职责：北京公司行政人事部负责公司级以上接待

2、及其他接待任务的协调,各部门负责部门级接待。5、程序：5.1公司级接待5.1.1接待任务的安排：由行政人事部行政秘书统筹安排。5.1.2接待标准：（1）会务：公司提供会议用茶叶、水果、配专门接待服务人员。（2）住宿餐饮：住宿安排按《接待标准》（BJ-02-XZ-C06-F01）预订酒店，用餐根据客人需要预定餐厅，采取实报实销制，费用分别计入各公司或自行支付。（3）车辆：接待活动期间调配专车全程陪同；接车（机、船）、送车（机、船）指定司机接送。（4）其它：行政人事部在客人到访之前，安排好以下事项：――会议室布置，指示牌放置，前台电子屏幕的欢迎词显示，接待用车安排，

3、公司宣传资料。――如涉及公司楼盘参观，由行政人事部协调各项目或相关部门。――如接待任务遇周末或节假日，则以电话通知到相关人员。BJ-02-XZ-C06接待工作手册版本：2.0第2页共4页5.1.3接待任务流程：（1）行政秘书在获知贵宾来京信息（航班、到京时间、人数、住宿地点、住宿天数）后发邮件告知行政人事总监、行政人事部经理、车队、前台及后勤等相关人员，并确认收到邮件后，安排后续工作。（2）行政秘书负责接待工作：落实接待贵宾果篮采购情况、会议室布置情况、显示屏使用情况等。5.1.4工作人员详细职责：（1）行政秘书：――根据接待任务及时高效作好安排跟踪。――会场与

4、接待用品，需在会议前做好准备，包括：①会场布置：包括横幅悬挂、指示牌放置。②接待用品：提前准备好茶叶，水果。水果提前半天购买交会议服务人员清洗及摆盘。――住宿预定与用餐安排：①按客人要求安排酒店预定与用餐安排：订房之后在客人入住酒店之前需与酒店前台再次确认预订情况，确保客人的入住无差错。②接送机需落实到接送司机，并由司机认真核对航班号、起飞时间及降落时间。行政秘书需对司机所知的航班信息进行确认，对飞机可能较晚到达的，需在晚上再次与酒店进行沟通，以免房间被取消。（2）IT人员：――在会议开始前将话筒、投影、视频、电话系统进行调试，保证会议使用。（3）前台：按行政秘

5、书要求的时间完成大屏幕的欢迎辞录入，并确保播放质量。①按照接待任务安排通知并确认（4）车队队长：车队长接机司机②接到客人后发确认信息给车队长和行政秘书车队长行政秘书行政人事总监获知贵宾行程后每日及时反馈陪同司机接待过程中，遇有在京期间需要协调事项，按首问责任制由“信息获取人”进行总协调。BJ-02-XZ-C06接待工作手册版本：2.0第3页共4页告知贵宾回程信息获知贵宾离京信息贵宾所在公司接待联系人车队长行政秘书接待人员抄送本部领导送机后发确认信息车队长行政秘书送机司机5.2集团高层领导在京出差：5.2.1信息告知：由集团行政管理部高层事务秘书负责将集团高层领导

6、出差的信息通知到北京公司行政人事部负责人及行政秘书。5.2.2酒店与机票预定：由集团高层事务秘书根据领导行程安排，配合安排集团高层领导在北京的酒店及往返机票的预订。5.2.3信息传递：北京公司在获知集团高层来京信息后，由行政秘书和车队长将集团高层来京信息以邮件或电话形式通知总经理、行政人事总监、行政人事部经理。5.2.4接待安排：由北京公司行政秘书协助落实集团领导在京的车辆安排，餐饮安排；5.2.5返程信息：北京公司在获知集团高层返程信息后，应及时将返程信息提供给车队长安排送机，同时以邮件方式或电话形式通知集团行政管理部高层事务秘书，由集团行政管理部安排接机工作

7、。5.3兄弟公司高层领导在京出差：5.3.1收到接待通知的工作人员，将信息以邮件或电话方式通知行政人事部行政秘书。5.3.2根据对方要求由行政秘书协助订房及回程机票，如需在公司用餐，需提前一天告知行政人事部，以便安排订餐，并用邮件形式反馈给其它公司秘书。5.3.3集团各部门总经理来京参照“兄弟公司高层”接待，集团员工来京参照“兄弟公司员工”接待。BJ-02-XZ-C06接待工作手册版本：2.0第4页共4页5.4部门级接待5.4.1接待任务的安排：（1）公司各部门秘书负责统筹安排，如果与会人数在8人以上行政人事部将安排车辆服务，由车队队长负责调配车辆。（2）如接待

8、任务遇周末或节假日，则以