时间管理高效职业人士必备技能(二).pdf

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1、时间管理：高效职业人士必备技能第四讲：浪费时间的内在因素及解决方法使用相同的时间，不同的人有不同的结果。在时间管理中有多项因素干扰时间的有效利用，其中包括外部因素和内部因素。首先分析这些干扰因素浪费时间的原因，然后针对其原因，提出具体的解决办法。浪费时间的外部因素，包括电话干扰、不速之客、用人不当、社交闲谈、权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全、会议耽搁、文件复杂、工作搁置、安排旅行等。针对各项因素浪费时间的原因，然后提出相应的解决方法。浪费时间的内在因素包括危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬亲、条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延等。这些内在因素都是人为的因素，而人为的因素绝大多

2、数是取决于他的心态和习惯。因此解决之道就是让自己培养更积极心态、养成良好习惯。因此，浪费时间的内在因素的解决办法就是，学习做你自己，做到自律、自控、自觉，唯有自律、自控、自觉，以诚实负责的心态来面对自己，你的工作在未来才会更有效率。所有的解决办法只要有心，丢弃那种茫然，丢弃那种每天瞎忙，甚至不知道如何去忙的情形。有心就是做计划，有心就是让自己内心有一股对生命的热爱，对工作多一份执着。你所安排的一切事情必有两种结果，一个是离你的目标很远，一个是离你的目标很近，怎么做？关键在乎于心，关键在于你自己的选择与决定。第一节：危机应付的原因及解决方法浪费时间的原因危机应付是浪费时间的内在因素，它造成

3、时间浪费的主要原因有以下几个方面：◆不明白事情的重要性◆没有预期会发生问题◆反映过度把问题当危机◆看忙着救火◆做事拖延◆工作时间预算的不切实际◆机械故障、人为错误◆部属不愿透露坏消息◆因重要人物提出要求而引起的过度反应◆进度失控解决的方法(1)要明白事情的重要性解决方法是记录危机工作日志，分析危机的来源、原因、重要性以及可控制的因素。很多企业忘了教育员工，一定要有一种应变危机的措施，如果危机应付不当就很容易造成时间的浪费。防患于未然就是处理危机的应用之道。(2)对于没有预期会发生问题的解决方法解决方法就是要预期意外事故的发生。根据一名哲学大师莫非的第三定律，会出错的事终归要出错。因此把潜

4、在的问题列出来，根据严重性及可能性分门别类，然后想出可能的防范的措施，或不可能防范的状况下减轻不良后果的步骤。(3)反应不要过度解决的方法有三种，可限制自己反映过度：◆不要理会不必要的问题◆把别人可以处理的事情分派出去◆只对付自己可以应付的问题(4)事前预防提高效率的解决方法就是预防，未雨绸缪胜过亡羊补牢。(5)做事不拖延首先认清延误重要行动会产生危机。为了在规定的期限内完成任务会产生很大的工作压力，工作压力会导致精神紧张，在神经紧张的情况下往往削弱判断能力，导致效率下降，最终形成做事拖延。所以主管首先应该有一种积极主动的态度，养成一种很好的习惯：每天的事情，都要做好总结，第二天一定要安

5、排第二天的工作，不要让事情一拖再拖。(6)工作时间预算的要切实际每件事情所花的时间，要比想象的久。莫非第二定律也认为，人们往往高估自己的工作能力，结果把时间预算压缩得很短，其最后又不得不适当增加缓冲时间。(7)减少机械故障、人为的错误预期会发生此种状况，动用最能迅速有效调整弥补的资源，包括人力以及其它的资源。(8)部属要透露坏消息犯错是学习过程的观念，讨论所犯的错误，强调迅速报告坏消息有助预防危机的发生。(9)因重要人物提出要求而不要引起过度的反应要弄清楚他们真正的要求是什么，谁提出要求，需要何时达到要求，准备如何运用，是否有其他替代方法等。(10)进度的失控要防范解决办法是把所有重要计

6、划都安排好时间，分段检查进度，以确定目标正在完成中。【自检】分析一下你的工作中存在哪些危机，如果有，都有哪些，你的应付危机的方法是什么？____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________危机是否存在改进的方法是否●不明白事情的重要性●没

7、有预期会发生问题●反映过度●忙着救火●做事拖延●工作时间估算不切实际●机械故障、人为错误●部属不愿透露坏消息●因重要人物提出要求而引起的过度反应●进度失控补充第二节：计划欠妥的原因及解决方法浪费时间的原因浪费时间的第二个内在因素是计划欠妥，这是因为：◆不明白事情的重要性◆没有建立系统◆没有时间拟定计划◆以危机为导向，假设危机不可避免◆缺乏自律◆害怕许下承诺◆没有指出明确的结果◆无法指定工作的优先顺序◆假设计划被紧急事故破坏◆心里虽然