浅析电子文件对档案工作的影响及对策.doc

《浅析电子文件对档案工作的影响及对策.doc》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。

1、浅析电子文件对档案工作的影响及对策随着办公自动化逐渐普及，人类交流的手段已经从纸质文件走向电子媒体，尤其是电子文件的管理、储存、利用成为档案信息化建设的重要内容。所谓电子文件是指人们在社会活动屮形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。所以，如何做好电子文件的归档管理，有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性，是档案信息化建设的一项重要工作。一、电子档案的特征及对档案工作的影响(-)电子档案是数字化信息的产物电子档案的形成是在计算机、扫描仪等设备下完成的。传统的档案以纸质档案为工作对象，一般一年归档一次；而电子文件随时

2、产生，随时更改，存储在计算机或光盘屮，改动后不留痕迹。由于计算机换代更新比较快，长久保存的电子文件可能在多年以后与最初保存的格式不同，这就需要定期复制。由于文件没有了固定的载体，也就无法判断它的原始性了。(%1)电子文件的稳定性差，易损坏利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。为防止磁盘丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存储磁盘的数量，同时也增加了费用支出。电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，但是对环境的温湿度、防磁条件的耍求很高。（三）对传统的档案分类法的影响档案的原始记录性能充分体现当事人的亲笔手稿、领导的亲笔签署，

3、能够表现出真正的原始性，也正是档案的原始记录性才使档案有别于图书、情报、资料等其他信息，因而具有法律凭证的作用。在办公自动化屮,电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行。它虽然便于修改、复制,但却使得最能体现档案原始记录的内容与形式不复存在。电子文件是计算机处理系统中最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本和副本的差异，很难界定一条人为的界限。人们可以随时方便地复制电子文件，这样档案是由文件转化来的这一概念就变得让人难以理解，电子档案作为档案是否具有法律凭证作用便成为新课题。（四）对档案来源的影响随着大量的电子档案的产生，传统的观点认为档案的来源必须建立在文件形成者或信息提供者的组

4、织机构及文件的基础上。只有根据来源才能正确整理和理解档案文件，从而确定适合本单位的分类方案。而电子文件在形成过程中不再严格现存的机关、组织、，机构这一现象人们可以随意打乱重新组合，破坏文件的本来顺序。二、电子档案应具备的条件由于电子文件的可操作性，信息与载体可分离等特性，作为历史原貌的记录凭证。电子档案还必须满足真实性、准确性、可靠性、稳定性、有效性、完整性等条件。先于纸质文件产生的电子档案究竟是不是“档案”,就要看它是不是具有保存价值和原始记录性，是不是具有丿力史再现性，以及是否满足以上所应具备的条件。（―）原始性文件经运行才能发挥其直接参与活动的工具性作用，进而由文件转化成的档案才具有

5、原始记录性。当前，随着办公自动化系统的应用逐渐引向深入，“双轨制”模式已H益成为文件运转的主流模式，电子文件成为文件信息流转的重要载体。在实际工作中，“双轨制”模式有诸多操作方式,但不论采取哪种方式，在“双轨制”模式下，电子文件都会或多或少地参与某项事务的办理过程。与纸质文件共同组成文件运转的整个流程。直接参与文件运转流程的电子文件上都留下了“原生痕迹”，它们和参与具他运转环节的纸质文件共同记录着文件的运行流转过程，经归档处理后共同构成一份完整的档案，完整记录该文件的历史原貌和产生过程。（二）真实性、准确性和稳定性在流程改造后的办公系统中，电子文件必须先行办结归档才可打印。那么，如何确保提

6、前产生的电子档案真实、准确、稳定，成为档案管理者必须考虑的问题。版式文件技术和电子印章技术是解决上述问题的关键。在改造后的系统中，文件签发后进入“文件格式转换”环节，承办人需先将可编辑文件转换为版式文件具有所见即所得的特点，一旦将可编辑文件转换为版式文件，文件内容及格式即不可再更改，在此基础上加盖电子印章的电子文件，将与示续环节产生的纸质文件完全一致，这样就使提前产生的电子档案满足了真实性、准确性和稳定性的要求。（三）有效性《中华人民共和国电子签名法》于2004年8月28日正式通过，2005年4月1日正式施行，国家以法律的形式确定了“电子签名”的有效性，使其具备了与传统印章同筹的法律地位。

7、电子印章技术作为数字签名技术的一种，可赋予电子文件法律效力。在不可编辑的版式文件上加盖电子印章后，文件即具备了法律效力，将其做归档处理转化而成的电子档案同样也是合法有效的。（四）完整性文档一体化系统中，虽然文件管理系统内的电子文件可根据需要导入档案管理系统，但一般來说，导入的文件仅为文件签批稿及未加盖印章的电子文件终稿，缺少了“印章”这一证明文件效力的重要因素，还不能算是一套完整的电子档案。通常的做法是运用双套制归档模式