浅谈如何加强企业办公室系统自身建设.doc

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1、浅谈如何加强企业办公室系统自身建设摘耍：本文基于对于如何加强企业办公室系统的建设问题进行了分析，在分析了办公室系统相关知识的基础Z上，阐述了自己对于加强企业办公室系统建设方面的几点思考。关键词：办公室；办公室系统；自身建设中图分类号：F238文献标识码：A文章编号：1006-4117(2012)02-0057-02企业的办公室是企业的一个核心部门，是企业信息的集散地，是企业的指挥司令部，是对外进行联系与交流、对内进行传递信息，处理日常事务的一个重要枢纽。随着社会的进步、市场经济的发展，面对这样的形势,有必要对企业的办公室系统进行不断的

2、自我建设，以便更好的进行企业管理，提高工作效率。一、办公室系统概述(-)办公室的界定办公是人类处理集体事务的一类活动，是信息处理的一个重耍的组成部分。办公室最初的含义就是有关办理公务的处所，随着社会的发展，为了满足更多的需要及对办公室功能的细化又出现了很多的类似性质的办公场所，使得办公室的工作范围不断被扩大化，涉及企业的方方而面。办公室主要是以脑力劳动为主的工作场所，主要对对企业的办公信息进行•处理、查找、抄写、打字、收发、印刷、复制等；对会议的安排、组织等；对对外信息的联系及企业正常运转等H常工作的处理的机构。(―)办公系统的组成耍

3、素办公活动的主要冃的就是为了实现科学管理，能否达到该理想化的管理程度往往取决于办公室系统各个组成部分的功能的发挥及它们之间的协调作用。办公系统的组成部分主要包括办公人员。办公制度、办公信息、办公机构、技术设施及办公的坏境几个方面。办公系统的自身建设问题也主耍是不断的完善对该儿个部门的构建和优化，以实现企业对其进行建设的冃的。(三)加强企业办公室系统自身建设的必要性加强企业办公室系统的自身建设，主要是对办公室系统中的人、财、物等各要素进行不断的优化，发挥其Z间的协调效应，更好的实现对企业的管理工作。不管是在信息的通信方面、信息的管理、分

4、析、传递还是企业活动的综合管理，优化办公室系统有利于对信息有效进行控制管理、对各部门事务进行有效处理及作出止确的决策。一个企业拥有完善的、高效率的办公系统不仅仅可以优化办公人员的工作，提高办公人员的工作效率，还可以提高信息的及时性、加快企业信息的周转，从整体上提高办公效率及生产能力水平；为企业节约大量的人力、物质资源、减少相关费用的开支。同时，在竞争非常激烈的市场中，信息是非常重要的，把握信息就能为企业获得机遇，为企业更好的战胜竞争对手、稳定市场地位都具有非常重要的作用。而这一切的发展受企业办公室系统水平影响之大是不可估计的，一个良好

5、的办公系统所带来的优势关乎着一个企业的命运，因而加强办公系统的建设是具有非常之必要的。二、加强企业办公室系统自身建设的几点思考加强企业办公室系统自身的建设应该是全方面的建设，在加强自我建设的过程中，笔者认为应该多注重以下几个方面，必会为完善办公系统有所帮助。(-)在处理业务方面的建议1、综合协调高效严谨规范所谓高效就是注重效率问题，在企业办公过程中耍注重提高工作效率，防止办公人员“磨洋工”，提高效率需要在保证实效的前提下进行，减少工作中一些多余的环节，对于比较急的事情就必须在规定的时间内完成，并且还要办好。只有每个员工都注重效率的问题

6、，才能不断的创新，并逐步提高工作效率，实现整个办公系统的优化。严谨就是要求工作必须认真，任何事情的处理都需要认真对待，要有“举轻若重”的办事意识,认真的负责，防止错误的发生。规范就是按规章办事，每一项工作的开展都是有相应的制度给以规定的，只有按照规范化的程序办事，才能保证每个环节不会出现差错，从而保证办公效率。2、办公系统中出现问题的除了非人为因素还有人为因素，人为因素的影响起着关键的作用。加强办公系统的自身建设，对于办公人员而言，必要的监督工作是必不可少的。通常在一些企业中，办公人员不脚踏实地的工作，报喜不报忧，发现问题不及时，责任

7、心不强，工作效率低下等状况严重影响了整个办公系统的工作状况及效率。加强对办公过程中的监督，可以有效的避免这些情况的发生，对于提高办公效率是级有帮助的。通过必要的监督，使得办公人员能够提高工作的积极性，避免过多的懒散;通过监督可以发现工作屮的问题，及时得以解决；通过监督可以增强工作的严肃性，对于出现问题的人员给予相应的处罚，同时也可以起到警示的作用。整个办公系统的自身建设，监督工作是必不可少的，也是建设过程中的一项重点工作项目。只能靠监督及其他的一些奖励、惩罚措施來妥善解决办公中人为因素所造成的不利影响。3、重视调查研究工作调查研究工作

8、是企业进行决策的前提，没有调查研究就没有发言权，也就无法做出合理工作计划。调查研究是办公室发挥参谋作用的一个关键方式，只有通过调研把握一定的信息，才能为领导解决后顾之忧，帮助其做岀正确的决策，并宙针对性的开展工作。（-）