档案库房使用流水排架法可行性分析.pdf

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1、上海航天AEROSPACESHANGHAI第31卷2014年增刊文章编号：10061630(2014)S1—0110—03档案库房使用流水排架法可行性分析陈黎明(上海航天电子技术研究所，上海201109)摘要：介绍了档案库房分类排架与流水排架的优缺点，以及库房排架的现状。分析了使用流水排架法的可行性。给出了将分类排架改为流水排架的实施步骤、效果和注意事项。重新布局后库房空余量由原17％增至25％，查档速度也明显提升。关键词：档案库房；分类排架法；流水排架法；可行性中图分类号：G271文献标志码：AFea

2、sibilityAnalysisofApplicationofSequenceIndexMethodinArchiveStorageWarehouseCHENLi—ming(ShanghaiAerospaceElectronicTechnologyInstitute，Shanghai201109，China)Abstract：Theadvantagesanddisadvantagesoftheclassificationarrangementmethodandsequenceindexmethodina

3、rchivestoragewarehousewereintroducedinthispaper．Thefeasibilitytoapplythesequenceindexmethodwasanalyzed．Theimplementstep，effectandcautionweregivenoutfromclassificationarrangementtOsequenceindex．Thespaceofthearchivestoragewarehousewasincreasedfrom17％to25％a

4、fterre—layoutandeasytOconsultthearchives．Keywords：Archivestoragewarehouse；Classificationarrangement；Sequenceindex；Feasibility0引言航天系统单位档案繁多，按大类分有文书、经营、会计、航天产品、质量、基建等十多种。将档案有条不紊地排放到库房中指定的位置，并能快速找到，是档案查询利用和保管中的重要工作。为提高工作效率，本文对档案库房使用流水排架法的可行性进行了研究。1档案库房排架方法档

5、案库房排架方法有分类排架和流水排架两种。分类排架法是在档案实体分类基础上，按档案类别及项目内卷宗排列顺序排列案卷的方法[1]。其优点是充分体现馆藏结构体系，严格按既定的分类体系和案卷顺序号进行，便于检索查询；缺点是须在收稿日期：2014一。卜14；修回日期：2014—02—18作者简介：陈黎明(1976一)，女，副研究馆员，主要从事档案管理。每一大类、属类甚至小类后预留排架，用于以后此类新增的档案，但即便如此，难免进行倒架。此外，分类排架法对档案人员的要求较高，搞清数万卷档案的排放规律和位置，需要丰富的

6、经验。流水排架法是指按档案全宗入库的先后顺序依次进行档案实体的排列，可分为大流水排架法和分类流水排架法[2]。大流水排架法又称登记号排架法，完全依照档案接收进库的先后顺序排列档案案卷；分类流水排架法是在档案门类内流水排列档案案卷。流水排架法的优点是占用架位、库房面积少，无需倒架，对档案人员的要求低；缺点是查档不便，对网络、计算机高度依赖。2档案库房排架现状目前各单位一般按习惯使用分类排架法，按门类预留空间进行排架。但随着档案量的增加，档案库房日趋紧张，档案人员逐年减少，分类排架法不便第3l卷2014年增

7、刊陈黎明：档案库房使用流水排架法可行性分析之处逐步显现。首先，倒架工作量大，费时费力。各类档案的增长趋势不同，导致预留空间有盲目性，若空间预留不够则必须倒架。密集架架体高大，倒架不易。其次，档案位置变动增加了档案信息计算机输入的工作量。倒架导致大量案卷位置变动，使最初归档时输入档案管理系统的库位变化，必须大批量修改数据库信息。再次，不能充分利用有限的库房面积。因无法精确预留排架，为避免倒架，习惯上会宁大勿小地预留空间，部分预留空间可能处于长时间闲置状态，使有限的库房空间无法发挥最佳的使用效益嵋1。3使用

8、流水排架法的可行性分析随着电子网络和计算机技术发展，对信息技术的运用要求越来越高，档案数量不断增加，而档案库房空间有限，分类排架法已不适应目前形势，必须寻找更好更方便可行的排架方法。因此，应重新审视档案管理工作流程，合理选择档案的排架方法，提高工作效率。合理的档案排架应能使各门类档案、资料排放科学、合理、有序，日后的管理工作轻松、规范，查找索卷便利快捷，库房利用率高，数据统计也能确保精准。流水排架法占用架位、库房面积少，不需要倒架，分析其可