新形势下电子档案管理存在的问题及对策.pdf

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1、2014(23)总第n86往辨技术协作信息管理科学新形势下电子档案管理存在的问题及对策李炳吉／大庆市红岗区人才交流服务站摘要：现如今，随着科技的发展档案管理的方式也朝着电子化的方向转变，电子档案在保存和管理方面和传统的纸质档案之间存在着明显的差异，尤其是高校毕业生的档案。这种档案主要是对大学生在校期间的表现以及实践活动的记载，同时也是衡量大学生自身素质以及职业技能的重要参考。但是由于多种因素，大学生档案管理工作还存在着严重的问题，亟待解决。只有对这些问题进行分析，才能提出相应的解决措施。关键词：电子档案；学生档案；管理高校毕业生的档案是跟随学生一

2、生的且档案信息的载体还以纸质材料为主。虽然档案接收到日常档案的管理，每一项工作都重要档案，但是由于现如今毕业生的就业形在一定程度上也应用了计算机技术，但是其要规范详细内容和原则，使档案管理工作制势存在着一定的复杂，多数的毕业生对于程度明显不够。而且，档案管理的投寄单位度化；其次，加强档案管理队伍建设，提高档毕业档案没有提高重视，这就给以后的就相对较多，而且流动隆饺大。案管理者专业素质，配置具有专业知识的专业、加薪以及工作调动等带来了严重的困(三)毕业生的“弃档”现象频发业人员从事学生档案管理工作。难。国家为了促进就业，需要对高校毕业生对于现阶段的

3、毕业生来说，其对档案的(三)加快毕业生档案管理的信息化、网的整体素质加强了了解，因此需要毕业档案重视程度明显不足，主要是由于在校期间学络化建设作为依据。因此，只有有效地解决高校学生校没有将档案管理}向重要性灌输给学生，使目前高校网上招生已经完全普及，中学档案管理的问题，才能在某种程度匕促进就得学生的认识程度薄弱。另外还有些学生不阶段的纸质档案与电子档案并存已形成，但业。清楚自身档案的去向，难于寻找。或者有些入学后的大学阶段档案却大多是纸质档案，一、毕业生档案内容与作用学生干脆将毕业生档案带在自己的身上或这与毕业生档案管理信息化、档案乖0用社会毕业

4、生档案所包含的内容较广，从学生者是对其置之不理，存在非常严重的人档分化的要求极不相符。因此，当前高校学生档入学，到考试的相关记录、军训、成绩、入党离的问题。案管理手段必须充分利用计算机技术，学习入团的相关材料、实践活动记录以及学历证(四)“死档”现象越来越多和借鉴国外档案管理的先进技术，运用Vi—书等等，可见，从毕业生的档案中就可以看学生档案f处理方式主要是高校将学sualBasic构建的管理系统，实现档案的录出学生的基本素质以及学习状况。高校的档生的档案i亍整理，待学生毕业之后将档案入、统计、查询、预览、编辑打印、系统维护一案管理者对每一个毕业

5、生的档案i亍整理，寄回到籍贯所在地的档案管理部门。也有‘_体化；坚持利用和保密并重的原则，通过身然后装进相关的档案袋中，送到档案管理中些高校直接将学生的档案寄到人才市场或份证和密匙管理，设置访问权限等，建立一心等相关的部门进行档案保管，方便以后学者是人才服务中心。但是，在档案整理或者个完整的高校学生档案管理系统，实行全国生们进行查阅。是档案邮寄的过程中往往由于管理方式和连网，资源共享。其中毕业生档案的作用是巨大的，可以技术等还存在着一定}向欠缺性，对毕业生的(四)要严格毕业生档案的转递工作作为用人单位招聘、选拔人才的重要依据。人事档案管理还不是十

6、分妥善。另外，加上毕业生档案的转递工作，往往时间紧、也可以作为毕业生在工作岗位中提千或者生源地的档案管理机构没有保管毕业生档流量大、参与的人员多，因此要规范档案的是加薪的依据。同时也是在毕业生离开校园案的责任，所以，在毕业生档案保管的过程传递方式和传递环节，防止毕业生档案丢之后，在步入社会的每一个环节中保证基本中，经常会出现档案的丢失，出现“死档”的失。目前对于毕业未就业的大学生档案除了权利的关键所在。现象。暂留学校外，一般采取两种方法：一是把档二、毕业生档案管理工作存在的问题三、改进毕业生档案管理工作的对策案转至生源地所在地级市的人事局接收或在

7、进行毕业生档案管理工作中，需要对面对复杂多变的档案管理工作的现状，有人事管理权的单位接收；二是把档案转至学生在校时的所有材料进行整理、汇总、并高校毕业生对自身档案的重视就是对以后单位所在地的人才服务中心，进行人事档案归档，最后由相关的档案管理处进行管理。工作和生活的负责任。因此，需要采取科学托管。作为毕业生本人一定要清楚自己档案但是长期以来，毕业生以及单位管理机构对合理的措施来进行解决。的去向，耍了解档案转递程序合和托管规于学生的档案重视程度不够，或者是由于管(一)加强领导，提高认识定。理技术落后等问题，造成毕业生档案出现搞好毕业生档案工作，首先

8、要加强学校四、总结“弃档”问题。备部门对档案工作的领导与支持，将档案管总之，毕业生档案与个人的利益息息相(一)对学生档案管理工作重视程度