周贺来全套配套课件办公自动化实用教程第3版 第2章 办公中的文字处理.ppt

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1、第2章办公中的文字处理《办公自动化实用教程》（第三版）2.1文字处理工作内容简介2.2简单办公文档制作流程2.3公文行文规范及其制作2.4复杂长文档的编排方法2.5办公中的图形对象制作本章目录22021/8/112.1文字处理工作内容简介2.1.1文字处理与文字处理软件12.1.2文字处理软件的操作流程232021/8/112.1.1文字处理及其文字处理软件文字处理是各种办公活动中最基础的工作，也是计算机进入办公室后最早涉及的工作领域。文字处理需要借助文字处理软件来实现，目前常用的主要是MicrosoftOffice和国产的WPSOffic

2、e。一个好的文字处理软件，要能帮助用户完成写作的全过程：文章构思、编写大纲、输入编辑、结构控制、格式编排直至打印输出。在网络化环境支持下，还可以实现多人协同合同，共同编辑相关文档，通过设置还可以保留每个人的修改“痕迹”，对多人的修改还可以进行合并处理。42021/8/11办公中计算机文字处理的基本工作过程文字处理软件的主要功能1．文件存储2．内容编辑3．简单排版4．输入校验5．输出6．提供输入／输出接口7．对象的嵌入与链接52021/8/11图2-2文档处理操作流程2.1.2文字处理软件的操作流程62021/8/112.2简单办公文档制作流

3、程2.2.1文档内容的录入12.2.2文档内容的编辑22.2.3设置字体和段落格式32.2.4添加项目符号与编号42.2.5页面设置52.2.6打印预览62.2.7文档的打印输出72.2.8文档的网上发布872021/8/112.2.1文档内容的录入1．启动软件并设置输入方法（1）启动Word2007软件。（2）建立一个新文件，并以“招聘启事”为文件名，将其保存到电脑中的适当位置。（3）按组合键，在汉字输入方法之间切换,最终选择合适的输入方法。82021/8/112.2.1文档内容的录入2．输入启事的文本内容在录入过

4、程中，原则上应进行单纯录入，然后再进行编辑排版。单纯录入的原则是：（1）不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中、段落首行缩进的设置。（2）不要用回车键进行段落间距的排版，当一个段落结束时，才按回车键。（3）不要用连续按回车键产生空行的方法，进行内容分页的设置。92021/8/112.2.1文档内容的录入3．特殊符号的录入除文字外，有时还要输入特殊符号（例如：♂、※、◎、№、§等），方法有三种：（1）菜单法：通过“插入”→“符号”（“特殊符号”）来输入。（2）软键盘法：利用右键单击输入方法状态栏最右边的“软键盘”按钮，从弹出的13种供选键盘

5、中选“特殊符号”、“标点符号”或其他符号键盘，利用按键输入。（3）键盘法：对于特殊符号，必须采用上述方法来进行输入；而对于常用的标点符号，除了采用上述方法外，还可以如表2-1所列出那样，充分利用键盘来进行快速录入。102021/8/112.2.1文档内容的录入表2-1中文标点符号的键盘输入法中文标点符号名标点符号对应键符号状态顿号、中文符号居中实心点·Shift+2中文符号破折号——Shift+-中文符号下划线_____连续按Shift+-英文符号省略号……Shift+6中文符号左书名号《〈<中文符号右书名号〉》>中文符号112021/8

6、/112.2.2文档内容的编辑1．光标定位光标定位是将插入点放到文本中适当位置，它是进行文字编辑和排版操作的基础。操作时，移动鼠标指针将插入点移动到光标要定位位置，然后单击鼠标即可。2．选择文本选择内容较少，并且不是整段的选取。选择内容多，但不是全文时的选取。使用看不见的选择栏。利用快捷键操作选取。122021/8/112.2.2文档内容的编辑3．修改文本技巧将光标定位到错误字之后按，或在错误字之前按，这对修改少数错误比较有效，但在修改大量文本内容时，效率太低。此时，应首先选取出错内容的文本，然后直接输

7、入新文本，这样既可删除所选文本，又能在所选文本处插入新的内容。132021/8/112.2.2文档内容的编辑4．复制、移动、删除文本利用快捷键命令按钮方法右键快捷菜单方法鼠标拖动方法5．“选择性粘贴”的作用6．撤消和恢复操作142021/8/112.2.3设置字体和段落格式字体和段落的格式设置，通过“开始”选项卡下面“字体”和“段落”命令组中的命令按钮就可实现，复杂的设置通过打开“字体”对话框、“段落”对话框进行操作。另外，当一篇文章中某一些字体和段落的格式相同时，为提高排版效率而又能达到风格一致的效果，可像复制文本内容一样，来复制文本格式

8、，以提高排版效率和质量。152021/8/112.2.4添加项目符号与编号可以利用“开始”→“段落”命令组中的“项目符号”和“编号”命令按钮，来达到设置项目符号和编号的目的。操作