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1、ERP环境下内部控制制度建设 摘要:2006年4月中石化江汉油田四机厂ERP系统正式上线,同年根据集团公司和管理局的统一部署,正式建立企业内部控制体系。随着ERP系统和内部控制体系在四机厂的实施与应用,为了在ERP环境中建立完善有效的内部控制体系,需要认识到ERP内部控制与传统内部控制存在差异,并需要从理论上选定适用于企业ERP环境的内部控制框架,并依据该框架建立企业自己的内部控制制度,设计内部控制流程、内部控制点。 关键词:ERP内部控制 ERP系统的核心是企业运作的流程化管理与定量化管理,通过系统的集成来化繁
2、为简,将各部门、各环节之间大部分的信息传递工作集中到一个统一的平台上来,消除了流程和信息处理的随意性和不同概念的歧义。四机厂ERP系统上线以来,一直围绕企业发展战略,以信息系统为依托,在全厂范围内实现基础数据的统一规范集成,实现全厂的信息共享,实现信息流转和处理的自动化,逐步实现BOM数据的联动,实现财务和业务数据的一体化管理,实现内部供应链计划的协同,全面提高质量管理水平,实施全面预算管理和绩效管理,为企业决策和管理提供有效的决策支持。对于确保企业经营目标的实现、国家法规制度的贯彻、财会信息质量的保证、以及财产物资的安全
3、与审计工作的开展等诸多方面都有着非常重要的作用。因而,在ERP环境下建立内部控制系统是ERP项目实施中不可缺少的一部分。 一、ERP环境下实施内部控制的意义 内部控制制度作为企业生产经营活动的自我调节和自我制约的内在机制,处于企业中枢神经系统的重要位置。企业规模越大,其重要性越显著。可以说,健全的内部控制制度可以保证会计信息的真实性和准确性、有效地防范企业经营风险、维护财产和资源的安全完整、促进企业的有效经营。正如COSO对界定内部控制概念时所说,内部控制环境是构建内部控制其他要素的基础,如果基础存在极大的缺陷
4、,其他要素即便是构建得再完美,内部控制也只能起到事倍功半的效果。ERP信息技术广泛深入的应用给企业内部控制带来了新的挑战,企业如果能够充分利用ERP信息技术改善内部控制程序、增强内部控制手段,将信息技术有效地集成到业务和信息处理过程中,借助于信息技术来完善内部控制措施,提高内部控制水平,防范与控制经营风险,将使企业会计信息化环境下的内部控制问题得到妥善处理。利用ERP系统进行内控可以达到以下效果: 1、业务操作程序化ERP系统通过项目准备,现状调研,蓝图设计等过程,确定适合企业所谓业务流程,在系统中将计划、财务、物资等经
5、常性业务的流程通过环境设置、条件选择、事项驱动等软件技术体现在系统中。在日常经营活动中,系统将自动拒绝不符合规范的操作步骤。 2、系统高度集成 ERP系统是个完整的集成化管理信息系统,包括分销、制造、会计、质量控制、售后服务、人力资源等子系统,实现了从采购到付款、订单的获取到发票的开出等业务集成,实现了跨职能部门的业务处理,能够达到降低库存、提高资金利用率、控制产品生产成本、缩短产品生产周期、提高工作效率等目的。 3、会计工作前移 在ERP环境下,很多会计数据的录入和生成工作已经前移至业务部门,在财务人员对后台配置
6、相应会计科目后,大部分经济业务只需业务部门的人员录入原始业务数据,由授权部门进行审核、确认、计量,并登录ERP系统进行业务操作,系统自动生成会计凭证,自动完成财务账薄登记和报表生成等。ERP系统中会计的范围大大扩展,形成了自成体系的FI、CO会计模块,渗透到业务流程和核算的全过程,核算方式的变化使会计工作向前延伸。 4、员工职责清晰 根据企业的组织结构及员工的岗位责任,设置每个员工对系统的操作权限以及对信息的查询范围,权限的划分可以划分得很细致。ERP系统将保证企业的各项业务活动均是由被批准或被授权的员工执行。
7、二、ERP环境下实施内控措施的主要做法 1、全方位贯彻内控制度,营造良好的内控环境(1)企业领导班子,尤其是重视内控工作。带头贯彻执行内控制度,帮助中基层领导干部端正认识,把内控制度的建设作为一项日常性工作来做,而不是作表面文章。(2)从培训入手,深入领会内控制度精髓,严格落实工作责任制。(3)利用ERP将内控制度中的控制点引入系统中。(4)认真完善和修订管理制度,为内控制度提供支撑。(5)加大监督检查评价力度,保证内控制度执行。 2、结合ERP系统,细化控制点,制定实施细则根据ERP系统已经运行的实际情况,把内控
8、制度、实施细则与ERP项目有效结合起来,固化操作程序,变人为控制为系统控制,实现内部控制规范化、信息化。 (1)细化业务流程和控制点。按“事前计划、事中控制、事后分析”原则,结合ERP系统已有的流程,在产品收入、其他收入、采购、预算、成本、费用、应收款项、合同管理等流程方面将控制点与ERP系统结合,如
