快速生成“学生成绩通知单”.doc

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1、快速生成“学生成绩通知单”云南省玉溪市民族中学　杨慧美　　运用Word的“邮件合并”功能可以轻松地将Excel中的学生成绩册转换成您想要的成绩通知单，通知单上的格式、科目、大小由您设，让您随心所欲打印想要的通知单。下面是我制作学生成绩通知单的完整过程。 　　第一歩：制作您想要的通知单的格式。先在Word文档中把通知单母板制作好，如图1。   　　第二歩：运用邮件合并功能（单击“工具→邮件合并”菜单项）。   　　在弹出的“邮件合并帮助器”对话框中单击“创建→分类”后弹出如图4所示的提示框。   　　如果母版还没创建好，就单击“新建主文档”按钮，如果母版

2、已创建好则只需单击“活动窗口”按钮即可。我做时是先把母版做好，所以我现在就单击“活动窗口”。 　　第三歩：单击“数据源”下边的“获取数据”，弹出如图5所的窗口界面。再单击“打开数据源”菜单项，如图6所示。   　　在图6所示右边窗中选定“高一成绩册”，单击“打开”按钮，将弹出图7所示窗口。   　　单击图7中的“确定”按钮后回到word母版窗口界面。   　　第四歩：现在可以用如图8所示的方法在母版中一一对应插入合并域。   　　合并域插入完后的母版如图9所示。  　　第五歩：单击“邮件合并帮助器”窗口中的“合并”按钮（如图10），弹出如图11的“合并

3、”窗口。   　　单击图11中的“合并”按钮，将完成邮件合并功能，生成学生成绩通知单，如图12所示。   　　第六歩：调整打印学生成绩通知单。 　　为了使表与表之间留有一定空白间距，在制作母版时我在表下方打了三个段落结束符，这就使得生成的通知单的每一页不完整地显示学生的成绩记录（即同一个学生的成绩表不在同一页，如图13所示）。   　　这样打印出来肯定不行，但一页一页调整工作量又非常大，我们可以用下列方法很快调整整齐。单击“文件→页面设置”。（如图14）   　　在弹出的“页面设置”对话框中调整前上边距来实现，调整前的上边距为2厘米（如图15），调整后

4、的上边距为0．5厘米（如图16）   　　调整后的学生成绩通知单如图17。   　　运用Word的邮件合并功能，能把Excel表中的多个记录以不同的格式单个打印出来，方便又快捷，利用这一方法能做很多事，如打印信封、学生通知书等等。