集团档案室组建方案.doc

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1、关于****集团档案室组建方案一、档案室建立的意义档案室的建立在于收集、整理集团公司在地产开发经营活动中开发项目从项目准备阶段至项目竣工验收备案取得产权证各个环节的档案资料。是公司加强经营和管理、维护权利和利益、保持发展和稳定的可靠凭证与有力依据，是企业资产和生产要素的重要组成部分。为了加强和规范公司运管档案统一管理工作，避免公司档案资料的遗失，提高到公司档案的使用便捷性与利用率，使档案在公司发展过程中逐渐完善、信息化，为公司的长远发展提供参考与监督，结合工作实际，特制定出本方案。二、档案室建立的管理原则

2、和目标任务管理原则：以统一管理为原则，坚持资源整合和资源开发目标任务：按分步进行、逐步完善的原则，扎实开展档案室建立工作，使集团公司档案工作更加规范化、标准化，为公司的发展提供参考与便利三、工作计划（一）第一阶段1、档案室硬件设施建设，保障档案工作的顺利开展。2、构建档案管理的整体框架体系，并制定相应的规章制度及记录（公司档案管理制度、项目公司档案归档范围及要求、集团公司档案归档目录、集团公司档案入档交接记录、档案借阅记录、档案检查记录），作为开展工作的依据。内容包括：档案的收集、分类办法、编号办法、整理

3、规则、保管期限、移交、销毁等。3、成立档案管理的专兼职管理人员队伍，各分公司、项目公司紧密配合，做好档案的及时归档入库工作。4、建立集团公司档案室与各项目公司档案管理队伍的QQ群，及时有效的传递、共享资料信息。（二）第二阶段收集公司已完工项目资料进行入库上架。（三）第四阶段档案室的日常管理。依托前二个阶段对档案的分类入库，以及保证档案室工作顺利进行的制度的制定，为档案的日常管理提供了依据准则。此外，在此阶段穿插以上阶段的工作内容，使公司的档案管理不断完善，三个阶段相辅相成，加快公司档案管理的规范化、信息化

4、进程。四、工作措施（一）硬件设施的建设（根据公司实际情况另行拟定）（二）做好资料的收集、整理工作1、收集整理公司已完工项目档案资料，按时间、地区、项目、单位工程做粗略分类，并做好记录工作。2、收集各项目档案资料，做好文档的移交工作。具体工作参照《公司档案管理制度》、《集团公司档案归档目录》、等的相关规定操作。（三）各项目档案的归档入库工作做好资料的收集工作后，严格按照《公司档案分类表》和《档案保管年限界定表》对各类档案进行收集、归类、整理入库。（四）建立和完善档案建设的各类制度及记录。制定完善档案规范化建

5、设管理的基本制度，同时规范建立各类档案借阅、管理、登记、销毁等相关记录。（五）加强各项目公司间的协作配合，规范的完成档案的移交工作。备注：《公司档案归档目录》需根据公司开发项目所在地区建管部门要求结合实际情况另行拟定。项目公司档案归档范围及要求一、基本原则确保进入集团公司档案室的各项目档案资料的真实性、有效性、可追溯性。二、归档范围公司所投资开发的项目档案资料：建设工程准备阶段文件（项目立项批文、土地、规划、招投标文件、相关合同等）、施工单位竣工资料、监理单位资料，项目成本资料、项目产权证及相关资料。三、

6、归档要求以各项目公司为责任主体。各项目公司负责收集开发项目的建设工程准备阶段文件、施工单位竣工资料、监理单位资料，待项目竣工验收备案15个工作日内提交集团公司入档。项目产权证办理完成后15个工作日内提交集团公司入档。项目成本资料待咨询单位出具审计报告工程款付清后15个工作日内提交集团公司入档。四、归档目录1、建设工程准备阶段文件公司归档目录2、施工单位竣工资料归档目录3、监理单位资料归档目录4、成本资料归档目录备注：归档目录需根据公司开发项目所在地区建管部门要求结合实际情况另行拟定。关于项目公司档案资料检

7、查1、各项目公司根据档案要求对项目参建单位(施工单位、监理单位)根据工程施工进度或时间进行检查。2、集团公司不定期对各项目进行检查，检查过程中如发现相关问题，责任主体为项目公司.3、检查内容除了应交集团公司总部的相关资料外，安全管理、文明施工、市场行为资料也包含在检查内容中。4、建立相应奖惩制度（如公司在施工质量、安全生产、文明施工有相关制度可实施）。以上办法均为个人想法，还需根据公司实际情况修改、完善，请公司领导审阅！2014-2-24