撰写文字材料的方法和技巧.doc

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1、撰写文字材料的方法和技巧——关于撰写材料的五个问题张丽花（琼台师范高等专科学校中文系海口571100）摘要：本文主要以如何撰写文字材料为中心，着重讲述了关于撰写材料的五个问题，分别是：一、撰写材料有哪些基本步骤；二、怎样提高材料写作水平三、撰写材料通常要注意哪些问题；四、材料的结构怎样构建；五、怎样掌握提升材料质量的小窍门。关键词：材料基本步骤工作中我们有时要撰写一些文字材料，材料是一个通俗的泛称，通常指在办公或生活中涉及的文件、通知、电报、讲话等文体的总称，为了方便，下面叙述中把文字材料统一简称为材料。每种材料有各自的具体要求，但一般来说有以下几项基本要求：一要意图清楚，即说什么，

2、明确提出问题;二要结构合理，即怎么说，围绕问题怎么展开，提出解决问题的方案，有头有尾，有理有据，主次分明;三要语言流畅，即说得好，在前面的基础上，要把材料写得有声有色，回味无穷，切忌把材料弄得干巴巴的，倒人味口。材料的质量高低有时会左右工作落实，提高办公效率，甚至改变别人对你的印象。材料的好坏可以有高下之分：最基本的就是讲清楚，让人明白你在讲什么；再好点的就是讲到位，让人明白你讲的主题是什么，干净简练，该说的说，不该说的不说，不脱泥带水；最好的材料讲得美，不但让人明白你讲什么，而且引人入胜，如沐春风，别人爱看爱听，通过这篇材料学到了东西，得到启发。第一个问题：撰写材料有哪些基本步骤按

3、照撰写材料的顺序，一般可以分为七个主要步骤，即：把握方向、领会意图、理清思路、搭好框架、充实内容、修饰语言、反复校对。如同建房屋一样，把握方向相当于建房选址，领会意图如同确定房屋用途，理清思路相当于完成施工图纸，搭好框架相当于打好地基和建好整栋房屋的主体结构，充实内容如同彻好每个房间，修饰语言如同室内装修，反复校对就是在装修过程中不断修改。一、把握方向。方向比速度更重要。每个行业都有一定的规章制度和行文规范，特别是涉及到政治性问题尤其如此。撰写材料前一定要懂得国家法律和相关行业的规章制度，不能出现与文件和上级精神不符合的文字和语言。一般来说来，在把握方向上要做到合法、合理、合情。二、

4、领会意图。撰写材料都是为了说明-5-作者简介：张丽花（1981—），女，汉族，山东省东阿县。琼台师范高等专科学校中文系。主要研究方向：中国现当代文学。问题，这就涉及到领导和上级的工作意图。有些领导会明确说明讲哪几方面问题，这样相对来说容易把握。有些领导没有明确说明，或者由于时间关系没有完整的思路，这就需要撰写人自己揣摩领导意图，一般来说要根据领导的办事风格来揣摩，要符合该领导一贯的行文述事风格。由于大多数领导事务都比较繁忙，往往交代一件事情后有时会遗忘，这就需要主动向领导汇报，征询意见，防止在材料出现较大的偏差。三、理清思路。这是整个撰写材料的重心，需要占有整个撰写材料至少50％以上

5、的时间，由于每份材料的要求不一样，思路到底怎样展开需要具体而论，但有几点需要把握，一是要结构清楚。如材料分为几个问题，第一问题讲什么，第二个问题讲什么，清清楚楚，明明白白。二是要比例合适。什么是重点，什么是次重点，什么是修饰，重点部分应该浓墨重彩，着重阐述，次要部分一笔带过。如果人的身材比例不协调，头重脚轻，哪怕五官再端正，也会变成怪物。三是逻辑顺序正确。先讲什么，后讲什么，要有一定顺序。四、搭好框架。根据前面的思路，搭构好整个材料的框架，就和建房子是一样的，把每栋房屋比喻成材料的大点，一、二、三、四……，把房屋的每一层比喻成材料的次点，（一）、（二）、（三）、（四）……，把每个房间

6、比喻成小点，1、2、3、4……，依次类推，每栋房屋是什么用途，每层房屋是什么用途，每个房间是什么用途，这时要基本确定下来。需要说明的是，整个要点的语言结构力求相同，这样显得结构紧凑，思维缜密。五、充实内容。对每个要点充实适当的内容，所有的内容必须能够受要点的约束和领导，不能混淆，切忌出现以下几种情况：不能统领：要点不能完全概括所属内容；要点冲突：要点所表达的内涵与所属内容相互冲突；内容交叉：各要点内容互相交叉。要防上出现以上问题，主要还是要理清思路上做文章。六、修饰语言。唐代诗人贾岛为“僧推月下门”和“僧敲月下门”反复斟酌；也有“只为一个字，折断数径须”的典故；还有文章“三分靠写，七

7、分靠改”之说。房子建好了需要装修，材料写好了也得修饰。一看语言表达到不到位，二看语言通不通顺，三看语言精不精练，四看语言出不出彩。这里有个取巧的办法，就是把材料尽可能多给别人修改，“三人行必有我师”，换个人换条思路，材料经过多人修改后语言上一般比自己闭门造车要漏洞要少些。七、反复校对。这是文章最后一道工序，主要是防止出现错字、漏字，犯一些低级错误。试想，如果一份好材料质量再高，但出现几个错别字，就像吃一顿海鲜大餐快完才发现盘子里有个死苍蝇，那可是大倒味口，