文秘培训(精简版).ppt

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1、PowerPointTemplate把每一件简单的事做好就是不简单；把每一件平凡的事做好就是不平凡。培训内容第一节文秘职责第二节目标与计划第三节会议管理第四节公文拟写与处理第五节办公软件应用第六节日常事务管理文秘职责（关键词：沟通、协助）第一节、文秘职责文秘职责一、目标与计划二、协助管理三、日常事务工作内容：协助完成年度分项目标编制和完成年度、月度、三天准备工作计划等各项计划，报部门负责人审核计划变更的起草、报告和协助更改协助计划实施的监督、检查、报告工作内容：文件的收发、报告的报批、存档；中心文件的编写、打印、下发、整理和归档

2、会议的通知、记录、纪要的编写、收集、整理和归档，并对执行情况进行检查、报告本部门各项数据的统计与上报本部门考勤管理本部门办公用品管理工作内容：协助部门负责人完成本部门的定岗定编协助部门负责人完成岗位职责的划分与人员考核协助部门负责人完善制度与流程文秘职责（关键词：沟通、协助）第二节、目标与计划目标与计划（关键词：明确、协助）岗位职责介绍（关键词：沟通、协助）什么是目标？目标：是个人、部门或整个组织所期望的成果。目标管理：是用系统的方法，将庞大复杂的事情和行为，整理为关键性的可控制目标的管理活动，激励所属成员高效实现组织目标的方法

3、。制定目标时的注意事项？1、清晰原则，2、科学合理3、时间期限4、落实目标并温习5、目标视觉化6、设定详细的计划7、坚持执行并不断检查目标与计划（关键词：沟通、协助）什么是计划？计划是公司或部门在一定时期内,为了完成某项任务，事先制订的明确具体的行动安排,包括对数量和质量的要求,对时间的限定,对完成任务所采取的措施等。计划工作的任务和内容计划常用的三种结构是：文章式、表格式、时间轴式。编制计划要回答的三个问题是：做什么、谁做、何时做。目标与计划（关键词：沟通、协助）目标与计划（关键词：沟通、协助）计划必须是书面文件，必须规范，严

4、格按照公司《文件标准化管理规定》的各项要求进行编写，书面计划包括的内容有：标题，编制时间，序号，项目，内容，起止时间，责任部门（人），备注，编制，审核，过程。第三节、会议管理会议管理（关键词：目标、协作、落实）会议管理（关键词：目标、协作、落实）定义功能要求认识会议的功能会议是由一些相关的，经选择的人员参加，他们需贡献自己的才智，讨论与他们的兴趣和工作相关的问题，并形成一定的决定。提供信息收集信息解决问题宣传政策培育训练会议管理（关键词：目标、协作、落实）做好会议的记录工作会议记录人员应具备的职业素质：反应快——对问题

5、迅速做出反应书写速度快知识面广——对专业术语有所反应记忆力强——记住发言者所说的前因后果组织能力强倾听能力强总结能力强会议管理（关键词：目标、协作、落实）会议记录的内容：（1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；（2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；（3）权威人士或代表人物的言论；（4）会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；（5）会议已议决的或议而未决的事项；（6）对会议产生较大影响的其他言论或活动。如何快速记录会议内容1、剔除无关紧要的讲话内容2、剔除无关紧要的句子成分（延缓性、修饰性）3、搁置自己可以回

6、忆的内容（理论、故事）4、搁置自己可以查询的内容（政策、数据）5、搁置自己可以推测的内容宁断毋拖、宁疑毋缺、宁缺毋错第四节、公文拟写与处理公文写作（关键词：简明、准确、实用）通用公文(正式、内部)专用公文按行文（传递）方向上行公文下行公文平行公文按形成、使用领域分类公文的分类公文拟写与处理（关键词：简明、准确、实用）1．正式通用公文：各机关单位在公务活动中普遍使用的正式文种。具有法定性、规范性和通用性。2.内部通用公文：企业内部通行使用，具有复杂性、内部性和灵活性。3．专用公文：专业部门在专门业务工作范围内、或各机关在履行自身专

7、门职能或业务工作中使用的公文，具有专门性和限制性。4．上行公文：指下级机关向上级领导机关汇报工作、反映情况、请示问题时使用的公文。上行公文有两种：报告和请示。但函有时也用作上行文,如向上级咨询问题或请求答复问题的函。5．平行公文：指平级机关或不相隶属机关之间相互商洽工作、在互通情况、协调关系时使用的公文。平行公文有两种：函和议案。函在一般情况下属于平行文，即平级机关往来的函。但作为上级机关答复下级机关的复函或发给下级机关讨论的议案属于下行文。下级机关向上呈送的函属于上行文。6．下行公文：下行公文是指上级机关对下级机关制发的，用以

8、发布和传达方针、政策，安排和部署工作等情况使用的公文。国务院办公厅规定的13种公文中，下行公文有9种，即命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、批复、意见、会议纪要。公文拟写与处理（关键词：简明、准确、实用）明确发文主旨收集有关资料拟出题纲，安排结构落笔起草，