上海电脑培训班——办公自动化基础知识.ppt

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1、第一章办公自动化基础知识第一节办公自动化概述第二节常用办公自动化硬件设备第三节常用办公自动化软件简介习题一信息技术的发展推动了整个社会的信息化进程，并改变了传统的办公模式。计算机、打印机、复印机等办公设备的出现，更使得办公自动化的程度越来越高，这就需要办公人员掌握办公自动化相应的操作技能，才能胜任现代化办公，逐步提高工作效率。第一节办公自动化概述一、办公自动化的概念办公自动化的概念源于20世纪60年代初的美国等西方发达国家。20世纪70年代，美国麻省理工学院教授M.C.Zisman为处于萌芽状态的办公自动化做出了如下定义：办公自动化就是将计算机技术、通信技术

2、、系统及行为科学应用于传统的数据处理当中，以处理较复杂、数量庞大且结构不明确的包括非数值型信息的办公事务的一项综合技术。在20世纪80年代，国务院电子振兴办办公自动化专家会议对办公自动化做出了如下定义：办公自动化就是利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人－机信息处理系统。办公自动化的目的是尽可能充分地利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量，辅助决策，获取更好的效果以达到既定目标。一个完整的办公自动化系统包括信息采集、信息加工、信息传输、信息保存4个基本环节，其核心任务是为各领域不同

3、层次的办公人员提供所需信息。同时，日本的人工智能专家渡部和先生对办公自动化的概念做出了具有哲理性的解释，他对办公自动化的定义如下：凡能够清楚地设置其指标的业务属于工厂型的事务，将来应由办公室机器人来处理。办公自动化的目标应是提高工人们在办公室中的工作效率，使办公活动更加人性化。这就意味着在办公系统中，人的活动集中于办公业务的核心部分，而这些活动无论科学多发达都不能完全由机器来取代。二、办公自动化的优点在实际的办公活动中，借助于各种办公软件和现代化办公设备，可以实现收发文管理、会议管理、远程办公、浏览信息、信息交流等功能，从而提高工作效率，使各种办公活动高效、

4、方便、快捷、顺利地进行。　　目前，常用的办公自动化软件都具有其各自的功能模块，这些模块所实现的功能实际上就是办公自动化的优点，概括起来主要包括以下几个方面：（1）网络服务模块：提供电子邮件、电子公告、电子论坛等功能，为用户创建方便快捷的信息传送和交流的平台。　　（2）信息发布模块：用户可以根据自身的需要定制网站，对外部以及内部发布各种信息。　　（3）日常工作模块：用户可以使用该模块中的任务提示、工作计划和日程安排等功能，安排管理日常工作。（4）行政管理模块：用户可以使用该模块中的会议管理、员工档案、考勤、档案管理等功能为行政管理提供帮助。　　（5）后

5、勤管理模块：用户可以使用该模块中的制度查询、学习培训、用餐及车辆预定等功能，减轻后勤工作者的负担。　　（6）系统管理模块：可用于管理本系统的工作人员、用户组、权限以及系统维护等工作。在现代化办公活动中，离不开计算机、打印机、复印机、传真机、扫描仪、数码相机等办公设备的使用，借助于这些设备，可在减轻工作强度的同时较大地提高工作效率。一、计算机计算机的出现，使科学技术得到了飞跃性的发展。在现代化社会中，计算机已广泛应用于人类社会的各个方面，它已经成为人们不可缺少的好帮手。第二节常用办公自动化硬件设备计算机之所以能够得到广泛的应用，这与它自身的众多优点是分不开的

6、，其优点主要包括以下几个方面：　　（1）运算速度快。运算速度快是计算机最显著的特点，目前最快的巨型机计算速度可达到每秒上百亿次。　　（2）计算精度高。计算机一般的有效数字都有十几位，有些计算机的精度甚至达到上百位有效数字，这在精密的科学计算中是非常有用的。（3）存储容量大。计算机具有强大的数据存储能力，通过计算机的存储器可以将原始数据、中间结果以及运算指令等存储起来以备计算机调用。随着计算机存储容量的不断增大，可存储记忆的信息量也越来越大。（4）判断能力强。计算机除了具有高速、高精度的计算能力外，还具有对文字、符号、数字等进行逻辑推理和判断的能力。人工智

7、能机的出现将进一步提高其推理、判断、思维、学习、记忆与积累的能力，从而可以代替人脑更多的功能。　　（5）办公自动化。计算机的内部操作是按照人们事先编好的程序自动进行的。只要将程序输入计算机，它就会自动按照程序规定的步骤来完成预定的任务，而不需要人工干预，而且通用性很强，是现代化、自动化、信息化的基本技术手段。（6）可靠性强。随着科学技术的不断发展，电子技术也发生着很大的变化，电子器件的可靠性也越来越高。在计算机的设计过程中，通过采用新的结构可以使其具有更高的可靠性。　　正因为计算机具有以上众多特点，所以被广泛应用于科学计算、数据处理、自动控制、辅助设计、

8、网络通信以及人工智能等领域。如图1.2.1所示即为常