Excel 制表规范及技术.ppt

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1、Excel辦公技能提高系列課程一吳俊芳FaeryJ.F.Wu/CEN/FOXCONN200804Excel常用製表技術講義大綱DHPGExcel制表基本規范設置網格線與凍結窗格格式刷的應用驗證清單簡化輸入篩選的自定義功能排序的擴展使用表頭常用統計函數Subtotal函數說明自學函數應用分組與隱藏選擇性粘貼的巧用格式化條件的妙用超鏈接的多種運用列印頁面設置表格保護的多種實現方式FaeryJ.F.Wu/CEN/FOXCONN2Excel常用制表技朮DHPGExcel制表基本規范標題表格必須有主旨明確的標題定期更新的文檔,標題中的日期與文字主題分開以便更新更新日期在標題下一行用Update或

2、Cutoff標明更新日期采用月/日/年樣式,在單元格格式中用自定義方式設定(mm/dd/yy)表頭顏色首選鵝黃色,該顏色需從儲存格格式中選擇.如表頭需多種顏色標識可采用淺藍,淺綠或淺紫.表頭建議采用淺色的原因是顏色過深在影響列印后的顯示效果.表頭中文字應采用水平置中顯示,垂直方向可置中或靠下文字應用較大字體加粗以突出重點.通常比標題小兩號,比正文大兩號.可依需要調整.格線表格應將預設的格線刪去使版面整潔步驟﹕工具-->選項-->檢視-->去掉格線勾選項凍結窗格當表格內容超過一頁時為方便閱覽應將表頭進行凍結步驟﹕視窗-->凍結窗格FaeryJ.F.Wu/CEN/FOXCONN3Excel

3、常用制表技朮DHPGExcel制表基本規范文字英文建議采用Arial或TimesNewRoman字體.這兩種字體在顯示數字時較美觀.同等字號Arial字型比較寬.中文正文采用新細明體,標題采用楷體或新細明體加粗表格中同時采用中文和英文字體時可先全選頁面設置中文再設置英文數字數字及貨幣金額應采用靠右排列以便比較.如果數字不大可根據實際需要置中.數字一律應采用千分號區隔.在管理性報表中一般不需保留小數位.需精確數字時可根據需要設定.負數采用紅色代括號形式以突出,因為負號在中文顯示中較不明顯.列印版面設置表格最左側保留一列,以免漏設邊框.表格在設計好后需調整好列印比例和垂直水平置中以便使用者

4、列印.步驟﹕檔案-->預覽列印-->設置-->縮放比例/或自動調整為一整頁頁面采用標准模式,以免出現分頁預覽中的“第1頁”等水印影響閱讀頁腳設置文檔標題和索引靠左頁碼和總頁數置中日期和時間靠右FaeryJ.F.Wu/CEN/FOXCONN4Excel常用制表技朮DHPGExcel制表基本規范列印版面設置列印內容超出一頁時,應設定列印標題列步驟﹕檢視-->頁首及頁尾-->工作表-->在列印標題中選擇需列印的標題范圍-->確定進度表示字體顏色黑色為常用顏色,本頁內使用的公式單元也用黑色表示(當數據變更時不需要改變)藍色為可手動輸入數據或需要隨時修改的內容深紅色為跨頁引用數據的公式等無須手工

5、修改內容FaeryJ.F.Wu/CEN/FOXCONN5Excel常用制表技朮設置网格線與凍結窗格取消默認網格線步驟:工具選項視圖把網格線的鉤去掉讓標題和表頭始終在頁面上方顯示步驟:窗口凍結窗格回目錄格式刷的應用雙擊格式刷批量修改格式單擊格式刷每次刷完後，格式刷就變成不可用了。如果希望重複複製格式，就要不停地重複上述過程。通過雙擊格式刷，可以將選定格式複製到多個不連續位置。FaeryJ.F.Wu/CEN/FOXCONN6Excel常用制表技朮篩選的自定義功能自定義篩選資料→篩選→自動篩選→自定義高階篩選參考實例2篩選唯一值步驟:資料→篩選→高階篩選在原有區域中篩選選擇篩選結果的

6、輸出方式在選擇不重複的記錄選項上打勾確定完成在選定區域中顯示篩選結果回目錄驗證清單規范和簡化輸入參考實例1首先將預設的清單內容放置在標題以上的行中,設置好后方便隱藏.選中要設置下拉菜單的單元格或區域步驟:數據驗証清單框選預設的清單內容區域確定FaeryJ.F.Wu/CEN/FOXCONN7Excel常用制表技朮排序的擴展使用循欄排序步驟:排序選擇排序關鍵字循列排序參考實例3步驟:排序選項循列排序回目錄FaeryJ.F.Wu/CEN/FOXCONN8Excel常用制表技朮表頭常用統計函數SubtotalSUBTOTAL(function_num,ref1,ref2,...)

7、參考實例4該函數的優點是可以與篩選結合使用,計數更靈活.SUBTOTAL(３,ref1,ref2,...)計算清單或資料庫中符合指定條件之非空白儲存格的個數。作用相當于COUNTA函數.SUBTOTAL(９,ref1,ref2,...)計算一個清單中所有數的總和。作用相當于SUM函數.回目錄函數說明自學函數應用插入函數函數說明可以輸入所需要的功能查找相應函數,通過函數說明中的參數介紹和應用實例,可幫助自學.FaeryJ.F.Wu/CEN/F