发送邮件应注意事项.doc

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1、各位同事:   以下整理一些邮件注意事项,尤其请注意加粗红色字段,有需要的同事可以自我检查提高邮件处理能力,尤其是注意邮件泄密和基本礼仪方面的. 一主题1．尽量不要空白标题2．标题要简短，不宜冗长，  能真反映文章的内容和重要性.3．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理4．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RERE一大串。二称呼与问候1． 恰当地称呼收件者，拿捏尺度     邮件的开头要称呼主收件人,也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。     如果对方有职务，应按职

2、务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x**”称呼，但要把性别先搞清楚。     2． Email开头结尾最好要有问候语     最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个BestRegards，     中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。三正文1.Email正文要简明扼要，行文通顺   Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。   正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮

3、件，千万不要学唐僧。2.注意Email的论述语气   根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。    尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观,保持就事论事的态度。3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。   如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。4.一次邮件交待完整信息   最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什

4、么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查   这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开;如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。   在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。6. 合理提示重要信息   不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述   对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字

5、形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述。四 语言的选择和汉字编码1. 只在必要的时候才使用英文邮件   英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件   如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解

6、水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。4.选择便于阅度的字号和字体   中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字等标准字体。五 结尾签名   每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。1. 签名信息不宜过多   电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。  引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的

7、，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。2.不要只用一个签名档    对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。六回复技巧1.及时回复Email收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他    人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的