Excel数据分类汇总满足多种数据整理需求.pdf

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1、Excel数据分类汇总满足多种数据整理需求图1所示是我们日常工作中经常接触到Excel二维数据表格，我们经常需要通过需要根据表中某列数据字段(如“工程类型”)对数据进行分类汇总。下面我们针对三种不同的分类汇总需求，为大家介绍不同的解决方案。这三种需求分别是：既想分类汇总又想分类打印、不想分类打印只是想随时查看各类数据的明细和统计情况、不想打乱正常的流水式数据表格的数据顺序而是想随时查看各类数据的统计结果(此处假定将统计结果保存在另外一个工作表中)。2003年竣工工程一览表序号工程名称建设单位施工单位工程类型面积平

2、米造价备案日期备注72号住宅楼B开发公司CC建筑公司经济住宅52202152004-1-2283号住宅楼B开发公司CC建筑公司商品住宅25471142004-1-2294号住宅楼B开发公司AA建筑公司商品住宅2820902004-1-22105号住宅楼B开发公司AA建筑公司商品住宅2404922004-1-22116号住宅楼B开发公司AA建筑公司商品住宅2404922004-1-2212A厂1号车间A厂DD建筑公司工业厂房1920992004-1-2213A厂2号车间A厂DD建筑公司工业厂房2130902004-

3、1-22图1需求一、既想分类汇总，又想分类打印解决方案：直接利用Excel内置的“分类汇总”功能来实现。1、选中工程类型列的任意一个单元格，按一下“常用”工具栏上的“升序排序”或“降序排序”按钮，对数据进行一下排序。注意：使用“分类汇总”功能时，一定要按分类对象进行排序！2、执行“数据→分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框（如图2）。图23、将“分类字段”设置为“工程类型”；“汇总方式”设置为“求和”；“选定汇总项”为“面积”和“造价”；再选中“每组数据分页”选项。最后，确定返回。4、分类汇总完成（图3是“综合

4、办公”类的打印预览结果）。图3需求二、不想分类打印，只是想随时查看各类数据的明细和统计情况解决方案：利用Excel自身的“自动筛选”功能来实现。1、任意选中数据表格中的某个单元格，执行“数据→筛选→自动筛选”命令，进入“自动筛选”状态。2、分别选中F203、G203单元格（此处假定表格中共有200条数据），输入公式：=SUBTOTAL(9,F3:F202)和=SUBTOTAL(9,G3:G202)。小提示：此函数有一个特殊的功能，就是后面进行自动筛选后，被隐藏行的数据不会被统计到其中，达到分类统计的目的。3、以后

5、需要随时查看某类（如“经济住宅”）数据的明细和统计情况时，点击“工程类型”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中（如图4）即可。图4需求三、如果我们不想打乱正常的流水式数据表格的数据顺序，而是想随时查看各类数据的统计结果（此处假定将统计结果保存在另外一个工作表中）解决方案：利用Excel的函数来实现。1、切换到Sheet2工作表中，仿照图5的样式，制作好一个统计表格。2、分别选中B3、C3、D3单元格，输入公式：=COUNTIF(Sheet1!$E$3:$E$202,A3)（这一公式的意思是计算工作簿Sheet1

6、中在E3到E202这200个单元格中，有多少个单元格中的数值与A3单元格的数值相同）、=SUMIF(Sheet1!$E$3:$E$202,A3,Sheet1!$F$3:$F$202)(这一公式的意思是计算工作簿Sheet1中E3到E202这200个单元格里与A3单元格的数值相同对F3到F202的和)、=SUMIF(Sheet1!$E$3:$E$202,A3,Sheet1!$G$3:$G$202)。SUMIF在EXCEL中一个求和的函数，具体用法如下：SUMIF用途：根据指定条件对若干单元格、区域或引用求和。语法：

7、SUMIF(range，criteria，sum_range)参数：Range为用于条件判断的单元格区域，Criteria是由数字、逻辑表达式等组成的判定条件，Sum_range为需要求和的单元格、区域或引用。实例：某单位统计工资报表中职称为“中级”的员工工资总额。假设工资总额存放在工作表的F列，员工职称存放在工作表B列。则公式为“=SUMIF(B1:B1000，"中级"，F1:F1000)”，其中“B1:B1000”为提供逻辑判断依据的单元格区域，"中级"为判断条件，就是仅仅统计B1:B1000区域中职称为“中

8、级”的单元格，F1:F1000为实际求和的单元格区域。3、同时选中B3、C3、D3单元格，将鼠标移至D3单元格右下角成细十字线状时，按住左键向下拖拉至D10单元格，将上述公式复制至B4至D10单元格区域中。4、选中B11单元格，输入公式：=SUM(B3:B10)，并仿照上面的操作，将此公式复制到C11和D11单元格中。确认以后，各项统计数据即刻呈现在我们的面前（如图5）。