图解Excel打印技巧.ppt

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1、图解Excel超实用打印技巧打印表格是很多朋友在工作中常常要面临的任务，这里我们通过实例图解的方式向大家提供一些Excel中实用的打印技巧。　　仔细学习并使用这些技巧，可以使我们能更加得心应手地完成工作中的各种打印任务。学习目标：一、在每一页上都打印行标题或列标题二、只打印工作表的特定区域三、将数据缩印在一页内四、将报表打印在指定的几页内五、打印设定的工作表背景六、打印工作表中的零值七、不打印工作中的错误值八、打印出工作表中的公式1一、在每一页上都打印行标题或列标题(1)在Excel工作表中，第一行通常存放这各个字段的名称，如“客户资料表”中的“客户姓名”、“服务帐号”、“公司名称”等等，我

2、们把这行数据称为标题行(标题列依此类推)。当工作表的数据过多超过一页时，打印出来只有第一页有行标题，这样阅读起来不太方便。用下面方法可以让每一页都打印行标题：进入要打印的工作表，选择菜单“文件→页面设置”命令，在弹出的对话框中选择“工作表”选项卡，然后单击“打印标题”区“顶端标题行”文本区右端的按钮，对话框缩小为一行，并返回Excel编辑界面，用鼠标单击一下标题行所在的位置(图1)，再单击回车即可。2一、在每一页上都打印行标题或列标题(2)这时对话框恢复原状，可以看到“顶端标题行”文本框中出现了刚才选择的标题行(图2)，核对无误后单击“确定”完成设置。以后打印出来的该工作表的每一页都会出现行标

3、题了。说明：列标题的设置可仿照操作。若需要要打印工作表的行号和列标(行号即为标识每行的数字，列标为标识每列的字母)，勾选“打印”区的“行号列标”复选框即可。3二、只打印工作表的特定区域(1)在实际的工作中，我们并不总是要打印整个工作表，而可能只是特定的区域，那么应该如何设置呢？请跟着下面的方法进行。(一)、打印特定的一个区域如果需要打印工作表中特定的一个区域有下面两种方法。方法1：先选择需要打印的工作表区域，然后选择菜单“文件→打印”命令，在弹出的“打印内容”对话框的“打印内容”区，勾选“选定区域”单选框(图3)，再单击“确定”即可。4二、只打印工作表的特定区域(2)方法2：进入需要打印的工作

4、表，选择菜单“视图→分页预览”命令，然后选中需要打印的工作表区域，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“设置打印区域”命令即可(图4)。　　说明：方法1适用于偶尔打印的情形，打印完成后Excel不会“记住”这个区域。而方法2则适用于老是要打印该工作表中该区域的情形，因为打印完成后Execl会记住这个区域，下次执行打印任务时还会打印这个区域。除非你选择菜单“文件→打印区域→取消打印区域”命令，让Excel取消这个打印区域。5二、只打印工作表的特定区域(3)(二)、打印特定的几个区域如果要打印特定的几个区域，和上面的方法对应，也有两种方法。方法1：开始时，按住Ctrl键，同时选中要打印的几个区域，后

5、面的操作与上面的方法1相同。方法2：在分页预览视图下，用前面方法2介绍的方法设置好一个打印区域后，再选择要打印的第二个区域，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“添加到打印区域”命令即可(图5)。用同样的方法设置其它需要打印的区域。说明：用方法2设置的打印区域，Excel会一丝不苟地把它记下来。要取消这些设置，执行菜单“文件→打印区域→取消打印区域”命令即可。6三、将数据缩印在一页纸内（1）这个技巧主要运用于如下的情形：1、当数据内容超过一页宽时，Excel总是先打印左半部分，把右半部分单独放在后面的新页中，但是右半部分数据并不多，可能就是一两列。2、当数据内容超过一页高时，Excel总是先打印前

6、面部分，把超出的部分放在后面的新页中，但是超出的部分并不多，可能就是一两行。上面的情况不论是单独出现或同时出现，如果不进行调整就直接进行打印，那么效果肯定不能令人满意的，而且还挺浪费纸张。下面我们提出两种常用的调整方法。(一)、通过“分页预览”视图调整进入需要调整的工作表，选择菜单“视图→分页预览”命令，进入“分页预览”视图(图6)。7三、将数据缩印在一页纸内（2）从图6中可以看到F列和G列之间有一条蓝色虚线，这条线就是垂直分页符，它右边的部分就是超出一页宽的部分，下面我们把它和左面部分一起放在同一页宽内。将鼠标指针移至F列和G列之间的蓝色虚线处，鼠标指针变为左右双箭头(图7)，这时按住鼠标左

7、键，拖拉至G列右边缘处放开即可。8三、将数据缩印在一页纸内（3）调整后的效果如图8所示，可以看到原来的蓝色虚线与G列边缘的蓝色实线重合，表示垂直分页符被重新设定，这样原来超出的G列数据就可以被打印在同一页宽内。水平分页符的设定方法完全一致，可以仿照操作。9三、将数据缩印在一页纸内（4）(二)、通过“页面设置”对话框调整通过“页面设置”对话框调整也相当方便。进入需要调整的工作表，选择菜单“文件→页面