优秀秘书应该具备的条件.ppt

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1、秘书应具备的基本条件教学策划教学目标：１、了解秘书任职应有的技术资格２、了解秘书任职应有的非技术资格3、了解秘书任职的一般要求教学重点：秘书应具有的素质、修养教学难点：灵活地掌握秘书任职应有的技术资格和非技术资格，较好地完成秘书工作秘书在现代企业中的位置图一、秘书任职的技术资格1、受教育程度2、专业技能3、工作经历知识是基础；智力是知识的结晶；能力是知识和智力的最终体现和归宿。１、受教育程度（智能素养）1）秘书的知识结构：（通才型）知识积累：①基础知识②专业知识③行业知识④相关知识⑤工具性知识（1）专与博的兼容性。（2）广泛的适

2、应性。（3）强健的再生性。2）秘书的智力结构智力是赖以吸取外界知识的能力，包括：①观察力②注意力③记忆力④思维力⑤想象力２、专业技能（才干素养）（重点）1）较强的写作能力（阅读概括能力）2）精明的办事能力①听知领悟能力②口头表达能力③灵活应变能力④沟通与交际能力⑤组织协调能力⑥分析判断能力⑦商业运作能力⑧超前预测能力（秘书辅助领导：跟踪适应、同步适应、超前适应）独立办事能力、策划与决策能力3）熟练的操作能力提高商业运作能力遵循“一个原则”（商业游戏规则：“成本+利润=报价”）做好“三类事情”（1、能够为公司带来新生意、增加营业额

3、的事情；2、能够维持现有状况及巩固已有客户的事情；3、必须要做但对企业没有直接利益的事情。在第一类事情没有做好之前，决不做第二类事情。）做到“五个是否”（1、是否提供满意的服务；2、是否向客户索取电话、名字，取得进一步联系的理由意愿；3、是否在客户拒绝后继续用其他办法保持联系；4、是否清楚、准确地表达客户的要求；5、是否能让客户为你介绍新的业务或新的客户。）同时，职业秘书要具备商业敏感性，判断项目的真伪或可行性。3、工作经历（工作经验）一是为人处世的经验，又称社会经验；二是长期从事某一职业的工作经验，也称为专业经验。全美秘书协会

4、《章程》对秘书人员的要求要象心理学家一样善于洞察别人的心灵；要象文学家一样善于驾驶文字；要象政治家一样有灵敏的头脑；要象外交家一样有潇洒的风度；要有灵活运用各种办公自动化机器的能力;……以美国为代表的西方国家为联合国秘书长选定了协定的条件：具有领导、筹划和组织众多国家职员的管理能力，能流利使用联合国两种的工作语言，具有作为领导人物感人的魅力和有沟通人际交流思想的能力。二、秘书任职的非技术资格秘书应有的职业素养：1）角色意识。2）服务意识。3）勤奋意识。二、秘书任职的非技术资格1（一）秘书的心理素质秘书的心理健康是指秘书个体能以良

5、好的心理状态适应职业活动的环境。1、秘书的气质特点：秘书的气质是指一个秘书比较稳定的心理活动的动力特征，可理解为“脾气”、“秉性”、“性情”。①胆汁质②多血质③粘液质④抑郁质多血质的秘书－－主动灵活，交际能力强，但缺乏持续性，兴趣易转移；胆汁质的秘书－－热情、认真、果断，但感情容易冲动，影响工作的开展；粘液质的秘书－－遇事沉着冷静，长于实干，稳定性强，但往往反应较慢，动作迟缓；抑郁质的秘书－－敏感心细，一丝不苟，但性情易孤僻，优柔寡断。秘书人员应根据职业特点和自身状况，自觉重视和加强气质修养，克服不良的气质倾向，培养良好的气质品

6、格，都可以成为合格的秘书工作者。思考：请分析自己属于哪种气质类型?假如要胜任办公室工作得注意什么?二、秘书任职的非技术资格22、秘书的性格要求秘书的性格是秘书对现实稳定的态度以及与之相适应的习惯化的行为方式。有人说：秘书的职业性格无疑是人类为了生存和发展所设定的职业类型中最为优秀的性格，近乎完美的品质。拥有这样性格的人是引人注目，值得欣赏和赞叹的。秘书的性格、品质（重点）①开朗②敏捷③稳健④坚毅⑤幽默⑥自制⑦合作⑧自信⑨勤快⑩整齐正直、善良，热忱、温和，豁达、宽容，缜密、内敛，诚实、上进心等。【技能训练】［自测］1“我是否适合

7、办公室工作”在小组内进行自我剖析，找出自己的性格优势和劣势，找出差距，制定自己今后训练的重点。提示1．对照办公室工作职业意识，分析自己：我身上的优点有哪些?至少找出五条。（这些是需要保持的，也是你将来胜任工作的信心支撑源泉。）2．自己身上的缺点有哪些?至少找出三条。你准备怎样改进?二、秘书任职的非技术资格33、秘书的心理调适（1）秘书的心理障碍常有：嫉妒心理孤僻心理压抑心理依赖心理焦虑心理厌烦心理羞怯心理自负和自卑心理二、秘书任职的非技术资格4（2）秘书心理调适的方法：①博览群书，开阔胸襟。②培养广泛兴趣，丰富业余生活。③善于反

8、省，自我调适。④倾诉、宣泄、调节情绪。⑤增强自信心，科学安排工作。⑥培养自己的交往能力，充分发挥自己的主观能动性。二、秘书任职的非技术资格5（二）思想素质（政治素养）良好的政治素养；强烈的事业心；较高的理论政策水平；实事求是的思想作风；淡泊明志，乐于奉献；踏实细