企业业务支持部工作进程汇总.doc

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1、业务支持部工作流程汇编目录传真发送流程图1会议室、洽谈室工作流程2电话接听工作流程6发送信件工作流程1传真件收取流程图2来宾接待工作流程4名片制作流程图6生日礼品发放流程7信函收取工作流程2卫生、保洁管理流程8办公家具维修调整流程9办公区调整流程（办公区及公位）10电话维修流程11电力设施维护维修流程12员工午餐管理流程13安全保卫工作流程14购置流程15临时培训、开发环境搭建流程16绿化、饮水管理工作流程17外埠员工、客户住宿申办流程18办公家具申购流程19携物物出门审查流程20用电设施维护流程21传真发送流程图开

2、始急件！机密！CEO！《传真发送工作规定》确认、分类确认后先发送市内长途按来件顺序发送登记长途登记发送签字、确认原件是否保存YN保存/归还当事人归还当事人/销毁费用汇总、分摊、上报结束传真件收取流程图开始《传真收件工作规定》可根据内容判断收到传真，判断是否有收件人名。NYYN盖章、登记送各部门判别Y急件分部门放置于文件分类架中机密件CEO立刻！每15分钟一次N送相关部门接口人或当事人签收费用统计、分摊、汇总上报结束登记、编号说明情况存档分部门放置于暂放加发送信件工作流程发送结束N需求发生办理发送登记需求分类发送登记本

3、1、EMS2、市内速递3、挂号函4、平信5、包裹1、本市件2、外埠件3、国际件需求人确认需求有误重新填写分检封装检查无误联系发送补充封装材料费用统计报费用核对员每月分摊表留档查看1、部门确认2、每月25号汇总3、负责分摊表Y《信件收发管理规定》信函收取工作流程收取信件发生分检收发信件管理规定1、EMS2、市内速递3、挂号函4、包裹单5、汇款单核对1、收件地址2、收件人Y办理退信手续有误N检验无误分类登记投送接收人签字收件登记本收取结束电话接听工作流程NY迅速转接二次转接转接完成恢复待命礼貌谢绝1、员工语音信箱2、代为

4、转达联系方式来电发生结束前台接听辨别需求是否正当被访问人暂离座位位《前台接听程序规范》无人接听电话记录来宾接待工作流程来访需求问明需求是否正当，作出反应来宾接待程序规范保卫人员协助阻拦NY电话联系被访问者礼貌请其离去需在休息区会见参观拍照需求N请示领导批准放行Y需要进入办公区办理登记发放来宾卡保卫人员视卡放行访问结束请来宾在休息区等候会见完毕目送客人离去访问结束办理登记发放来宾卡保卫人员视卡放行有关部门员工全程跟随来宾登记本会议室、洽谈室工作流程开始通知申请部门暂时无法满足，建议重新安排部门申请、预定NＹ会务登记：部

5、门、时间、人数、所需服务布置会场，服务准备在会务情况一览板上标出“已预定”“使用时间未延长时间延长在会务情况一览表上标出“使用”提前30分钟通知会务人员通知会务人员更改会务登记表通知卫生人员清扫在会务情况一览表上标出“空闲”会务人员通知下一个单位重新安排会议预定结束名片制作流程图员工将人名及相关信息交至部门秘书秘书检查是否正确正确有误退回更改NY秘书将人名及相关信息交至行政管理员管理员检查是否有误退回更改YN传真至印刷厂N电话询问及确定时间底样分部门存档电告有关部门查收名片检查是否有误印方有误供稿有误退回重印通知部门

6、更改送达部门签收N电告有关部门送达员工手中（科贸及希格玛）登记员工生日结束签字登记记录意见领导签字撰写生日卡生日礼品发放流程协助购买或补充更改卫生、保洁管理流程开始每日检查有记录发现问题现场纠正当时解决不能现场解决问题立即通知保洁公司协商解决经常出现问题，多次协商不能解决更换保洁员更换保洁公司每月工作情况同保洁公司负责人交换意见使办公区保洁用品带到公司整体要求结束检查记录办公家具维修调整流程开始接到维修、调整申请现场检查并对问题进行判断小修立即解决问题较大需专业修理回应解决方案及承诺时间部门确认方案和费用认可不认可联

7、系厂家或维修人员维修、调整到位部门验收结果费用分摊至使用部门追踪结果征求用户意见满意不满意结束办公区调整流程（办公区及公位）开始部门提出需求，填写需求报告事业部总经理批准物业支持部提出方案可以解决暂时无法解决使用部门确认方案部门验收所发生费用分摊至部门一周内询查征求意见有意见无意见调整修改结束电话维修流程定期检查巡视，每天一次员工报修发现问题及时修理当日给予答复，小修当日解决设备报废转资产管理部办理结果通知部门开始通讯维护《通讯系统维护管理办法》一天不能解决的问题须做出书面报告提交报告申请费用未批准领导批准实施维修费

8、用，公共部分摊入所在区域部门，部门区域内摊入所在部门作分摊表部门签字确认询查维修后效果结束验收部门需求24小时内予以答复大修当日提出解决方案急修24小时解决小修当日解决查找问题、确定方案每日巡检，发现问题或部门报修开始电力设施维护维修流程合格不合格通知有关人员验收、使用费用分摊至使用部门小修当月分摊、部门专项费用一次记入部门、公共费用按所在办公