excel MsQuery教程.doc

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1、Excel MsQuery教程在Excel中有很多隐藏的好东西，MicrosoftQuery工具就是其中一个，它能让我们在似乎走投无路的时候，却又绝境逢生……11.1  MicrosoftQuery介绍熟悉Excel中Vlookup函数的人都知道，Excel可以把另外一个数据表中的某列数据提取到当前数据表，相当于我们查字典的功能（如果你还不是很熟悉Vlookup函数可以参见本书4.2节的内容）。但是Vlookup函数应用有很多局限，其中之一就是很难处理两个表格之间的“一对多”关系。有如下图所示的两个表格，位于A1:D6单元格中的是员工名单数据，位于

2、G1:I4单元格中的是员工培训记录数据。现在的任务是：分析一下对于左面表格中的所有员工，哪些员工曾经参加过培训，以及分别参加了哪些培训？对于Excel用户来讲，解决这个问题时会很自然地想起Vlookup函数，在单元格E2中输入公式“=VLOOKUP(A2,$G$1:$I$4,2,0)”，设置好相对引用和绝对引用，然后把鼠标移动到E2单元格的右下角，当鼠标变成黑色小十字时，双击鼠标把公式自动填充到E3:E6，计算结果如图上图所示。现在我们发现一个问题，工号为E003的张三明明参加了两门培训课程，怎么只显示了一门？Excel的开发者们大概意识到了Exc

3、el在处理两表之间数据关联问题的缺陷，专门提供了一个叫做MicrosoftQuery的数据分析和处理工具。下面演示一下如何应用MicrosoftQuery工具完成上述任务。注意：如果在你的Excel中找不到MicrosoftQuery工具，很可能是你的Excel安装不完整，请完整安装Excel。要使用MicrosoftQuery工具，首先需要保证数据以规范的数据表格形式保存在Excel工作表中。这里所谓的“规范的数据表格”是指：（1）数据表格的左上角在A1单元格；（2）表格第一行为列标题；（3）从表格第二行开始为具体数据。其实以上要求一点也不过分，

4、我们日常存储在Excel工作表中的数据大多都是这个样子。如图所示的这个Excel工作簿中包含了“员工名单”和“培训记录”两个工作表，正是以“规范的数据表格”的形式存在的。下面演示一下如何使用Excel中的MicrosoftQuery工具来完成上面这个使用Excel函数和公式不太容易完成的任务。首先，选择“数据→获取外部数据→自其他来源→来自MicrosoftQuery”命令，弹出“选择数据源”对话框。在“数据源选择”对话框的“数据库”标签中，选择“ExcelFiles*”选项，注意在对话框的下部选择“使用‘查询向导’创建/编辑查询”复选框，然后单击

5、“确定”按钮，如图所示。此时弹出“选择工作簿”对话框。在“选择工作簿”对话框中，选择我们需要用到的Excel工作簿，这里用到的Excel文件位于“D:ExcelAccessPowerSkillMS_QUERY_培训记录.xlsx”。找到该文件并选中它，然后单击“确定”按钮，如图所示。然后弹出一个提示对话框，提示“数据源中没有包含可见的表格。”不要被这个对话框的内容所迷惑，它只是说明数据源中没有包含“可见”的表格，而Excel工作表在默认情况下是不可见的。在这一步我们只需单击“确定”按钮即可，如图所示，此时弹出“查询向导—选择列”对话框。在“查询

6、向导—选择列”对话框中左边的“可用的表和列”中没有任何表和列的信息，不用着急，我们只需单击对话框下部的“选项”按钮，如图所示，接着打开“表选项”对话框。在“表选项”对话框中勾选“系统表”复选框，然后单击“确定”按钮，如图所示。此时在“查询向导—选择列”对话框的左边“可用的表和列”中就会出现Excel工作簿中的两个工作表的名称。原来Excel把自己的工作表叫做“系统表”。因为我们要从“员工名单”出发，到另外一个表“培训记录”中查找每个员工的培训情况，所以这里先选择“员工名单”数据表格，然后单击对话框中右箭头按钮，把表格加到“查询结果中的列”列表框中。

7、单击“下一步”按钮，出现“查询向导—选择列”对话框，如图所示。在“查询向导—筛选数据”对话框中，我们不对数据表中的数据做任何筛选，直接单击“下一步”按钮，如图11-9所示，弹出“查询向导—排序顺序”对话框。在“查询向导—排序顺序”对话框中，我们不对数据表中的数据做任何排序，直接单击“下一步”按钮，接着弹出“查询向导—完成”对话框。在弹出“查询向导—完成”对话框中，选择“在MicrosoftQuery中查看数据或编辑查询”单选框，然后单击“完成”按钮，如图所示。此时才真正地进入了期盼已久的MicrosoftQuery工具界面。在MicrosoftQu

8、ery工具的上半部分，是我们刚才选择的“员工名单”数据表的结构图，在MicrosoftQuery工具的下半部分是当前处理后