管理文秘课件.ppt

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1、管理文秘任课教师:史胜安ManagementSecretary课程简介第1章绪论第2章秘书礼仪第3章接待工作第4章办公室事务管理第5章会务工作第6章办文工作第7章信访工作第8章商务活动管理第9章信息工作第10章客户服务第11章调研工作第12章沟通与协调第13章办公自动化引入案例主要内容本章小结学习目标第一章　绪论通过本章学习，你应能够：1.了解秘书的涵义2.了解秘书的类别和层次3.熟悉秘书的职业特征4.掌握秘书工作的内容特点和作用5.掌握秘书部门的定义和职业特征学习目标哪种行为好新星公司张总经理突然收到一封非常无礼的来信，信是由一家平时交往很深的协作单位的厂长写来的。总经理怒气冲冲地把秘书叫到

2、自己的办公室，让他记录自己口述的回信：“我实在没有料到会收到这样一封来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今，我不得不中止我们之间的往来，并且按照惯例，我要将此事公布于众。”总经理命令秘书立即将信抄写好寄出。引入案例问题讨论：对于这位总经理的命令，秘书可以采取三种行为：1．“是，马上办理。”说完，秘书回到自己的办公室，立即将信抄好寄走。2．秘书没有退下去抄写，而是说：“总经理，请您三思，给对方回这样的信，后果将不堪设想。在这个问题上，可能也有我们自己的责任。”3．当天下午快下班的时候，秘书将抄写好的信递给已心平气和的总经理，问：“总经理，这封信可以寄走吗?”你认为哪种方法正确？引入案

3、例第一节　秘书的涵义和职业特征第二节　秘书工作的内容、特点和作用第三节　秘书部门主要内容第一节　秘书的涵义和职业特征二、秘书的类别和层次三、秘书的职业特征一、秘书的涵义第一节　秘书的涵义和职业特征一、秘书的涵义关于“秘书”一词的涵义，古今有所不同，它主要有以下四个方面的涵义。古代文献记载，“秘书”一词最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。1（一）秘书的涵义宫中秘藏之书东汉后期，桓帝设置了管理这些秘藏图书的官府，名之为“秘书监”。主管：副职：分管：秘书监秘书丞秘书郎拉丁文“Secretarius”，意思是“可靠的职员”2（一）秘书的涵义辅臣英语“Secretary”，其中，“Secret”是“秘

4、密”的意思书记大臣TheSecretaryofState在现代中国，秘书一直被当作一种行政职位，秘书人员被看作行政人员的一部分，而且是核心的一部分。3（一）秘书的涵义行政职位社会职业4就世界范围而言，秘书又是广泛的社会职业之一。它属于第三产业(服务性行业)。第一，秘书的主要活动范围是领导机构或领导者身边。（一）秘书的涵义但是，最权威的定义应从以下几方面考虑：第二，秘书的主要工作方式是处理信息和综合服务。第三，秘书工作的根本性质是辅助管理。秘书指身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。（一）秘书的涵义秘书与打字员、文书、主管、助理的区别（一）秘书的涵义二

5、、秘书的类别和层次秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分类。（一）秘书的类别机关秘书企业秘书私人秘书美国对秘书人员的分类和工作职责规定比较明确，主要有：二、秘书的类别和层次日本对秘书人员的分类可分为四类：二、秘书的类别和层次秘书人员因其所服务机关、单位的层级、规模不同，因其工作的职务、性质、作用以及学历、能力、资历不同，在纵向上有层次之分。二、秘书的类别和层次（二）秘书的层次高级秘书中级秘书初级秘书按秘书人员担任的职务来划分，可分为秘书长、办公厅（室）主任、秘书处长、科长、股长、科员、办事员七个层次。二、秘书的类别和层次（二）秘书的层次“秘书国家职业”则将秘书职业设四个等级，分别为：五级

6、秘书（原初级）、四级秘书（原中级）、三级秘书（原高级）、二级秘书。三、秘书的职业特征一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么;二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的;三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果的成败与领导有直接的关系。（一）服务的直接性秘书与其服务对象之间的关系有相对的固定性，短至数月，长达几年甚至几十年。三、秘书的职业特征（二）服务的稳定性秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识。（三）知识化发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为20～35岁。他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯。

7、三、秘书的职业特征（四）年轻化近20年来，女性秘书有明显增加的趋势，这是由女性的心理素质所决定的。西方国家的初、中级女性秘书占总数的比例达到了90%。（五）女性化第二节　秘书工作的内容、特点和作用二、秘书工作的宗旨三、秘书工作的特点一、秘书工作的内容四、秘书工作的作用第二节　秘书工作的内容、特点和作用一、秘书工作的内容秘书工作最凝练的概括是“办文”、“办会”、“办事”。以“办文”、“办会”、“办事