信用档案管理制度.doc

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1、信用档案管理制度1．目的为了规范公司信用档案管理工作，保证档案的完整性、安全性及保密性，并通过提供档案信息为公司运营服务，特制定本制度。2．适用范围本办法适用于公司所有的信用档案。3.职责信用管理小组负责信用档案管理。4.管理制度4.1公司档案实行二级管理，一级管理是指公司档案室的统筹管理：由专职档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，建立公司档案台账（电子档），建立《年度归档台账》，做到帐物相符；对存档的各类证书在接近证书有效期一个月前应通知相关负责人；监督指导各部门档案的管理工作；二级管理是指各部门自己形成的，反映本部门职能活动的文件资料的管理工作：兼职档案管理员负责整理

2、、编目本部门记录表单、执行文件、业务往来资料等，部门负责人为本部门档案管理工作第一责任人。4.2档案归档4.2.1归档范围：凡是能反映公司各项业务活动的具有查考利用价值的文件、声像、报表等均属归档范围，均应及时归档。公司档案分为13大类，详见附录《公司档案分类目录》，各部门文件归档范围可参照档案类别执行。4.2.2归档要求：档案必须具有真实性，所有资料应为原件，原件用于报批不能归档或其它不可抗原因无法提供的，档案室保存复印件；档案应具有价值性；档案应具有完整性，每个案卷力求资料齐全；档案应便于利用，避免杂乱无章，做到分类、分目清晰，方便查询。4.2.3除部门业务执行的记录表单外，各

3、部门以公司名义发出的函件、处理的业务往来等，当工作一结束，应将所有的相关原始资料送至档案室进行归档，任何部门或个人不得为自己使用方便，将重要档案隐留不交或擅自留存。4.2.4各部门兼职档案管理员每月5号前应将本部门上月的执行记录整理成册，存放于本部门资料室。一般记录资料保存期限为3年，各部门根据需要需长期保存的记录文件应每年移交公司档案室保存（如MA产品生产过程中各种记录资料）。4.2.5各部门兼职档案管理员应在每月5号前将本部门的存件明细电子档发档案室备案。各部门电子记录应分门别类，实物件存放于资料室相应标识类别的档案盒或档案袋中，确保资料类别、资料存放位置、电子台账目录协调一致

4、。4.2.6技术部、质量部、生产部、采购部重要业务资料（如合同）应最少每年移交一次档案室；销售业务资料应根据资料的性质和部门需要，最少每两年移交一次档案室；财务、人事业务资料应根据资料的性质和部门需要，最少每三年移交一次档案室；各部门必须保留的尽量留复印件，原件交档案室统一保存。4.2.7如归档的为数字化档案，文字材料统一采用PDF格式，图纸采用CAD的DWG格式，文字扫描分辨率不小于200，图纸不小于300，并且数字化档案应以文件内容或主要文件命名并标识归档日期。4.2.8技术研发资料由技术部负责人每月进行硬盘备份并于每月5号前归档到公司档案室，由档案管理员最新可编辑word文档

5、存放于档案室保险柜内。4.3档案借阅4.3.1因工作需要借阅文件时，应填写《文件借阅审批表》，经部门负责人审核，综合部负责人批准后，在档案管理员处借阅，借阅人应在一周内归还文件，原版文件一律不外借。若特殊需要需将原版文件借出，应由副总经理或总经理批准后执行。4.3.2档案属于公司秘密，借阅档案者必须妥善保管，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，因保管不慎丢失时，要及时追查，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。4.4档案保管与销毁4.4.1公司设有档案室，各部门配有资料室及存放档案的箱柜，具备防火、防潮、防虫、防盗等安全整洁条件。档案资料室是保管档案的机要重地，非档

6、案管理人员不得随意进入库房。4.4.2各部门归存到档案室的档案，档案管理员根据档案类别建立电子台账，实物件存放于档案室相应标识类别的档案柜中，确保档案类别、档案存放位置、计算机台账目录协调一致，以便于查找使用。4.4.3各部门记录文件以便于追溯为原则，做到分类清晰、放置有序，便于查阅。应统一使用公司申购的档案盒或档案袋进行规范化整理：在档案盒脊处或档案袋封面左上角用标签备注档号、归存年月、文件名称、保管期限等，并附文件整理说明及清单一同放入每个档案盒或档案袋中最尾处，需长期保存的记录文件应使用档案盒归存。4.4.4档案管理员根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，需销毁的档案

7、编造销毁清册，填写《文件删除/销毁申请表》经公司领导及有关人员会审批准后销毁，销毁的档案清单由档案室永久保存。4.4.5各部门记录文件的销毁，由部门档案管理员编造销毁清册，填写《记录销毁申请表》，经部门负责人审核，副总经理或总经理批准后给予销毁。4.5档案管理处罚条例4.5.1有下列行为之一，据情节轻重，给予50~500元扣薪处罚（相关责任人与部门负责人一并处罚），若构成犯罪依法追究刑事责任：4.5.1.1毁损、丢失或擅自销毁企业档案等管理不善行为；4.5.1.2擅自