如何发送邮件.ppt

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1、公司内部如何发送邮件部门：企管中心时间：10月16日培训人：李巍华如何发送邮件思考：公司内部发送邮件应注意哪些要点？你平时发送邮件时如何选定发送和抄送？培训目录1.正确使用发送、抄送及密送2.如何写主题3.如何写正文4.如何写结束签名5.附件6.回复技巧正确使用发送，抄送，暗送.To的人（收件人）是要受理这封邮件所涉及的主要问题，理应对邮件予以回复响应。而抄送的人则只是需要知道这回事，一般情况抄送的人不需要对邮件予以响应，如果抄送的人有建议，可以回Email，或者抄送的人是收件人的直属上级需要协助解决邮件问题并督促收件人及时回复（例如沟通单）暗送，即收信人是不知道你发给了暗

2、送的人。邮件的其它收件人看不到暗送人的名字。公司邮件内容主要分为两类一是问题沟通类二是信息类。包括报告、申请、征求意见稿、非正式的小范围的通知、报表、工作小结等。一、问题沟通类是以问题沟通单位形式出现。正确使用发送，抄送，暗送类别发送抄送备注公司内问题责任人问题部门责任人、企管部（文员或经理）一般不需抄送总经理公司间问题责任人问题部门责任人、总经理、企管部（文员或经理）受双重领导的部门应当根据沟通单内容，即针对具体业务活动的职权归属可酌情抄送给系统负责人。问题责任人非企管部的沟通单不需抄送企管中心。不需抄送总裁及执行总裁。公司与总部问题责任人系统负责人、总经理、企管中心专员

3、不需抄送总裁及执行总裁。公司（总部）间问题沟通单未按时处理投诉企管中心负责人企管中心专员企管中心负责对未按时处理责任人处罚。沟通单的发送与抄送二、信息类邮件（包括报告、申请、征求意见稿、非正式的小范围的通知、报表、工作小结等）（一）关于主送应根据邮件的内容及发件、收件人的隶属关系及职权范围确定收件人。确定收件人规范是：（1）请示，报告、工作小结、报表等一般只写一个抄送人即直属上级，如上级有要求可同时抄送平行部门，否则无需抄送。除隔级负责人直接交办的事项外，一般不需主送必要时可抄送给隔级负责人。（2）受双重领导的员工向上级发邮件，应当根据邮件内容，即针对具体业务活动的职权归属

4、写明主送人和抄送人。例如员工一天以上三天以内假期申请，依据流程主送应是所在公司总经理，抄送为所在公司企管部，所在部门负责人，如请假员工为部门负责人则抄送为所在公司企管部、所在系统负责人。（二）关于抄送抄送范围得当，有助于邮件处理，否则将贻误沟通或造成人力、物力的浪费。1．应当抄送的情况（1）除主送人外，需要监督执行或知晓邮件的其他人，应列为抄送人；（2）向下级或者本系统的重要行文，应当同时抄送直属上级；（3）上级向受双重领导的下级发邮件，必要时应当抄送其另一个上级；（4）下级因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的上级；（5）上级越级向下级行文时，可以抄送受文下

5、级的直属上级。2．不应当抄送的情况凡与邮件办理无关的人一律不予抄送。正确使用发送，抄送，密送1.发送邮件时要明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员。2.连续回复、转发邮件，要重新整理和明确邮件内容，避免沟通有误，邮件发送前，检查一遍，确认无误后再发。（不要将回复了十多层的邮件直接转发）提问：例如一份关于“**公司年底盘点时间安排”的邮件，应由谁发出？主送给谁？抄送给谁？正确使用发送，抄送，密送1.邮件一定要有主题，要简短，不宜冗长。主题是正文的中心思想的提炼，即便于日后查询也便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。2.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用

6、含义不清的标题，如“王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”3.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。4.可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。5.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题。6、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。如何写主题提问：如何定义主题？张三周总结、张三8月周总结、张三8月第2周工作总结、张三2010年8月第2周总结如何写正文1.正文内容包含：收件人

7、的称呼、正文内容、结束签名如果邮件正文主要在一个附件里，那么邮件正文中应该用简单的文字描述附件的中心思想，这有利于以后邮件的查找，当然一定要记得添加附件。2.Email正文要简明扼要，行文通顺。若对方不认识你，第一件应当简洁扼要表明身份以示对对方的尊重，同时为了收件人能够顺利地理解邮件来意。如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。3.注意Email的论述语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，