无纸化办公会议系统设计方案.doc

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1、......无纸化智能会议系统解决方案Solutionforpaperlessintelligentconferencesystem河南讯谷科技有限公司学习参考......contents目录一、项目需求分析21、项目背景22、客户需求33、无纸化会议趋势54、系统建设目标5二、总体介绍71、设计原则与依据72、设备选型总体原则73、方案组成部份8三、总方案图9四、无纸化会议系统101、系统简介102、全新概念的会议流程123、产品优势194、软件功能介绍20a)会前准备(会议管理者登陆后台管理界面后进行,需用户名和密码)20b)会中

2、功能21c)会后归档285、系统链接图296、技术参数297、案例图片31一、项目需求分析1、项目背景“无纸化会议”最早是由联合国非政府组织委员会于2003年提出,它用全电子模式运作非政府机构委员会,是努力提高委员会工作效率,改善工作方法的举措之一。同年5月5日,联合国总部的一学习参考......号会议厅正式启动“无纸化委员会”,每次为委员会会议节省纸张4至8万份。2010年1月1日,联合国对会议文件的使用、管理全面推行“无纸化”。纵观国际国内较成熟的无纸化会议系统,从系统外观来看,好似小型一体化电脑,集视频显示、计算机技术、智能触控

3、、通讯技术、软件技术、书写技术等多种功能于一身,能够完成从资料查阅、文件批注到讲稿导读、会议记录、会议室型号触控切换等系列工作,无需分发大量的纸质文件,使与会者真正告别了纸质材料。我国国家领导人在多次会议上强调,要以高度负责态度应对气候变化,加快经济发展方式转变和经济结构调整,抓紧研发和推广低碳技术,深入开展节能减排全民行动,努力实现“十一五”节能减排目标,践行相关国家承诺。在两会期间,全国政协办公厅新闻局负责人表示,本届全国政协会议将大幅减少会议简报、大会发言报告等纸质印刷品,主要通过委员办公系统平台及官方网站发布,仅此一项,可节省

4、会议支出约200万元。造纸用纸必要砍树,在现代科技高速发展的背景下更多实现“无纸化”会议系统,不光是在厉行节约、提高会议效率,更是“生态绿肺”的福音。无纸化会议是一种全新的会议模式,它将多种信息化技术融入会议的各环节、贯穿会议全过程,为办会和参会人员提供极为实用的工作平台。传统会议模式面临以下几个方面的挑战:办会效率低:为举办一次会议,会务人员不得不进行大量前期准备和协调工作。如:协调会议室使用、制作参会人员桌牌、收集和准备会议资料、印刷会议资料、制作选票、统计选票、统计到会情况、收集过程文档、防止敏感会议资料丢失等。上述工作一个人难

5、以完成,需要多人投入大量的精力,但可能由于疏忽,造成会议的组织不圆满。参会人员累:由于采用纸质的会议资料,参会人员需要大量的精力才能定位到自己关心的章节或内容,有时还可能出现遗漏;由于缺乏丰富的多媒体和图文表现形式,会议过程枯燥,尤其对于较复杂的议题参会人员难以迅速理解和把握其核心思想;多人汇报时,为了使用投影仪,频繁换座位,导致会场局面混乱。应变能力差:会议时参会人员发生变化,将无法提供相应的纸质桌牌;如果会议资料在会前几分钟或会议中才收集准备完毕,将不可能进行大量印刷,影响会议质量;表现形式单一:会议内容以纸质资料为主,缺乏必要的

6、多媒体或音视频表现形式,使得会议过程枯燥,影响会议的预期目标。宣传、教育或学习类型的会议,如能配合一定的纪录片、原理演示动画等,将起到事半功倍的效果。学习参考......设备操作复杂:某些会议室引入了一些硬件设备,以提升会议品质,如:投影仪、音响系统、影碟机。但由于各设备的接口和连线复杂,办会人员难以完全掌握,或者出现问题后难以解决。资源浪费严重:传统会议需要大量的纸张开销,而绝大部分的纸质会议资料,会后就没有任何用处,造成了巨大的资源浪费。目前,我国乃至全球,各种资源越来越匮乏,节约资源、保护环境,已经成为当前的迫切任务。安全保密隐

7、患:会议内容涉及到国家秘密或商业秘密时,对会议资料的控制非常重要。传统会议采用纸质会议资料,很容易发生丢失现象,难以保证会议资料的安全。传统意义上的智能会议室,包括投影机、视频/电话会议终端、电子白板等众多设备,通过中控系统将各个相互独立的系统连接起来,但其操作性依然显得不够友好。在传统会议室里,人们群体沟通的需求没有被很好地满足。而且随着全球一体化进程的加剧,人们对于在会议室里的沟通、协作以及提升效率的要求变得非常迫切。国家政策大力推进无纸化会议进程,联合国实现无纸化会议,国家两会大力报道无纸化会议的实用性,高效、节能、环保的总体大

8、环境要求,无纸化会议系统势在必行。1、客户需求此次改造主要为内部现场功能改造。具体功能模块需求如下:桌面终端硬件要求:1.配置要求:一体式设计。采用4核处理器。在图像处理方面则采用了最新研发的GPU,真正实现1080P硬

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