酒店财务部物料报损规定.doc

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1、酒店财务部物料报损规定内容：部门：生效日期：批准：目的：对酒店物料报损进行严格程序控制，明确各部门对存货的管理责任程序：1.损耗报告分类1.1《固定资产处理申请表》（表格ACF032）处理固定资产时使用，按照《固定资产处理与报废》办理。1.2《餐饮部破损报告》（表格ACF015）处理经营用具之报损时使用。1.3《报损单》（ACF014）处理以上1.1与1.2项以外的其他物品之报损时使用。2.损耗原因与处理方法各种物品的破损或变坏，按以上1.1与1.3项之分类提交相应的损耗报告，损耗报告上均须说明损耗原因；餐饮经营

2、用具采用半个月报损一次的方法，由管事部主管负责在规定时间内编制破损报告。根据以下损耗原因决定处理方式:2.1供应商责任属供应商责任者不需报损，按《退货操作规程》进行退货处理。2.2内部人为因素因酒店员工违反工作守则或恶意破坏者,按情节轻重追究其经济责任及给予纪律处分，另由部门经理填具相应之损耗报告，提交财务总监与总经理审批后转交财务总监与总经理审批后转财务部作账目处理。2.3不可抗力与自然损耗由部门经理提交损耗报告，详细报损原因及损失情形，如属固定资产（不包括经营用具）之损耗,须先通过工程部检查损坏程度并评估维修

3、的经济与技术可行性，呈财务总监与总经理审批后办理。3.实物验证与处理程序3.1除固定资产（不包括经营用具）之报损由工程部作实物验证外，其他物料之报损均由成本部实物验证后在损耗报告上签署证实。3.2损耗报告须经财务总监审批后才有效。3.3审批后由成本控制主管负责作现场监督部门将废品清理。3.4清理后，废品如属仓库存货，仓管员根据损耗报告在《存货卡》（表格ACF004）或账卡上扣除，更新存货余额。3.5各种损耗报告均为一式两份，完成以上程序后，由成本部留存一份作核算处理，另一份作部门存档。3.6凡财物搬离酒店范围均须

4、办理出门批准、登记工作。4.重要事项凡未经报损程序审批者，任何员工不得对酒店财物作擅自处理，否则按情节轻重追究其经济责任及给予纪律处分。每天下午3时前填具《每日购货表》（表格ACF003），由行政总厨审批后交采购部执行。各种饮品均存于饮品库中，由使用部门按照用量向仓库申领，存货之补充按2.2《库存物品之补充》程序请购。2.3固定资产项目与经营用具如请购额在当期预算内者,由部门经理填具《请购单》报财务总监批准后，交采购部执行，如请购项目为更新现有已损坏设备者，须同时提提交已获核准之《固定资产处理申请表》（表格ACF

5、032）方予办理。3.请购形式3.1厨房每天所需的鲜活食品以《每日购货表》形式申请；中餐厅零点海鲜采用供应商现场养殖，应中餐厅客人零点要求即时供应的办法，海鲜的验收由厨房主管人员负责，经帐台收款员审核，一同在《海鲜领用单》（表格ACF016）上签字认同。3.2除3.1以外的其他采购申请均以《请购单》形式进行。3.3为了准确执行采购工作，《请购单》必须清楚填写下列各项：a)物品之名称、规格及品牌等a)计量单位与数量b)急用物品须盖上“急件”印章并注明要求到货日期3.4使用部门注意由提交请购单至实际到货日，期间还需通

6、过挑选供应商、议价、审批与运输等过程，故应提早计划申请，以免造成断货。4.《请购单》之复核采购部收到使用部门之请购单后，按以下程序复核：4.1检查请购单是否已具备该使用部门经理之有效签名认可；4.2检查请购量是否符合该物品之存量要求，过高或过低之请购量均应予以调整。5.选择供应商与价格比较除已核准的定点供应商外，采购部应选择三家符合采购规格、质量及服务要求之供应商进行比价，填在请购单上，由采购经理选定推介之供应商，提交财务总监及总经理审批。6.财务总监与总经理审批完成以上程序之请购单均由采购部提交财务总监及总经理

7、审批后方可执行采购程序。审批后之请购单一式四份：采购部自留（白色）一份；交收货部（黄色）连同合同（如有的话），一份；交应付帐会计（兰色）一份；退还申请部门（粉色）一份。7.常用之补货方法操作补货方法，可根据以下3种方法之优缺点及适用性，注意酒店需要，选择合适的操作程序：—红线补货法：对每个物品设定最低库存量，当存货量接近最低库存量时，开出请购单，此方法适用所有物品请购。最低存货量=采购周期天数×每天平均消耗量×保险系数优点：直观、易操作缺点：易出现总体存量偏高。—月计划补货法：适用于固定供应商、固定品牌、包装，价

8、格相对稳定，消耗量大且稳定的物品请购，按月计划一次申请，批准后，仓库根据库存情况通知采购部让供应商到货。优点：计划性强、方便采购、降低采购成本；缺点：为了供应安全而易发生计划偏大。—经验法：适用于存量较小或单价较高，受变动因素影响较大的物品请购，在请购时应充分利用酒店前期的数据、预测资料、使用部门反馈的信息及仓位条件等因素进行采购申请。优点：能保证供应；缺点：操作较为繁琐