文件编写技巧培训(最新).ppt

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1、广州丰彩集团文件编写技巧培训王雷岩2010-10-16广州丰彩集团-Thereshallbeadocumentprocedure(ormorethanonedocument)defininghowoperationsarecarriedoutforallelementsoftheManagementSystem.管理体系的所有要素都必须有一份(或多份)相应的文件以说明如何执行该要素的要求-Documentsprovidingthebasisforoperationscanbeintheformo

2、f:作为公司运作依据的文件可分为:1.Writtendocumentseg:PurchasingProcedure书面文件例如:采购程序2.Pictures/diagramseg:Packinginstruction相片/图片例如:包装指引3.Physicalsampleseg:Coloursamples实物样板例如:色板1.DocumentationisthebasisforimplementingtheManagementSystem.文件是实施管理体系的依据广州丰彩集团-Therangea

3、nddetailofdocumentationdependonthecomplexityofthework,themethodused,andtheskillsandtrainingneededbypersonnelinvolvedincarryingouttheactivity.体系文件的范围和详略程度应取决于工作的复杂程度、所用的方法以及开展这项活动涉及的人员所需的技能和培训。e.g.-Packingmethodisbestexpressedintermsofpictures/diagram

4、s.例如:-包装方法最好是以相片/图片的形式表达-Theskillsrequiredforoperatingaforkliftisacquiredbytrainingratherthanbydocumentation.-铲车的操控技巧是以培训为主,而非以文件为依据。1.DocumentationisthebasisforimplementingtheManagementSystem.文件是实施管理体系的依据广州丰彩集团*Meansfordefiningandstandardizingproven

5、methods.将经过实践的方法明文订立，并使其标准化。*Preventionsystem,asprocess,procedure,instructionshavebeenthoughtout.一切制程、工序、操作等都经过深思熟虑。*Provideaclearrole,responsibility,authorityandinter-relationshipforcarryingouttheactivity.明确划定各员工之工作，责任，权限及协调关系。*Textfortraining.作为培训材

6、料。*Aidtocontinuityofoperation.使行政运作顺利过渡。*Basisforassessment.作为评核之标准。2、ReasonsforDocumentation书写文件的原因广州丰彩集团3.ThePrincipleofDocumentation编写文件的原则-SystemProceduresshalldefinestepbystepinalogicalsequencehowataskcanbeeffectivelycompeted.体系文件应按逻辑性的次序按部就班地制订

7、出如何有效地完成一项工序的具体步骤。-TheproceduresshallNOTonlydefineconceptsandpolicieswithoutgivingdetailinstructionsonhowtofulfilltheconceptsandpolicies.作业程序不应只讲述概念及原则，而是制订如何符合这些概念及原则的具体步骤。-Theproceduresshallbewritteninsuchawaythatevenanewstaffisabletocompleteagiven

8、taskbyfollowingthedetailinstructionsoftheprocedure.作业程序的编写方法应易于理解及操作，即使一个新员工也可以依照程序的具体步骤将一项特定工作完成。广州丰彩集团5.1Purpose目的TotelltheworkforceHOWthepoliciesandobjectivesexpressedintheManualaretobeaddressedandachieved.用以说明为了达到方针与目标而制订的工作方式。Itisthecoreofsystem