ch02access的基本操作及建立资料表.ppt

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1、Ch02Access的基本操作及建立資料表資料庫管理本章大綱Access資料庫管理系統啟動與關閉Access建立資料庫開啟存在的資料庫Access的使用介面規劃資料表的欄位使用設計檢視建立資料表資料表欄位屬性的編輯新增記錄顯示記錄2Access資料庫管理系統-說明Access是Office軟體家族的資料庫系統，本書使用的版本是2003，這是一套提供給個人或中小企業使用的單機和桌上型資料庫系統，屬於一種關聯式資料庫，在電腦只需安裝Office2003專業版以上的版本，就擁有Access2003資料庫系統。Access

2、本身是一套資料庫管理系統，一套功能強大的應用程式和資料庫系統的整合開發環境，使用者在不需要撰寫任何程式碼的情況下，就可以建立資料庫來儲存和管理資料，並且設計資料庫系統所需的使用介面、查詢和輸出報表等功能。3Access資料庫管理系統-物件當使用Access建立好資料庫檔案後，資料庫檔案擁有多種物件，分別可以執行下列工作，如下所示：使用【資料表】物件系統化分類儲存資料。使用【查詢】物件在資料表儲存的資料中搜尋和篩選出所需的資料，也就是記錄。使用【表單】物件建立資料庫的操作介面，可以輕鬆檢視、新增、更新資料表的記錄。使

3、用【報表】物件建立漂亮的版面配置來列印記錄資料。4啟動與關閉Access啟動Access在安裝好Access2003後，就可以從WindowsXP的「開始」功能表啟動Access。離開AccessAccess提供各種功能指令，可以建立資料庫、資料表，新增、更新或編輯記錄，當完成資料庫處理後，就可以執行指令結束Access。5建立資料庫Access記錄是儲存在資料表，一個資料庫可以擁有多個資料表，換句話說，我們需要先建立資料庫後，才能新增儲存記錄的資料表。Access提供2種方法建立資料庫：一是建立空白資料庫，然後新

4、增資料表等物件，或者使用資料庫精靈來建立資料庫。6Access的使用介面-圖例7Access的使用介面-說明功能表：Access的功能表選單，提供各種資料庫編輯和管理功能的相關指令。工具列：Access工具列按鈕可以快速執行編輯或管理所需功能，預設顯示【資料庫】工具列，執行「檢視」→「工具列」指令，就可以顯示其它工具列或自訂工具列按鈕。資料庫視窗：資料庫各物件顯示和編輯視窗。工作窗格：顯示各種Access工作窗格，只需在上方標題列就可以切換顯示工作窗格的內容，包含：快速入門、說明、搜尋結果、檔案搜尋、剪貼簿、開新檔

5、案、範本說明和物件相依性。狀態列：Access狀態列，顯示目前的操作狀態和功能鍵。8建立空白的資料庫在Access建立空白的資料庫是建立一個沒有任何物件的資料庫檔案，副檔名為.mdb，本書後各章節說明的就是從本節空白資料庫開始，如何一步一步打造出讀者專屬的資料庫系統。9使用精靈快速建立資料庫在建立的資料庫並沒有包含任何物件，如果使用者希望快速建立資料庫（當然需要現成資料庫範本合用），就可以直接使用資料庫精靈建立資料庫內容。資料庫精靈提供步驟依序設定資料，就可以快速建立資料表、表單和報表等Access相關物件，輕鬆完

6、成Access資料庫系統。10開啟存在的資料庫11練習一建立一資料庫[活動管理]12資料表的規劃-說明Access資料表物件如同一個二維表格，所以筆者準備將原來是使用Excel編輯的【學生資料.xsl】試算表檔案的現成表格轉換成Access資料表，內含學生連結和學分資料。在試算表的試算格記錄學號、姓名、地址、電話、生日等學生資料，在轉換成Access資料表後，每一個試算表的欄（A~H）就是資料表的欄位，每一列（2~10）是一筆記錄。13資料表的規劃-圖例14資料表的規劃-步驟1步驟一：定義資料表的欄位試算表的每一欄

7、就是資料表的欄位，一共需要8個欄位儲存每一筆記錄。雖然Excel並不用考慮儲存的資料類型和欄位大小，但是在Access資料表的欄位就需要指定每一個欄位的大小和資料類型。相關注意事項，如下所示：資料表擁有多少個欄位才能儲存一個完整的二維表格。每一個欄位使用哪一種資料類型儲存最適合。每一個欄位大小是否足以儲存所需資料，包含現在和未來的需求。15資料表的規劃-步驟2步驟二：新增資料表的記錄在定義好資料表的欄位後，我們就可以將試算表中每一列試算格的資料輸入資料表，建立成一筆記錄，以上述試算表為例共有9筆記錄。16資料表欄位

8、的資料類型17資料表欄位的大小-文字資料類型文字資料類型文字欄位的預設大小為50，其範圍為0~255個字元，每一個中文字佔2個字元。18資料表欄位的大小-數字資料類型數字資料類型19資料表欄位的大小-自動編號自動編號自動編號是一個4位元組的長整數或16位元組的複製編號。20新增資料表在建立空白資料庫Ch4-2-1.mdb後，我們就可以新增第4-1節Excel