浅论会计电子档案的管理和使用

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1、浅论会计电子档案的管理和使用浅论会计电子档案的管理和使用随着时代的进步，会计电算化越来越显示出它的方便和优势，传统的手工记账逐渐被电算化所代替，记账方式的快捷、准确也都被大家所认知，在接受了新的记账方式的同时，传统的会计档案保存也面临着新的课题。因此，在电算档案管理制度中，对电算化会计资料的范围、存贮方式、存放环境、借阅使用会计档案等各基层单位都有相应的财务管理制度。传统的纸质档案的保管，多年以来一直做为会计保管工作的重点，随着现代电子化信息化的发速发展，会计电算化的电子档案保管成为了更为重要的会计基

2、础工作，在实施电算化后，更应加强对会计电算化形成的电子档案的管理。如何合理、充分的利用和保管会计电子档案成为我们日常工作面临的新问题。一、会计的电算化信息档案与传统的纸质会计档案存在怎样的差别呢？会计电算化信息档案，是指以电子文件形式存在的会计档案。它是计算机技术与通信技术在会计工作领域全面应用的产物。它的科技进步性体现在两个方面：一是以数字化技术形式存在；二是以网络化方式传递。传统纸质的会计档案是指由财务人员手工记录的会计凭证、账簿和报表等纸质会计资料，它是记录和反映各单位收支、经营的重耍资料和证据

3、，是见证各单位成长、兴衰的最好记录。这些报表和账簿都具有严格的记账方法、相互之间的数据勾稽关系、时间连序和不可更改等性质；传统的会计档案是手工劳动形成的，但是随着管理手段的发展，电子计算机和现代通信技术应用于会计业务处理工作中，于是出现了会计的电算化信息，用计算机、其至是电子网络来辅助会计核算和管理，是现代科技发展的产物，是电子信息技术应用于会计领域的最终结果。实行会计电算化以后，由于产生了许多电子数据与文件，财务核算和多年会计信息查阅均可以在计算机上进行随意的操作。它可以以快捷、准确、灵活的方式来满

4、足各种不同人的需求。在某种意义下讲，会计电算化下会计档案管理仍然和传统会计档案管理方法是一样的，只不过是存储的介质不一样而已，在电算化下会计档案仍然需要输出打印为纸质档案，而且需要对数据进行备份，区别在于电算化会计档案除非电脑遭受病毒或认为损坏或删除，会计档案比传统档案保管更加安全可靠。实行会计电算化信息的单位应定期将会计数据、程序文件及其他会计核算资料进行保存、备份，甚至是杲地备份。同吋将所有的备份会计电了资料均应做为会计档案连同其他会计档案一并管理。但随着现代电子信息化吋代的到來，很多单位往往采用

5、了：会计电子信息化档案与纸质会计档案并存，通常为安全起见,电了信息化档案都会备份1-2份以上，从现在的发展趋势來看会计电子信息化档案比传统的纸质会计档案更方便保存、更节省空间，从而进入真正的会计电子信息化档案时代。二、：会计电了信息化档案与传统的会计档案相比更具有现代电子化信息的特点：会计电子信息化档案不仅能随吋打印出传统的纸质会计档案，而且字迹干净、美观，更能满足不同层次面的需求者要求，随时随地的提供各种财务资料。虽然传统的会计档案更具有直观可视性，而存储、备份在磁性介质或某个服务器上的会计电子信息

6、档案必须在计算机硬件和软件环境中才能实现工作。传统的纸质会计档案一旦损坏、丢失，就不能恢复；而在一般情况下的会计电了档案，会备份两份以上（硬件备份、软件备份），为了防止意外，也可能会异地备份数据。所以，保存吋，不但可以有纸质的会计档案便于直接调阅，也可以恢复数据进行数据拷贝。一旦发生不可抗力的事件，还可以多方面恢复数据。虽然会计电子档案有许多优势，但一般來说，信息化程度越高，采用的程序化控制要求也越多。同时对会计电了信息档案的保存、备份环境条件也提出了更新、更高的要求。会计电子信息档案具有易遭破坏，一

7、旦被人恶意破坏，找回的难度非常大，同时乂受各种载体等条件的影响，保存不善，也会出现数据丢失或读取数据空白等情况。现代的会计电了信息档案的使用更多的要依赖于网络和计算机的硬件、软件系统，会计电子信息档案的保管、储存对周围环境要求苛刻。不仅要在保存的空间里做到防水、防火，防尘、防磁，更重要的是对温度还有一定要求，所以对屯子信息档案的长期保存是一项十分艰巨的任务。如果不在财务电子数据安全方面加强管理，则所有的会计基础工作都可能会付Z东流。根据现在《会计法》的和关规定，还只是针对纸质档案提出要求，并未对会计电

8、子信息化档案没有提出明确的、强制性要求•为此，笔者建议应当尽快补充、制定《会计法》的相关规定，完善会计电子信息化档案管理，将会计电子信息资料的保管纳入相关的档案管理条例中來，从而实现会计档案由传统纸质档案到会计电子信息化档案的成功转型。另外，会计电了信息档案的管理随着网络时代的飞速发展很容易被侵入，非常容易泄密，因而，会计电子信息化需要更加严密的防护措施。传统纸质会计档案，要想获取相关的数据、资料需要花费大量的时间和精力抄写、记录，而在网络时代，新型磁性