某有限公司采购管理制度

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1、采购管理制度编号：1目的为清晰物料采购程序，规范采购行为，特制定本制度。2适用范围本制度适用于湖南**有限公司采购部和采购流程涉及的其他部门，以及由公司领导按照工作需要临时安排的从事采购工作的人员。本制度适用于公司各项物料采购工作。3相关部门职责3.1公司直属领导或者部门负责人对其员工采购流程中的工作负领导责任；3.2各需求部门负责提供所需物料的具体要求；3.3采购部负责对所需物料的采购工作；3.4采购部和仓管负责对采购物料的验收入库；3.5财务部负责采购流程的审核和监督。4要求及标准4.1采购基本流程需求部门申请一＞采购部汇总一＞总经理核准一＞采购部询价、比价一＞总

2、经理核准一＞采购部采购T验收入库T财务部审核付款。4.2釆购计划4.2.1采购部根据齐需求部门提交的《采购申请》，确认该物料的库存情况后，以不影响各部门工作进度为前提编制单项采购计划或者某时段采购计划；4.2.2采购部根据生产部报送的《月生产计划》及仓库报送的物料库存情况，编制《月采购计划》；4.2.3采购计划须经总经理核准并交财务部备案后，方可进入实施阶段。4.3采购实施4.3.1采购部应根据采购物料的品种、规格、质量、数量和交付期等，选择至少三家符合采购条件的供货商作为询价对彖，以作比价、议价依据，尽量提供供应商书面报价和物料产品的标准说明；4.3.2对于长期所需

3、之物料，采购部应随时了解市场行情，收集分析相关供应商及其所供物料的资料，经总经理批准选择至少三家作为长期供货商，作为降低操作成本和采购成本Z依据，但操作程序仍需按4.2.1Z规定。4.3.3对于长期所需之物料，若采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低物料采购单价；如遇价格上涨或降低，应附书面说明。4.3.4采购部询价完毕后须经总经理核价，总经理可视需要再行询价、议价或要求采购部进一步询价、议价，核价通过后可签订采购合同。4.3.5当采购所需确定的条件与供应商达成一致后，拟定的采购合同应包括以下条款：a、供应商资料：包括名称、地址、联系人、联系方式；b、采购物

4、料的详细描述：包括品名、规格、数量、质量、包装等，c、价格；d、交付期及交货方式：分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量；c、付款方式和开票要求；f、违约责任。4.3.6采购合同经总经理审核后，加盖公司合同章生效。采购合同一般应一式二份，合同双方各保存一份；若釆购合同涉及多方，则应清晰各方权利责任，争取有利于我公司的条款，合同应一式多份由合同各方分别保存，采购部负责采购合同的存档。4.3.7采购人员应控制物料订购交期，及时向供应商跟催交货进度并协调相关事宜。4.4验收与付款4.4.1所购物料交货地非**公司仓库时，由相关的采购人员负责物料的验收工作并办理到**仓库的

5、入库工作，仓库人员依相关验收入库规定操作。4.4.2所购物料交货地为**公司仓库时，由相关的采购人员和仓库人员依相关验收入库规定操作。4.4.3需求部门和使用部门应及时反馈所购物料质量，采购部应对不符合要求的物料采购视情况作出口头解释或者书面报告，并联系供货商补救或者索赔。4.4.4采购部依财务管理规定，中请办理供应商付款工作。采购部应提供请款所要求的相关单据，如采购中请、采购合同、供应商发票、入库单等供财务部核对，财务部应对票据的真实性、有效性进行核查，包括数量和单价、金额核对，并通过横纵向的比价审核和合理性审核无误后按照相关财务管理规定办理付款，针对不符的情况应暂

6、停付款，要求采购部作出口头解释或者书面报告。4.4.5如需提前支付定金，采购部需提供采购申请、采购合同等相关单据供财务核对，财务部按照4.4.4相关规定审核无误后，依财务管理规定办理定金支付手续。5权责5.1采购人员应按照4要求及标准规范采购工作，允许根据实际情况予以变通，但给公司造成名誉损失、经济损失或者严重工作障碍，采购人员应对此承担责任，部门主管或公司直属领导应承担领导责任。5.2相关部门应做好采购环节的份内工作，如因失职给公司造成名誉、经济损失或者严重工作障碍，直接责任人员应负相关责任，部门主管或公司直属领导应承担领导责任。5.3对于采购环节给公司造成名誉损失

7、、经济损失或者严重工作障碍的人员，公司有权根据个人动机、个人主观态度、公司损失程度和工作障碍程度综合评判，对相关责任人员作出批评、警告、责令赔偿损失、建议自行离职、开除等决定。6相关表格（见附件1）6.1《采购申请单》6.2《采购计划表》7发文部门及时间采购申请单日期：部门:附件1:序号品名数量规格用途备注部门负责人：编号:采购计划表编号:日期：制表人:序号品名数量规格用途申购部门库存量备注部门负责人: