Excel应用与技巧 (2)

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1、第一章编辑与查询数据记录　　对于数据清单中的数据记录，中文Excel允许您做与VisualFoxPro6中相同的编辑操作，即可新建、删除数据记录、按某些条件查询数据记录，而且操作更加简单，只需要从“数据”下拉菜单中选择“记录单”命令即可。　　若要制定一个查询条件，只需单击“条件”按钮，进入数据记录单对话框，然后在各字段框中输入查询内容即可。　　随便说一下，数据记录单是一种对话框，利用它可以很方便地在数据清单中输入或显示一行完整的信息或记录。当然了，它突出的用途还是查找和删除记录。当使用数据记录单向新的数据清单中添加记录时，数据清单每一

2、列的顶部必须具有列标。注意：在数据记录单中一次最多只能显示32个字段。　　　　第二章排序数据记录　Excel可以根据现有的数据资料对数据值进行排序。　　按递增方式排序的数据类型及其数据的顺序为：　　1.数字，顺序是从小数到大数，从负数到正数。　　2.文字和包含数字的文字，其顺序是0123456789（空格）！”#$%&'()*+,-./:;<=>?@[]^_‘

3、~ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ。　　3.逻辑值，False在True之前。　　4.错误值，所有的错误值都是相等的。　　5.空白（不是空格）单元格总是排在

4、最后。　　递减排序的顺序与递增顺序恰好相反，但空白单元格将排在最后。　　日期、时间和汉字也当文字处理，是根据它们内部表示的基础值排序。　　最简单的排序操作是使用“常用”工具栏中的按钮。在这个工具栏上有两个用于排序的按钮，图标上有AZ与向下的箭头的哪一个按钮，用于按降序方式重排数据。按钮上标有ZA与向下的箭头的哪一个按钮用于递减排序。　　注意：若只选定了某一列进行排序，排序将只发生在这一列中，其它列的数据排列将保持不变，其结果可能会破坏原始记录结构，造成数据错误！　第三章自动筛选数据　若要查看数据清单中符合某些条件的数据，如本月中已有哪

5、些用户与本公司有业务联系，就要使用筛选的办法把那些数据找出来。筛选数据清单可以寻找和使用数据清单中的数据子集。筛选后只显示出包含某一个值或符合一组条件的行，而隐藏其它行。　Excel提供有两条用于筛选的命令：“自动筛选”和“高级筛选”。　　“自动筛选”命令可以满足您的大部分需要，当需要利用复杂的条件来筛选数据清单时就可以考虑使用“高级筛选”命令。　　为了使用“自动筛选”命令，可以按下列步骤进行操作：　　步骤一、从“数据”下拉菜单中选择“筛选”命令，然后从“筛选”子菜单中选择“自动筛选”命令。　　注意：如果当前没有选定数据清单中的单元格

6、，或者没有激活任何包含数据的单元格，选择“自动筛选”命令后，屏幕上会出现一条出错信息，并提示您可以做的操作。类似的操作还会在其它地方出现。　　此后，数据清单中第一行的各列中将分别显示出一个下拉按钮，自动筛选就将通过它们来进行。通过下拉列表，就能够很容易的选定和查看数据记录。　注意：若要在数据清单中恢复筛选前的显示状态，只需要进入“数据”下拉菜单后从“筛选”子菜单中选择“全面显示”命令即可。　　　　　　　　　　　第四章高级筛选数据　　使用高级筛选功能可以对某个列或者多个列应用多个筛选条件。为了使用此功能，在工作表的数据清单上方，至少应有

7、三个能用作条件区域的空行，而且数据清单必须有列标。“条件区域”包含一组搜索条件的单元格区域，可以用它在高级筛选筛选数据清单的数据，它包含一个条件标志行，同时至少有一行用来定义搜索条件。有了条件区域，就可以按下列操作步骤来进行高级筛选：　　步骤一、选择数据清单中含有要筛选值的列标，然后单击常用工具栏中的“复制”按钮，或者按下键盘上的CtrlV组合键。接着参见图17，选择条件区域第一个空行里的某个单元格，然后单击常用工具栏中的“粘贴”或者按下键盘上的CtrlV组合键。将选定的列标复制在条件区域中在条件区域中输入筛选条件　　步骤二、在条件区

8、域中输入筛选条件进入“高级筛选”对话框　　步骤三、从“数据”下拉菜单中选择“筛选”命令，然后从“筛选”子菜单中选择“高级筛选”命令，进入高级筛选”对话框。　　步骤四单击“高级筛选”对话框中“条件区域”设置按钮后，单击选定条件区域中的条件，然后再单击此按钮返回“高级筛选”对话框，最后单击“确定”按钮，结束操作。　　在“高级筛选”对话框中进行操作时，若筛选后要隐藏不符合条件的数据行，并让筛选的结果显示在数据清单中，可打开“在原有区域显示筛选结果”单选按扭。若要将符合条件的数据行复制到工作表的其他位置，则需要打开“将筛选结果复制到其他位置”

9、单选按钮，并通过“复制到”编辑框指定粘贴区域的左上角，从而设置复制位置。　　注意：在“高级筛选”时，可以将某个区域命名为Criteria。此时“条件区域”框中就会自动出现对该区域的引用。也可以将要筛选的数据区域命名为Da